Karya Tulis Ilmiah: TINJAUAN ALUR PROSEDUR PEMUSNAHAN DOKUMEN REKAM MEDIS IN AKTIF DI RSUD Dr. MOEWARDI PERIODE 2010

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Dalam penyelenggaraan rekam medis di rumah sakit berdasarkan PerMenKes No. 269/MENKES/PER/III tahun 2008 pasal I bahwa dokumen rekam medis dapat dimusnahkan dengan catatan kegiatan pelayanan kesehatan yang telah diberikan dokter, perawat dan petugas kesehatan lainya sejak dari awal masuk rumah sakit sampai pasien keluar dari rumah sakit baik dalam keadaan hidup atau meninggal. Oleh karena itu setiap dokumen rekam medis pasien yang selesai perawatan dilakukan pengelolaan rekam medis dengan cara disimpan oleh pihak rumah sakit untuk menjaga kerahasiaan isi dari dokumen rekam medis selain itu melindungi dokumen rekam medis dari kerusakan dan kehilangan dokumen.

Salah satu sistem pengelolaan rekam medis adalah sistem pemusnahan yang merupakan suatu kegiatan penghancuran secara fisik dari dokumen yang sudah berakhir masa simpan atau fungsi dan tidak memiliki nilai guna, rusak, atau tidak terbaca serta tidak dapat dikenali baik isi maupun bentuknya. Pelaksanaan pemusnahan dapat dilaksanakan sesuai dengan jadwal pelaksanaan pemusnahan berdasarkan kebijakan masing-masing rumah sakit. Adapun aturan pemusnahan terdapat pada Surat Keputusan Direktur Jenderal Pelayanan Medis Nomor HK.00.06.1.5.01160 tahun 1995 tentang Jadwal Retensi Arsip maka dokumen rekam medis yang memiliki masa simpan lebih dari 5 tahun atau 2 tahun sesuai standar Jadwal Retensi Arsip. Berdasarkan survey pendahuluan yang telah dilakukan di RSUD Dr. Moewardi Surakarta melaksanakan pemusnahan dokumen rekam medis rawat jalan dan rawat inap ke dua kalinya di tahun 2010 sebesar 5000 dokumen rekam medis rawat jalan dan 35.000 dokumen rekam medis rawat inap yang melebihi masa simpan yaitu lima tahun berdasarkan prosedur tetap atau kebijakan rumah sakit. Maka dari berdasarkan latar belakang tersebut di atas penulis tertarik untuk meneliti tentang “Tinjauan Alur Prosedur Pemusnahan Dokumen Rekam Medis In Aktif Di RSUD Dr. Moewardi Surakarta Periode 2010“

B. Rumusan Masalah

Bagaimana Alur Prosedur Pemusnahan Dokumen Rekam Medis In Aktif Di RSUD Dr. Moewardi Surakarta Periode 2010 ?

C. Tujuan Penelitian

1. Tujuan Umum

Mengetahui Alur Prosedur Pemusnahan Dokumen Rekam Medis In Aktif di RSUD Dr. Moewardi Surakarta Periode 2010.

2. Tujuan Khusus

a. Mengetahui prosedur tetap rumah sakit tentang pemusnahan dokumen rekam medis.

b. Mengetahui alur prosedur pemusnahan dokumen rekam medis yang telah dilaksanakan.

c. Mengetahui dokumen rekam medis yang diabadikan.

d. Mengetahui dokumen rekam medis yang dimusnahkan.

D. Manfaat

1. Bagi Rumah Sakit

Sebagai bahan masukan dalam penyelenggaraan rekam medis, khususnya dalam alur prosedur pemusnahan dokumen rekam medis in aktif di RSUD Dr. Moewardi Surakarta.

2. Bagi Akademi

Sebagai bahan referensi kepustakaan tentang evaluasi pelaksanaan prosedur pemusnahan dokumen rekam medis.

3. Bagi Mahasiswa

Menambah wawasan dan sebagai sarana dalam menerapkan ilmu rekam medis khususnya prosedur pelaksanaan pemusnahan dokumen rekam medis.

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengertian Rekam Medis

Menurut Huffman EK(1992), rekam medis yaitu rekaman atau catatan mengenai siapa, apa, mengapa, bilamana dan bagaimana pelayanan yang diberikan kepada pasien selama masa perawatan yang memuat pengetahuan mengenai pasien dan pelayanan yang diperolehnya serta memuat informasi yang cukup untuk menemukenali (mengidentifikasi pasien), membenarkan diagnosis dan pengobatan serta merekam hasilnya.

(Huffman, EK. 1992)

Rekam Medis menurut PerMenKes RI No. 269/MENKES/PER/III tahun 2008 rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien (PerMenKes, RI. 2008)

Sedangkan definisi rekam medis menurut Direktorat Jenderal Pelayanan Medik dalam keputusannya nomor 78 tahun 1991 tentang penyelenggaraan rekam medis di rumah sakit menyebutkan bahwa rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas, anamnesis, pemeriksaan, diagnosis pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang diberikan kepada seorang pasien selama dirawat di rumah sakit yang dilakukan di Unit Rawat Jalan termasuk Unit Gawat Darurat dan Unit Rawat Inap (Dirjen Yanmed, RI. 1991)

B. Tujuan dan Manfaat Rekam Medis

Tujuan rekam medis adalah menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan. Sedangkan manfaat rekam medis menurut Departemen Kesehatan Republik Indonesia Direktorat Jenderal Pelayanan Medik (1997) adalah menyatakan kegunaan rekam medis dengan istilah ALFRED :

1. Administration, Suatu berkas rekam medis memiliki nilai administrasi, karena isinya menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab sebagai tenaga medis dan paramedis dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan.

2. Legal, Suatu berkas rekam medis memiliki nilai hukum, karena isinya menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar keadilan, dalam rangka usaha menegakkan hukum serta penyediaan bahan tanda bukti untuk menegakkan keadilan.

3. Financial, Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai uang, karena isinya mengandung data atau informasi yang dapat dipergunakan dalam aspek keuangan.

4. Research, Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian, karena isinya menyangkut data dan informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan dibidang kesehatan.

5. Education, Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai pendidikan, karena isinya menyangkut data atau informasi tentang perkembangan kronologis dan kegiatan pelayanan yang diberikan kepada pasien. Informasi tersebut dapat dipergunakan sebagai bahan referensi pengajaran dibidang kesehatan

6. Documentation, Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentasi karena isinya menyangkut sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan dipakai sebagai bahan pertanggungjawaban serta pelaporan rumah sakit (DepKes, RI. 1997)

Dalam PerMenKes RI No. 269/MENKES/PER/III/2008 BAB V, Pasal 13 disebutkan bahwa rekam medis dapat dipakai sebagai:

1. Pemeliharaan kesehatan dan pengobatan pasien.

2. Alat bukti dalam proses penegakkan hukum, disiplin kedokteran dan kedokteran gigi selain itu penegakkan etika kedokteran serta etika kedokteran gigi.

3. Keperluan pendidikan dan penelitian.

4. Dasar pembayaran biaya pelayanan kesehatan.

5. Data statistik kesehatan (PerMenKes, RI. 2008)

C. Unit Penyimpanan (Filing)

Unit Filing adalah sebagai salah satu bagian dalam dalam Unit Rekam Medis yang bertugas dalam penyimpanan dokumen rekam medis dan menjaga kerahasiaan isi dokumen rekam medis.

1. Tugas Pokok di Unit Filing

Bagian filing dalam melaksanakan pengelolaan rekam medis mempunyai tugas pokok sebagai berikut:

a. Menyimpan dokumen rekam medis dengan metode tertentu sesuai kebijakan penyimpanan dokumen rekam medis.

b. Mengambil kembali(retrieval) dokumen rekam medis untuk berbagai keperluan.

c. Meretensi dokumen rekam medis yang sudah tidak aktif sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan sarana pelayanan kesehatan.

d. Memisahkan penyimpanan dokumen rekam medis in aktif dari dokumen rekam medis aktif.

e. Membantu dalam penilaian nilai guna.

f. Menyimpan dokumen rekam medis yang diabadikan.

g. Membantu dalam pelaksanaan pemusnahan formulir rekam medis.

2. Fungsi Unit Filing

a. Penyimpanan dokumen rekam medis.

b. Penyedia dokumen rekam medis untuk berbagai keperluan.

c. Pelindung dokumen rekam medis terhadap bahaya kerusakan fisik, kimiawi dan biologi.

3. Dokumen Aktif dan Dokumen In Aktif

a. Dokumen rekam medis aktif adalah suatu dokumen rekam medis yang masih diperlukan untuk pelayanan pasien karena frekuensi kunjungan pasien masih berlangsung secara berkelanjutan sehingga dokumen rekam medis harus selalu tersedia dalam rak penyimpanan maksimal 5 (lima) tahun terhitung sejak tanggal terakhir pasien berobat.

b. Dokumen rekam medis in aktif adalah dokumen rekam medis yang telah disimpan dalam jangka waktu 2 (dua) tahun di Unit Rekam Medis dihitung sejak tanggal terakhir pasien tersebut dilayani pada sarana pelayanan kesehatan atau 5 (lima) tahun sesudah meninggal.

4. Formulir dan Buku Catatan Yang Digunakan di Unit Filing

Formulir dan buku catatan yang digunakan di unit filing adalah:

a. Tracer yang dapat dipergunakan untuk:

1. Petunjuk keberadaan dokumen rekam medis yang diambil dari rak penyimpanan.

2. Penghitungan tingkat penggunaan dokumen rekam medis.

b. Buku catatan penggunaan dokumen rekam medis yang memuat penggunaan dokumen rekam medis untuk berbagai keperluan dengan tujuan memudahkan identifikasi dalam peminjaman dokumen rekam medis bagian filing dan sebagai alat kontrol dalam penggunaan tracer.

5. Sistem Penyimpanan Dokumen Rekam Medis

Penyimpanan dokumen rekam medis bertujuan untuk mempermudah dan mempercepat ditemukan kembali dokumen rekam medis yang disimpan dalam rak penyimpanan. Dengan demikian maka diperlukan sistem penyimpanan dengan mempertimbangkan jenis sarana dan peralatan yang digunakan, tersedianya tenaga ahli serta kondisi organisasi.

Ditinjau dari pemusatan/penyatuan dokumen rekam medis maka cara penyimpanan dokumen rekam medis dibagi menjadi 3 cara yaitu:

a. Sistem Penyimpanan Secara Sentralisasi

Sistem penyimpanan secara sentralisasi adalah suatu sistem penyimpanan dokumen rekam medis rawat jalan/rawat inap/gawat darurat secara sentral (terpusat) dengan cara menyatukan formulir-formulir rekam medis milik seorang pasien ke dalam satu kesatuan map (folder).

Kelebihan Sistem Penyimpanan Secara Sentralisasi Yaitu:

1) Data dan informasi dari hasil pelayanan dapat berkesinambungan karena terdapat dalam satu folder sehingga riwayat penyakit pasien dapat berkesinambungan.

2) Mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan penyimpanan dokumen rekam medis.

3) Mengurangi jumlah biaya yang dipergunakan untuk peralatan dan ruangan.

4) Tata kerja dan peraturan mengenai kegiatan pencatatan medis mudah dilakukan standarisasi.

5) Memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas penyimpanan karena dokumen rekam medis milik seorang pasien berada dalam satu folder.

6) Mudah menerapkan sistem unit record.

Kekurangan Sistem Penyimpanan Secara Sentralisasi Yaitu:

1) Petugas menjadi lebih sibuk karena harus menangani unit rawat jalan dan unit rawat inap.

2) Filing (tempat penyimpanan) dokumen rekam medis harus jaga 24 jam, karena sewaktu-waktu diperlukan untuk pelayanan di UGD yang buka 24 jam.

3) Tempat penerimaan pasien harus bertugas selama 24 jam, karena KIUP akan digunakan sewaktu-waktu bila pasien datang tidak membawa KIB, padahal KIUP tersimpan di TPPRJ.

b. Sistem Penyimpanan Secara Desentralisasi

Sistem penyimpanan dokumen rekam medis secara Desentralisasi yaitu suatu sistem penyimpanan dengan cara memisahkan dokumen rekam medis milik seorang pasien antara dokumen rekam medis rawat jalan, dokumen rekam medis rawat inap, dokumen rekam medis gawat darurat dalam folder tersendiri dan atau ruang atau tempat tersendiri. Biasanya dokumen rekam medis rawat jalan disimpan di suatu tempat penyimpanan atau di Poliklinik masing-masing, sedangkan dokumen rekam medis gawat darurat dan rawat inap disimpan di bagian Filing Unit Rekam Medis.

Adapun kelebihan dan kekurangan dari sistem penyimpanan secara Desentralisasi antara lain:

1) Kelebihan Sistem Penyimpanan Secara Desentralisasi Yaitu:

a) Efisiensi waktu sehingga pasien mendapatkan pelayanan lebih cepat.

b) Beban kerja yang dilaksanakan petugas lebih ringan.

2) Kekurangan Sistem Penyimpanan Secara Desentralisasi Yaitu:

a) Terjadinya duplikasi dalam pembuatan rekam medis, yaitu informasi pelayanan pada satu pasien dapat tersimpan lebih dari satu folder.

b) Biaya yang diperlukan untuk pengadaan peralatan dan ruangan lebih banyak.

c. Sistem Penyimpanan Secara Satelit

Sistem penyimpanan dokumen rekam medis secara satelit yaitu suatu sistem penyimpanan dimana dokumen dokumen rekam medis rawat jalan/rawat inap/gawat darurat disimpan pada unit tertentu guna mendapatkan pelayanan yang bersifat terus-menerus.

Kelebihan Dari Sistem Penyimpanan Secara Satelit Yaitu:

1) Mudah dalam pengambilan dokumen rekam medis pasien saat dirawat inap.

2) Efisiensi waktu sehingga pasien mendapatkan pelayanan lebih cepat.

6. Sistem Penjajaran Dokumen Rekam Medis

Dokumen rekam medis yang disimpan dalam rak penyimpanan dilaksanakan dengan cara mensejajarkan dokumen rekam medis. Sistem penjajaran dokumen rekam medis pasien terbagi menjadi tiga cara yaitu:

a. Sistem Penjajaran Straight Numerical Filing (SNF)

Sistem penjajaran dokumen rekam medis berdasarkan nomor secara langsung atau sering disebut Straight Numerical Filing (SNF) yaitu suatu sistem penyimpanan dokumen rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis secara langsung pada rak penyimpanan.

1) Kelebihan Sistem Penjajaran Straight Numerical Filing Yaitu:

a) Mudah dalam pengambilan dokumen rekam medis dalam jumlah banyak secara berurutan.

b) Mudah dalam melatih petugas-petugas yang harus melakukan pekerjaan penyimpanan tersebut.

2) Kekurangan Sistem Penjajaran Straight Numerical Filing Yaitu:

a) Mudah terjadi kekeliruan penyimpanan karena petugas harus memperhatikan seluruh angka dari nomor rekam medis.

b) Terjadi konsentrasi dokumen rekam medis di rak penyimpanan tertentu.

c) Pengawasan kerapian penyimpanan sulit dilakukan.

d) Apabila mengambil dokumen rekam medis secara bersamaan pada rak yang sama maka petugas akan saling berhimpitan.

b. Sistem Penjajaran Middle Digit Filing (MDF)

Sistem penjajaran dengan sistem angka tengah Middle Digit Filing (MDF) yaitu suatu sistem penjajaran dokumen rekam medis berdasarkan nomor rekam medis 2 (dua) angka kelompok tengah.

1) Keuntungan Sistem Penjajaran Middle Digit Filing Yaitu:

a) Dokumen rekam medis dapat tersimpan secara merata pada rak penyimpanan.

b) Petugas dapat diserahi tanggungjawab untuk sejumlah section tertentu.

c) Jumlah rak/section terkontrol dan dapat menghindari timbulnya rak-rak kosong.

d) Mudah dilakukan standarisasi.

e) Menghindari terjadinya salah letak/misfile dalam penyimpanan.

2) Kekurangan Sistem Penjajaran Middle Digit Filing Yaitu:

a) Memerlukan biaya dan ruangan lebih banyak.

b) Memerlukan latihan dan bimbingan lebih lama bagi petugas penyimpanan.

c. Sistem Penjajaran Terminal Digit Filing (TDF)

Sistem penjajaran Terminal Digit Filing (TDF) yaitu suatu sistem penyimpanan dokumen rekam medis dengan mensejajarkan dokumen rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis pada 2 (dua) angka kelompok akhir.

1) Kelebihan Sistem Penjajaran Terminal Digit Filing (TDF) Yaitu:

a) Penyimpanan dokumen rekam medis tersebar secara merata pada rak penyimpanan.

b) Petugas dapat diserahi tanggungjawab untuk sejumlah section tertentu.

c) Membantu memudahkan perencanaan peralatan penyimpanan.

d) Mudah dilakukan standarisasi penyimpanan.

e) Menghindari timbulnya kekeliruan (misfile).

2) Kekurangan Sistem Penjajaran Terminal Digit Filing (TDF) Yaitu:

a) Memerlukan latihan dan bimbingan yang lebih lama bagi petugas penyimpanan.

b) Memerlukan pengadaan ruang dan peralatan terlebih dahulu sehingga membutuhkan dana yang lebih banyak.

7. Sistem Retensi Dokumen Rekam Medis

Sistem retensi yaitu suatu kegiatan memisahkan atau memindahkan antara dokumen rekam medis yang masih aktif dengan dokumen rekam medis yang dinyatakan in aktif di ruang penyimpanan (filing). Sebelum melakukan retensi perlu disusun Jadwal Retensi Arsip berdasarkan Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medis Nomor HK.00.1.5.01160 tahun 1995. Dokumen rekam medis yang telah diretensi akan disimpan di ruang penyimpanan in aktif berdasarkan tanggal terakhir pasien berobat dan berdasarkan diagnosis penyakit pasien.

Dibawah ini merupakan Jadwal Retensi Arsip berdasarkan kelompok penyakit:

Tabel 2.1

Jadwal Retensi Arsip Berdasarkan Kelompok penyakit

No. HK.00.06.1.5.01160 tahun 1995

No	KELOMPOK	AKTIF		IN AKTIF
		RJ	RI	RJ	RI
1.	Umum	5	5	2	2
2.	Mata	5	10	2	2
3.	Jiwa	10	5	2	2
4.	Orthopedi	10	10	2	2
5.	Kusta	15	15	2	2
6.	Ketergantungan obat	15	15	2	2
7.	Jantung	10	10	2	2
8.	Paru-paru	5	10	2	2

Sumber: (DepKes, RI. 2006)

Adapun Peraturan PerMenKes No. 269/MenKes/PER/III/2008, berdasarkan BAB IV, pasal 8 ayat a tentang penyimpanan dokumen rekam medis bahwa:

Rekam medis pasien rawat inap di rumah sakit wajib disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 5 (lima) tahun terhitung dari tanggal pasien berobat atau dipulangkan (PerMenKes, RI. 2008).

8. Sistem Pemusnahan Dokumen Rekam Medis

Pemusnahan adalah suatu kegiatan menghancurkan secara fisik dokumen rekam medis yang sudah berakhir masa fungsi dan tidak memiliki nilai guna, rusak, tidak terbaca dan tidak dapat dikenali baik isi maupun bentuknya. Penghancuran tersebut harus dilakukan secara total yaitu dengan cara membakar habis, mencacah atau mendaur ulang sehingga tidak dapat dikenali baik isi maupun bentuknya.

a. Tujuan dari pemusnahan

1) Mengurangi beban penyimpanan dokumen rekam medis.

2) Mengabadikan formulir-formulir rekam medis yang memiliki nilai guna.

b. Syarat dari pemusnahan

1) Rekam medis yang sudah memenuhi syarat untuk dimusnahkan dilaporkan kepada direktur rumah sakit.

2) Direktur rumah sakit membuat surat keputusan tentang pemusnahan rekam medis dan menunjuk Tim Pemusnah Rekam Medis.

3) Tim Pemusnah rekam medis melaksanakan pemusnahan dan membuat Berita Acara Pemusnahan yang disahkan Direktur Rumah Sakit.

4) Berita acara dikirim kepada Pemilik Rumah Sakit dengan tembusan Direktur Jenderal Pelayanan Medik.

c. Tata Pemusnahan Berkas Rekam Medis

Tata cara/prosedur pemusnahan dokumen rekam medis adalah suatu proses atau aturan urutan kegiatan berdasarkan metode tertentu yang ditetapkan oleh rumah sakit dalam melaksanakan pemusnahan dokumen rekam medis yang telah berakhir fungsinya dan tidak memiliki nilai guna dengan kegiatan yang terdiri dari pembuatan tim pemusnah, pembuatan daftar pertelaan, cara pemusnahan, pelaporan hasil pemusnahan.

Tata cara dalam pemusnahan dokumen rekam medis antara lain:

1) Pembuatan Tim Pemusnah yang terdiri dari komite medis sebagai ketua, kepala rekam medis sebagai sekretaris, dengan beranggotakan petugas filing dan tenaga lainnya yang terkait berdasarkan Surat Keputusan Direktur Rumah Sakit.

2) Tim Pemusnah membuat daftar pertelaan dokumen rekam medis in aktif yang akan dimusnahkan. Daftar pertelaan berisi tentang Nomor rekam medis, tahun terakhir kunjungan, jangka waktu penyimpanan, diagnosis terakhir.

3) Cara pemusnahan dokumen rekam medis dapat dilakukan dengan cara antara lain:

a) Dibakar dengan menggunakan incenerator atau dibakar biasa.

b) Dicacah, dibuat bubur.

c) Dilakukan oleh pihak ketiga dengan disaksikan oleh tim pemusnah.

4) Tim Pemusnah membuat berita acara pemusnahan pada saat pemusnahan berlangsung yang ditandatangani oleh Ketua tim Pemusnah, Sekretaris tim pemusnah dan diketahui oleh Direktur rumah sakit.

5) Khusus untuk dokumen rekam medis yang sudah rusak/tidak terbaca dapat langsung dimusnahkan dengan terelebih dahulu membuat pernyataan diatas kertas bersegel yang ditandatangani oleh direktur yang isinya menyatakan bahwa dokumen rekam medis sudah tidak dapat dibaca sama sekali sehingga dapat dimusnahkan. Adapun isi dari daftar pertelaan sebagai berikut:

Tabel 2.2

Format Daftar Pertelaan Arsip Rekam Medis In Aktif Yang Akan Dimusnahkan

No	Nomor Rekam Medis	Tahun	Jangka Waktu Penyimpanan	Diagnosis Akhir
1	2	3	4	5

Sumber: (DepKes, RI. 2006)

D. Penilaian Nilai Guna Dokumen Rekam Medis

Penilaian nilai guna rekam medis adalah suatu kegiatan penilaian atau pemisahan terhadap formulir-formulir rekam medis yang mempunyai nilai guna atau perlu diabadikan dan yang sudah boleh dimusnahkan. Tata cara penilaian formulir rekam medis adalah dokumen rekam medis yang dinilai yaitu dokumen rekam medis yang telah 2 tahun in aktif.

1. Indikator yang digunakan untuk menilai dokmumen rekam medis in aktif

a. Seringnya rekam medis digunakan untuk pendidikan dan penelitian.

b. Mempunyai nilai guna:

1) Nilai guna primer yaitu:

a) Administrasi

b) Hukum

c) Keuangan

d) Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK)

2) Nilai guna sekunder yaitu:

a) Pembuktian

b) Sejarah

2. Prosedur penilaian nilai guna berkas rekam medis, antara lain:

a. Memisahkan formulir rekam medis yang harus diabadikan

1) Ringkasan masuk dan keluar

2) Resume penyakit

3) Lembar operasi (termasuk laporan persalinan)

4) Identifikasi bayi lahir

5) Lembar persetujuan tindakan medis (informed consent)

6) Lembar kematian (laporan sebab kematian, biasanya sudah menyatu pada formulir ringkasan masuk keluar)

7) Dokumen rekam medis tertentu, sesuai dengan kepentingan pelayanan meliputi:

a) Kartu Indeks.

b) Buku Register.

c) Formulir rekam medis tertentu yang ditetapkan oleh direktur rumah sakit. (Shofari, B. 2002)

Adapun peraturan PerMenKes No 269/MenKes/Per/III/2008. Berdasarkan BAB IV, pasal 8 ayat b tentang pemusnahan dokumen rekam medis bahwa:

Setelah batas waktu 5 (lima) tahun. Sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilampaui rekam medis dapat dimusnahkan, kecuali ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik (PerMenKes, RI. 2008).

3. Pengabadian dokumen rekam medis dapat dilakukan dengan cara merekam dokumen yang diabadikan kedalam microfilm.

Microfilm adalah: suatu proses fotografi dimana dokumen atau arsip direkam pada film dalam ukuran yang terkecil untuk memudahkan penyimpanan, transportasi, dan penggunaannya.

a. Keuntungan dari penggunaan microfilm adalah:

1) Penghematan ruang penyimpanan

2) Perlindungan terhadap dokumen atau arsip

3) Memudahkan pengiriman dan dengan biaya rendah

4) Penemuan dokumen atau arsip lebih efisien

b. Kerugian pnggunaan microfilm adalah:

1) Membutuhkan biaya yang tinggi

2) Kesulitan mata untuk melihat dalam waktu lama

3) Kesulitan dalam memperbarui (updating) dokumen atau arsip

(Amsyah, Z. 2003)

E. Cara Pelaporan Berita Acara Pemusnahan

Berita acara pemusnahan adalah rangkaian acara pemusnahan yang dibuat untuk dilaprkan sebagai bukti pertanggungjawaban kepada pemilik Rumah Sakit dan Dirjen Yanmed. Berita acara pemusnahan dibuat pada saat pemusnahan berlangsung yang ditandatangani oleh Ketua tim pemusnah, Sekretaris tim pemusnah dan diketahui Direktur rumah sakit.

1. Jumlah berita acara pemusnahan rekam medis dibuat rangkap tiga yaitu:

a. Lembar berita acara pemusnahan rekam medis yang asli disimpan oleh Rumah sakit sebagai arsip.

b. Lembar berita acara pemusnahan kedua dikirim kepada pemilik Rumah sakit

c. Lembar ketiga dikirim vertikal kepada Dirjen Pelayanan Medis Departemen Kesehatan RI.

F. Pemusnahan

Persyaratan pemusnahan bila dilakukan oleh pihak ketiga yaitu:

1. Membuat berita acara penyerahan dokumen rekam medis yang akan dimusnahkan kepada pihak ketiga dengan isi:

a. Pihak yang menyerahkan dokumen.

b. Penerima dokumen.

c. Jumlah dokumen yang diserahkan.

2. Membuat daftar pertelaan

3. Membuat berita acara pemusnahan oleh pihak ketiga dan saksi dari tim pemusnah rumah sakit pada saat pemusnahan berlangsung.

4. Melaksanakan pemusnahan dokumen dengan cara:

a. Dibakar dengan menggunakan incenerator atau dibakar biasa.

b. Dicacah atau dibuat bubur, didaur ulang.

Bila pemusnahan dilakukan oleh pihak ketiga harus disaksikan oleh tim pemusnah pihak rumah sakit dengan membuat Berita Acara Pemusnahan tersendiri dengan bukti sebagai berikut:

1. Lembar berita acara pemusnahan yang pertama disimpan oleh pihak Rumah sakit sebagai arsip rumah sakit.

2. Lembar berita acara pemusnahan yang kedua disimpan oleh pihak ketiga pihak pelaksana pemusnahan.

3. Lembar berita acara yang ketiga dikirim ke Direktorat Jenderal Pelayanan Medik atau Dinas Kesehatan Kota setempat sesuai dengan status kepemilikan rumah sakit (Shofari, B. 2002)

G. Kerangka Teori

Hasil Pemusnahan

BAB III

METODE PENELITIAN

A. Rancangan Penelitian

Jenis penelitian yang digunakan secara Deskriptif yaitu penelitian yang dilakukan dengan menjelaskan atau menggambarkan variabel-variabel penelitian, dengan metode penelitian adalah observasi.

Penelitian ini menggunakan pendekatan secara Retrospektif yaitu teknik pengumpulan data dengan menghimpun dan menganalisis dokumen, dimana dokumen dipilih dan dihimpun berdasarkan tujuan dan fokus penelitian (Al-Gharuty F, 2009)

B. Definisi Operasional

1. Dokumen rekam medis in aktif adalah Suatu dokumen rekam medis yang tidak mempunyai nilai guna baik secara primer maupun sekunder.

Pemusnahan adalah Suatu kegiatan penghancuran secara fisik dari dokumen rekam medis yang sudah berakhir masa fungsi dan tidak memiliki nilai guna, rusak/tidak terbaca serta tidak dapat dikenali baik isi maupun bentuknya.

C. Obyek dan Subyek Penelitian

1. Obyek penelitian ini adalah alur prosedur pemusnahan dokumen rekam medis in aktif di RSUD Dr. Moewardi Surakarta.

2. Subyek penelitian adalah tim pemusnah, kepala unit rekam medis dan petugas filing.

D. Instrument dan Cara Pengumpulan Data

1. Instrument pengumpulan data

a Pedoman Wawancara

Pedoman wawancara berupa daftar pertanyaan yang sudah disusun dengan baik yang digunakan untuk memperkuat pedoman observasi guna memdapatkan informasi tentang alur prosedur pemusnahan dokumen rekam medis in aktif.

b Pedoman Observasi

Pedoman observasi yang digunakan pada penelitian ini adalah daftar pedoman pengamatan yang dibutuhkan dalam analisis alur prosedur pemusnahan dokumen rekam medis in aktif.

2. Cara Pengumpulan Data

a Wawancara

Adalah suatu proses tanya jawab yang dilakukan dengan cara bertatap muka secara langsung dengan responden yaitu petugas filing.

b Observasi

Adalah suatu proses pengumpulan data yang dilakukan dengan cara mengamati secara langsung terhadap hasil pemusnahan yang berupa prosedur pemusnahan dokumen rekam medis in aktif.

(Notoatmojo, S. 2002)

E. Teknik dan Analisa Data

1. Teknik Pengolahan Data

a Collecting

Pengumpulan data tentang alur prosedur pemusnahan dokumen rekam medis.

b Penyajian data

Yaitu data disajikan dalam bentuk narasi yang menggambarkan hasil penelitian.

2. Analisis Data

Analisis yang digunakan dalam peneltian ini adalah analisis deskriptif yaitu menggambarkan hasil penelitian berdasarkan teori-teori yang berkaitan dengan alur prosedur pemusnahan dokumen rekam medis in aktif (Arief, M. 2003)

F. Jadual Penelitian

Tabel 3.1

Penyusunan Karya Tulis Ilmiah

Kegiatan

Tahun 2011

Maret

April

Mei

Juni

Juli

III

Penyusunan Proposal KTI

Validasi KTI

Penyusunan KTI

Penyempurnaan KTI

Ujian KTI Nasional

Perbaikan KTI Nasional

Pengumpulan KTI

BAB IV

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

A. Hasil Penelitian

1. Sejarah singkat RSUD Dr. Moewardi Surakarta

Rumah Sakit Umum Daerah Dr. Moewardi Surakarta mengalami 3 (tiga) tahap pembentukan sebelum menjadi seperti ini. Tiga tahap tersebut meliputi:

a Jaman Penjajahan Belanda Sampai Tahun 1942

Pada waktu itu di kota Surakarta terdapat tiga (3) buah Rumah Sakit Partikelir atau swasta yaitu:

1) Zieken Zorg, berkedudukan di Mangkubumen dengan nama partikelir Inslandschziekenhuis der Verreniging Zieken Zorg dengan besluit tertanggal 1 Oktober tahun 1942 atas nama: Karl Lodewijk Nouman Jacobus Geroundus, R.V.O. 569 dan 570.

2) Zending Ziekenhuis berkedudukan di Jebres, milik Zending atau Yayasan Kristen, yang sampai sekarang terkenal dengan nama Yayasan Kesehatan Kristen Untuk Umum (YAKKUM).

3) Panti Rogo adalah rumah sakit milik dari Pemerintah Kasunanan Surakarta atau Keraton Kasunanan Surakarta.

b Jaman Pendudukan Jepang antara tahun 1942-1945

Pada waktu itu Rumah Sakit Zieken Zorg juga dipakai sebagai rumah sakit ”Interning Camp” tetapi pindah ke Jebres menempati Zending Ziekenhuis yang saat ini bernama RSUD. Dr. Moewardi, Zending Ziekenhuis dipindahkan ke belakang dengan didirikannya Rehabilitasi Centrum (RC) Profesor Dr. Soeharso.

c Jaman Kemerdekaan Sampai Dengan Penggantian Nama Rumah Sakit

Pada tahun 1945-1948 Zieken Zorg, Rumah Sakit Tentara Surakarta diserahkan Palang Merah Indonesia Daerah Surakarta. Palang Merah Indonesia Daerah Surakarta selanjutnya menyerahkan kembali kepada Perhimpunan Bale Kusala. Ini merupakan lanjutan dari Partikelir Inslandzikenhuis der Verreneging Zieken Zorg. Di samping Rumah Sakit Bale Kusala, di Surakarta masih terdapat dua Rumah Sakit Partikelir yaitu:

1) Rumah Sakit Surakarta adalah ex. Zending Ziekenhuis.

2) Rumah Sakit Kadipolo adalah ex. Rumah Sakit Panti Rogo.

Mengingat masih sering terjadinya perbedaan pendapat di kalangan masyarakat mengenai nama Rumah Sakit Pusat dan Rumah Sakit Surakarta, maka Inspektur Kepala Jawatan Kesehatan Provinsi Jawa Tengah mengusulkan pada Gubernur Jawa Tengah untuk mengganti nama Rumah Sakit di Surakarta, antara lain:

a. Rumah Sakit Pusat menjadi Rumah Sakit Umum Mangkubumen.

b. Rumah Sakit Surakarta menjadi Rumah Sakit Umum Jebres.

Penggantian nama ini dilakukan dengan Surat Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia tanggal 19 Juli 1945 No. 44751 Pada akhirnya Gubernur Jawa Tengah melalui Surat Keputusan Nomor 445/29684 tanggal 24 Oktober 1988 menetapkan nama Rumah Sakit Umum Daerah Dr. Moewardi Surakarta.

Berdasarkan Surat Keputusan bersama Menteri Kesehatan, Menteri Pendidikan dan Kebudayaan serta Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor: 554/MenKes/SKB/X/81, No: 043a/V/1981 ditetapkan bahwa Rumah Sakit Umum Daerah Dr. Moewardi Surakarta sebagai rumah sakit pendidikan. Namun pada kenyataannya belum memenuhi syarat sebagai rumah sakit pendidikan.

Pada tanggal 28 Februari 1997 RSUD Dr. Moewardi lokasi Jebres diresmikan penggunannya oleh Presiden Soeharto, dan sejak itulah seluruh kegiatan RSUD Dr. Moewardi menjadi satu lokasi.

Tujuan RSUD Dr. Moewardi Surakarta yaitu:

a. Peningkatan kemandirian/kemampuan pembiayaan rumah sakit

b. Peningkatan cakupan pelayanan bagi masyarakat menengah atas.

c. Investasi sarana, prasarana, peralatan dan teknologi kesehatan sesuai tuntutan perkembangan.

d. Penerapan manajemen sumber daya manusia profesional.

e. Manajemen operasional terkini.

f. Terselenggaranya pelayanan kesehatan yang paripurna bermutu dan terjangkau dalam menjalankan fungsi sebagai pusat rujukan di wilayahnya.

g. Terselenggaranya pendidikan dan pelatihan yang mampu menghasilkan sumber daya manusia yang profesional, kompeten dan berkualitas.

h. Terselenggaranya penelitian dan pengembangan ilmu kedokteran klinik maupun ilmu kesehatan lain sehingga menjadi suatu institusi kesehatan yang terkemuka.

Visi dan Misi Rumah Sakit Umum Daerah Dr. Moewardi Surakarta

a Visi RSUD Dr. Moewardi Surakarta.

Menjadi pilihan utama masyarakat Jawa Tengah tahun 2011.

b Misi RSUD Dr. Moewardi Surakarta.

1) Menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang prima dan memuaskan.

2) Memberikan pelayanan yang terjangkau bagi semua golongan.

3) Memberikan kontribusi nyata untuk pendidikan dan penelitian kesehatan dalam rangka peningkatan mutu Sumber Daya Manusia, ilmu pengetahuan dan pelayanan.

2. Prosedur tetap tentang pemusnahan dokumen rekam medis di RSUD Dr. Moewardi Surakarta.

RSUD Dr. Moewardi Surakarta dalam penyelenggaraan rekam medis yang salah satunya adalah kegiatan pemusnahan dokumen rekam medis menggunakan pedoman dan tatalaksana/protap yang ditetapkan pada tanggal 3 Januari 2010 dengan nomor 05-02 A 007 merupakan revisi ke enam. Buku pedoman dan tatalaksana rekam medis RSUD Dr. Moewardi Surakarta disusun oleh panitia rekam medis dan disetujui oleh ketua komite medis maupun panitia rekam medis. Pedoman tatalaksana tersebut ditetapkan dan ditandatangani direktur rumah sakit.

Adapun isi dari prosedur tetap tentang pemusnahan dokumen rekam medis sebagai berikut:

a. Petugas penyimpanan berkas rekam medis mengadakan inventariasi berkas in aktif, mencatat, memisahkan tersendiri dan melaporkan kepada Ka Instansi rekam medis.

b. Ka Sub Komite Medis mengajukan surat permohonan rencana pemusnahan dan proposal anggaran biaya yang diperlukan kepada Direktur Rumah Sakit.

c. Pemusnahan dilakukan oleh pihak ketiga dengan cara dibakar, dicacah dibubur atau dengan cara lain yang hasilnya setingkat dengan pembayaran.

d. Panitia pemusnah membuat berita acara pemusnahan (rangkap dua) dan diajukan pengesahannya kepada Direktur rumah Sakit.

e. Direktur mengirimkan lembar kedua berita acara pemusnahan ke pemilik rumah sakit (Pemda Prov/Ka Dinkes Prov Jateng) sebagai laporan, asli disimpan di Instalasi Rekam Medis.

Dalam prosedur tetap RSUD Dr. Moewardi Surakarta sudah tercantum aturan tentang penyimpanan berita acara pemusnahan yang asli sebagai arsip rumah sakit, alat/sarana yang digunakan dalam pemusnahan dan tim penilaian nilai guna.

3. Alur prosedur pemusnahan dokumen rekam medis Rumah Sakit Umum Daerah Dr. Moewardi Surakarta.

a Pembentukan tim pemusnah

Kegiatan pembentukan tim pemusnah dokumen rekam medis di RSUD Dr. Moewardi Surakarta dilakukan sebelum pemusnahan dilaksanakan, sesuai dengan Surat Perintah yang ditetapkan tanggal 23 Mei 2010 tentang ketentuan pemusnahan dokumen rekam medis non aktif yang beranggotakan komite medis sebagai ketua, kepala rekam medis sebagai sekretaris, dengan anggota petugas filing dan tenaga lainnya yang terkait berdasarkan Surat Keputusan direktur rumah sakit.

b Penentuan nilai guna dokumen rekam medis

Adalah penilaian gunaan arsip atau dokumen rekam medis didasarkan pada kegunannya bagi kepentingan pengguna arsip dokumen rekam medis. Penentuan nilai guna arsip atau dokumen rekam medis merupakan faktor yang sangat menentukan dalam kegiatan penyusutan arsip atau dokumen rekam medis dan mutlak perlu dilakukan dalam tata kearsipan.

1) Penentuan nilai guna dokumen rekam medis:

a) Dokumen rekam medis yang bernilai guna permanen yang harus terus disimpan.

b) Dokumen rekam medis yang bernilai guna sementara yang dapatdimusnahkan dengan berdasarkan ketentuan penyimpanan arsip menurut Depkes RI (Surat Edaran Kepala Arsip Nasional RI No.SE.02./1983 tentang pedoman umum untuk menentukan nilai guna arsip)

2) Nilai guna primer:

a) Nilai guna administrasi

b) Nilai guna hukum

c) Nilai guna keuangan

d) Nilai guna ilmu pengetahuan dan teknologi

3) Nilai guna sekunder:

a) Diberlakukan bila arsip atau berkas rekam medis tidak ada lagi kegunannya bagi kepentingan RSUD Dr. Moewardi Surakarta.

b) Berkas rekam medis diserahkan ke arsip nasional untuk disimpan.

c) Nilai guna kebuktian.

d) Nilai guna sejarah.

c Penentuan jadwal retensi

Sebelum dokumen rekam medis dilakukan pemusnahan terlebih dahulu menetapkan Jadwal Retensi Arsip. Karena syarat utama untuk menentukan dokumen rekam medis aktif maupun in aktif adalah besar ruangan yang tersedia untuk menyimpan dokumen rekam medis. Batasan yang ditentukan di RSUD Dr. Moewardi Surakarta untuk dokumen rekam medis dinyatakan in aktif adalah lima tahun dihitung dari tanggal terakhir berobat, berdasarkan Surat Keputusan Rumah Sakit nomor 188.4/1309 A/2010.

d Pemindahan berkas rekam medis in aktif

Pemindahan berkas rekam medis in aktif dari rak penyimpanan dokumen rekam medis aktif untuk dimasukkan ke gudang dokumen rekam medis in aktif.

e Pemilahan dokumen rekam medis

Memilah berkas rekam medis yang akan dimusnahkan yaitu dipilah antara yang disimpan abadi atau dilestarikan dengan yang akan dimusnahkan. Adapun lembar dokumen rekam medis yang dilestarikan atau diabadikan adalah (PP No. 34 Tahun 1979 Tentang Penyusutan Arsip)

1) Lembar ringkasan masuk dan keluar rumah sakit.

2) Lembar resume keluar.

3) Lembar laporan operasi.

4) Lembar persetujuan atau penolakan (Informed Consent)

5) Lembar identifikasi bayi baru lahir.

6) Lembar keterangan kematian.

Lembar yang diabadikan atau dilestarikan disimpan dalam bentuk filebook dan dengan penjajaran Terminal Digit Filing (TDF)

f Membuat daftar pertelaan

Rumah Sakit Umum Daerah Dr. Moewardi Surakarta sebelum melaksanakan pemusnahan dokumen rekam medis periode 2010 telah membuat daftar pertelaan dokumen rekam medis yang akan dimusnahkan berdasarkan nomor rekam medis, tahun terakhir kunjungan, dan diagnosis akhir.

Akan tetapi pembuatan daftar pertelaan tidak tercantum pada prosedur tetap rumah sakit nomor 05-02 A 007. karena petugas beransumsi bahwa daftar pertelaan sudah termasuk dalam proses penyortiran Dokumen Rekam Medis.

g Pelaksanaan pemusnahan dokumen rekam medis

Pemusnahan dokumen rekam medis dengan cara dibakar dengan menggunakan alat incenerator agar dokumen tidak ditemukenali. Pelaksanaan pemusnahan dilakukan oleh pihak ketiga yaitu pabrik kertas PT. Bardijaya yang bergerak dibidang daur ulang kertas.

h Pelaporan berita acara pemusnahan

Berita acara pemusnahan di RSUD Dr. Moewardi Surakarta dalam pelaksanaan pemusnahan periode tahun 2010 dibuat oleh kedua belah pihak yaitu:

1) Selaku pihak pertama adalah RSUD Dr. Moewardi Surakarta

Berita acara serah terima dokumen rekam medis yang akan dimusnahkan dibuat oleh RSUD Dr. Moewardi Surakarta pada hari minggu tanggal 23 Mei 2010, berisi tentang serah terima atau pelimpahan dokumen rekam rekam medis in aktif yang akan dimusnahkan dari pihak pertama kepada pihak kedua selaku perwakilan dari PT. Bardijaya adalah Sutaryo. Berita acara tersebut ditandatangani oleh kedua belah pihak dan diketahui oleh direktur rumah sakit. Berita acara serah terima tersebut sebagai berita acara pemusnahan dibuat oleh pihak RSUD Dr. Moewardi Surakarta dibuat sejumlah 2 rangkap yaitu:

a) Lembar berita acara yang asli disimpan oleh Rumah Sakit Umum Daerah Dr. Moewardi Surakarta sebagai arsip rumah sakit.

b) Lembar berita acara yang kedua dikirim kepada pemilik rumah sakit yaitu Pemerintah Daerah Provinsi Jawa Tengah.

2) Selaku pihak kedua adalah Sutaryo selaku perwakilan dari PT. Bardijaya

Berita acara pemusnahan yang dibuat oleh pihak kedua dilakukan pada saat pemusnahan berlangsung sejumlah 1 (satu) lembar, digunakan sebagai bukti bahwa pemusnahan dokumen rekam medis telah dilaksanakan dan ditandatangani oleh Direktur PT. Bardijaya. Berita acara pemusnahan yang dibuat oleh PT. Bardijaya disimpan sebagai arsip Rumah Sakit Umum Daerah Dr. Moewardi Surakarta.

4. Dokumen rekam medis yang diabadikan

Dokumen rekam medis RSUD Dr. Moewardi Surakarta yang termasuk kategori diabadikan berdasarkan prosedur tetap rumah sakit antara lain:

a Dokumen Rekam Medis Kasus Pemerkosaan

b Dokumen Rekam Medis HIV

c Dokumen Rekam Medis Penganiyayaan

d Dokumen Rekam Medis Kasus Adopsi, Bayi Tabung

e Dokumen Rekam Medis Operasi Plastik

f Dokumen Rekam Medis Cangkok Organ

Yang mana Dokumen Rekam Medis tersebut diabadikan secara utuh dalam satu map dan disimpan dalam rak penyimpanan dengan sistem penjajaran Terminal Digit Filing.

5. Dokumen rekam medis yang dimusnahkan

Dokumen rekam medis yang dimusnahkan adalah dokumen rekam medis rawat jalan dan rawat inap di tahun 2010 sebesar 5.000 (lima ribu) dokumen rekam medis rawat jalan dan 35.000 (tiga puluh lima ribu) dokumen rekam medis rawat inap yang dimusnahkan dengan menggunakan alat incenerator.

B. Pembahasan

1. Prosedur tetap pemusnahan dokumen rekam medis.

Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan di Rumah Sakit Umum Daerah Dr. Moewardi Surakarta terdapat prosedur pemusnahan pada prosedur tetap dengan nomor 05-02 A 007.

2. Alur prosedur pemusnahan dokumen rekam medis yang telah dilaksanakan

Berdasarkan hasil kegiatan, alur prosedur pemusnahan dokumen rekam medis di Rumah Sakit Umum Daerah Dr. Moewardi Surakarta sudah sesuai dengan Prosedur tetap nomor 05-02 A 007 yaitu:

a Membentuk tim pemusnah dokumen rekam medis

b Menentukan nilai guna dokumen rekam medis

c Menetapkan jadwal retensi dokumen rekam medis

d Memindahkan dokumen rekam medis in aktif dari rak penyimpanan dokumen rekam medis aktif untuk disortir, kemudian disimpan di gudang dokumen rekam medis in aktif

e Memilah dokumen rekam medis yang akan dimusnahkan antara yang disimpan dengan yang akan dimusnahkan

f Membuat daftar pertelaan dokumen rekam medis

Berdasarkan hasil kegiatan, RSUD Dr. Moewardi Surakarta membbuat daftar pertelaan sebelum dokumen rekam medis dimusnahkan. Tetapi dalam prosedur tetap tidak tercantum mengenai pembuatan daftar pertelaan

g Memusnahkan dokumen rekam medis

Pemusnahan dokumen rekam medis di Rumah Sakit Umum Daerah Dr. Moewardi Surakarta telah dilaksanakan dengan cara dibakar dengan menggunakan alat atau mesin incenerator. Hal ini sudah sesuai prosedur tetap nomor 05-02 A 007.

h Pelaporan berita acara pemusnahan RSUD Dr. Moewardi Surakarta

Berita acara pemusnahan di RSUD Dr. Moewardi Surakarta dalam pelaksanaan pemusnahan periode tahun 2010 dibuat oleh kedua belah pihak yaitu:

1) Selaku pihak pertama adalah RSUD Dr. Moewardi Surakarta

Berita acara serah terima dokumen rekam medis yang akan dimusnahkan dibuat oleh RSUD Dr. Moewardi Surakarta pada hari minggu tanggal 23 Mei 2010, berisi tentang serah terima atau pelimpahan dokumen rekam medis in aktif yang akan dimusnahkan dari pihak pertama kepada pihak kedua selaku perwakilan dari PT. Bardijaya adalah Sutaryo. Berita acara tersebut ditandatangani oleh kedua belah pihak dan diketahui oleh direktur rumah sakit. Berita acara serah terima tersebut sebagai berita acara pemusnahan dibuat oleh pihak RSUD Dr. Moewardi Surakarta dibuat sejumlah 2 rangkap yaitu:

a) Lembar berita acara yang asli disimpan oleh Rumah Sakit Umum Daerah Dr. Moewardi Surakarta sebagai arsip rumah sakit.

b) Lembar berita acara yang kedua dikirim kepada pemilik rumah sakit yaitu Pemerintah Daerah Provinsi Jawa Tengah.

Hal ini sudah sesuai dengan prosedur tetap rumah sakit nomor 05-02 A 007, tetapi belum sesuai dengan Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medis No. HK.00.06.1.5.01160 tahun 1995 tentang petunjuk teknis pengadaan formulir rekam medis dasar dan pemusnahan arsip rekam medis di rumah sakit yang menyebutkan bahwa pelaporan berita acara pemusnahan dibuat rangkap 3 antara lain lembar berita acara pemusnahan yang asli sebagai arsip rumah sakit, lembar berita acara pemusnahan kedua dikirim ke pemilik rumah sakit dan lembar berita acara pemusnahan ketiga dikirim ke Direktorat Jenderal Pelayanan Medik Departemen Kesehatan RI.

2) Selaku pihak kedua adalah Sutaryo selaku perwakilan dari PT. Bardijaya

Berita acara pemusnahan yang dibuat oleh pihak kedua dilakukan pada saat pemusnahan berlangsung sejumlah 1 (satu) lembar, digunakan sebagai bukti bahwa pemusnahan dokumen rekm medis telah dilaksanakan dan ditandatangani oleh Direktur PT. Bardijaya. Berita acara pemusnahan yang dibuat oleh PT. Bardijaya disimpan sebagai arsip Rumah Sakit Umum Daerah Dr. Moewardi Surakarta.

Hal ini belum sesuai dengan Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medis No. HK.00.06.1.5.01160 tahun 1995 tentang petunjuk teknis pengadaan formulir rekam medis dasar dan pemusnahan arsip rekam medis di rumah sakit yang menyebutkan bahwa pelaporan berita acara pemusnahan dibuat rangkap 3 antara lain lembar berita acara pemusnahan yang asli sebagai arsip rumah sakit, lembar berita acara pemusnahan kedua dikirim ke pemilik rumah sakit dan lembar berita acara pemusnahan ketiga dikirim ke Direktorat Jenderal Pelayanan Medik Departemen Kesehatan RI.

3. Dokumen rekam medis yang diabadikan

Dokumen rekam medis yang diabadikan di Rumah Sakit Umum Daerah Dr. Moewardi Surakarta yakni dokumen rekam medis kasus pemerkosaan, HIV, Penganiyayaan, Kasus Adopsi, Bayi Tabung, Operasi Plastik, Cangkok Organ dimana dokumen rekam medis yang diabadikan tersebut sesuai prosedur tetap nomor 05-02 A 007.

4. Dokumen rekam medis yang dimusnahkan

Berdasarkan hasil kegiatan bahwa dokumen rekam medis yang dimusnahkan berjumlah 40.000 ribu dokumen rekam medis diantaranya 5.000 dokumen rekam medis rawat jalan dan 35.000 dokumen rekam medis rawat inap. Hal ini telah sesuai dengan kebijakan rumah sakit bahwa dokumen rekam medis yang dimusnahkan merupakan dokumen yang tidak memiliki nilai guna atau abadi. Serta sesuai pula dengan PerMenKes RI No. 269/MenKes/PER/III/2008 bahwa dokumen rekam medis dapat dimusnahkan kecuali ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik.

BAB V

SIMPULAN dan SARAN

A. Simpulan

Dari hasil peneltian yang telah dilakukan di Rumah Sakit Umum Daerah Dr. Moewardi Surakarta maka simpulannya sebagai berikut:

1. RSUD Dr. Moewardi Surakarta telah memiliki prosedur tetap mengenai pemusnahan dokumen rekam medis dengan nomor 05-02 A 007 yang ditetapkan pada tanggal 3 Januari 2011

2. Dalam prosedur tetap rumah sakit tentang pemusnahan dokumen rekam medis tidak terdapat ketentuan tentang pembuatan daftar pertelaan dan ketentuan alat/sarana yang digunakan dalam pemusnahan

3. Pada pelaksanaan pemusnahan berlangsung tidak disaksikan oleh pihak rumah sakit dikarenakan dilakukan oleh pihak kedua yaitu PT. Bardijaya

B. Saran

1. Dalam prosedur tetap rumah sakit tentang pemusnahan dokumen rekam medis sebaiknya memuat tentang ketentuan alat/sarana yang digunakan dalam pemusnahan dokumen rekam medis

2. Dalam prosedur tetap rumah sakit tentang pemusnahan dokumen rekam medis sebaiknya mencantumkan tentang pembuatan daftar pertelaan

3. Dalam pelaksanaan pemusnahan dokumen rekam medis yang dilakukan oleh pihak kedua sebaiknya disaksikan oleh pihak rumah sakit atau tim pemusnah secara langsung agar diketahui bahwa pemusnahan dokumen rekam medis tersebut benar-benar telah dilakukan oleh pihak kedua.

BY : AGUNG SURYA NUGROHO (08.0.A.141)

Karya Tulis Ilmiah

Sunday, April 29, 2018

TINJAUAN ALUR PROSEDUR PEMUSNAHAN DOKUMEN REKAM MEDIS IN AKTIF DI RSUD Dr. MOEWARDI PERIODE 2010

No comments:

Post a Comment

Blog Archive