AKADEMI
PEREKAM MEDIK DAN INFORMATIKA KESEHATAN
(APIKES) CITRA
MEDIKA
SURAKARTA
2014
ABSTRAK
RICO NOVICA SANDI
Tinjauan Kebutuhan Tenaga Kerja Berdasarkan Beban
Kerja dan Efektivitas Waktu Kerja Petugas Pendaftaran Pasien di Rumah Sakit
Muhammadiyah Selogiri
Rumah
Sakit Muhammadiyah Selogiri merupakan rumah sakit tipe D. di Rumah Sakit
Muhammadiyah Selogiri jumlah petugas pendaftaran pasien sebanyak 4 orang, semua
petugas pendaftaran merangkap tugas dibagian filing. Jumlah pasien dari tahun ke tahun mengalami
peningkatan, sehingga beban kerja petugas di rumah sakit semakin tinggi. Dengan
beban kerja yang tinggi petugas tetap memperhatikan waktu pelayanan yang
diberikan kepada pasien. Tujuan dari penelitian ini untuk mengetahui jumlah
kebutuhan tenaga kerja berdasarkan beban kerja dan efektivitas waktu kerja
petugas pendaftaran pasien yang dapat dihitung dengan rumus work load
indicator staff need (WISN) dan Charge
Performance Index (CPI) di rumah sakit
muhammadiyah selogiri.
Jenis penelitian deskriptif, metode observasi dan
pendekatan crossecional. Populasi sebesar 4 orang, menggunakan sampel
jenuh. Instrument penelitian ini menggunakan pedoman observasi, wawancara dan
stopwatch. Pengumpulan data diperoleh dari data primer dan sekunder. analisis
data menggunakan analisis deskripsi.
Hasil pengamatan diketahui waktu kerja tersedia dibagian pendaftaran
pasien poliklinik atau rawat jalan sebesar 1.674 jam per tahun sedangkan dibagian pendaftaran pasien gawat darurat,
rawat inap dan filing sebesar 1.792 jam per tahun, penetapan unit kerja
4 petugas di pendaftaran dan merangkap tugas dibagian filing. Standar
beban kerja di tempat pendaftaran pasien baru rawat jalan sebesar 226,94 jam per
tahun, tempat pendaftaran pasien lama rawat jalan sebesar 305,49 jam per tahun,
tempat pendaftaran pasien baru rawat inap sebesar 231,23 jam per tahun, tempat
pendaftaran pasien lama rawat inap sebesar 341,98 jam per tahun dan filing
441,26 jam per tahun. Standar kelonggaran pada bagian pendaftaran dan filing
sebesar 0,039 menit per tahun. Kebutuhan tenaga kerja pendaftaran pasien
poliklinik atau rawat jalan sebanyak 2 orang, di rumah sakit muhammadiyah
selogiri 1 orang jadi perlu 1 orang petugas lagi. Waktu pelayanan di tempat
pendaftaran pasien baru rawat jalan, pendaftaran pasien lama rawat jalan,
pendaftaran pasien baru rawat inap, pendaftaran pasien lama rawat inap dan filing
sudah efektif.
Kata Kunci :
Ergonomi beban kerja, kebutuhan kerja, efektivitas
waktu kerja
BAB I
PENDAHULUAN
A.
Latar
Belakang
Menurut American Hospital Association, bahwa rumah sakit adalah suatu organisasi
yang melalui tenaga medis profesional yang terorganisir serta sarana kedokteran
yang permanen menyelenggarakan pelayanan kedokteran, asuhan keperawatan yang
berkesinambungan, diagnosis serta pengobatan penyakit yang diderita oleh pasien
(Rustiyanto, 2009:37).
Rumah sakit dituntut agar dapat
menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang bermutu, untuk mencapai hal tersebut
rumah sakit harus mampu mengelola unit rekam medis secara efektif dan efisien
sehingga tercapai daya guna dan hasil guna yang optimal. Dalam rangka menunjang
terselenggaranya rekam medis yang baik disetiap institusi pelayanan kesehatan,
pemerintah dalam hal ini departemen kesehatan RI telah mengeluarkan peraturan
menteri kesehatan nomor : 269/Menkes/Per/III2008
yang mengatur tata cara penyelenggaraan, pemikiran dan pemanfaatan isi rekam
medis, pengorganisasian serta sangsi atas pelanggaran terhadap ketentuan yang
berlaku (Firdaus, 2008:57). Unit rekam medis diselenggarakan mulai dari tempat
pendaftaran pasien rawat jalan maupun rawat inap, setelah pasien pulang dokumen
masuk ke unit rekam medis yang terdiri dari bagian assembling,
bagian coding,
bagian indeksing, bagian filing dan bagian pelaporan untuk diolah
menjadi informasi kesehatan yang dibutuhkan oleh berbagai pihak. Bagian-bagian
dalam unit rekam medis tersebut merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan
dan saling berhubungan antara satu dengan yang lainnya (Shofari, 2002:10-17).
Tempat
pendaftaran pasien merupakan gerbang pelayanan pertama disuatu fasilitas
pelayanan kesehatan. Beberapa pasien memutuskan berobat di suatu pelayanan
kesehatan dengan mempertimbangkan tempat penerimaan pasien yang nyaman dan
petugas yang memuaskan. Selain fasilitas yang mendukung, petugas penerimaan
pasien harus menguasai alur penerimaan pasien, alur berkas rekam medis dan
prosedur penerimaan pasien, sehingga petugas dapat memberikan pelayanan dan
informasi yang tepat dan cepat (Savitri, 2011:32).
Dengan demikian dokumen rekam medis
yang diciptakan oleh institusi pelayanan kesehatan mulai dari tempat
pendaftaran pasien hingga penyimpanan dokumen ke filing diharapkan dapat
dikelola oleh sumber daya manusia yang profesional dan efektif agar dapat
menghasilkan suatu rekam medis atau informasi kesehatan yang tepat, akurat,
utuh, berkesinambungan dan cepat tersedia sehingga dapat digunakan sebagai
dasar pengambilan keputusan oleh para manager rumah sakit dalam upaya
peningkatan pelayanan kesehatan (Shofari, 2002:10).
Sumber daya manusia yang kurang
profesional dibidangnya akan berakibat pekerjaan yang dihasilkan kurang baik
dan kurang dapat dipertanggung jawabkan. Kurangnya sumber daya manusia yang
berkualitas dalam mengelola rekam medis akan berakibat lamanya proses
terselesainya setiap jenis kegiatan tugas dan proses pelayanan akan terhambat.
Banyaknya sumber daya manusia tetapi tidak dapat menyelesaikan pekerjaan dengan
efektif akan berakibat banyaknya pengelolaan rekam medis yang tertunda, yang
seharusnya diselesaikan pada hari itu juga namun masih tersisa, akibatnya lama- kelamaan pekerjaan
menjadi menumpuk dan produktivitas
tidak bisa dicapai pada tingkat yang dikehendaki. Disamping itu, rekam medis dan
informasi kesehatan yang dihasilkan masih belum maksimal, belum merupakan
informasi yang utuh, lengkap berkesinambungan dan pengelolaanya belum efektif
sehingga belum cepat tersedia setiap saat diperlukan (Methis, Robert L &
John H. J, 2001:106)
Menurut
Griffith J.R, bahwa manajemen sumber daya manusia di rumah sakit meliputi
perencanaan, pemeliharaan, kompensasi dan mengatasi masalah hukum sehubungan
dengan tenaga kerja. Perencanaan ini dimaksudkan untuk menentukan kegiatan
dalam menetapkan tujuan organisasi dan memilih cara yang terbaik untuk mencapai
tujuan organisasi. Agar tercipta kinerja seimbang, produktivitas meningkat dan
pelayanan rekam medis atau informasi kesehatan yang tepat, akurat, utuh
berkesinambungan dan cepat tersedia. Manajemen unit rekam medis harus
memperhatikan beberapa aspek antara lain jumlah tenaga kerja dan beban kerja
yang ada, beban kerja yang terlampau berat atau tidak sesuai dengan kemampuan
akan berdampak pada produktivitas
atau hasil yang didapat oleh kinerja petugas. Semua itu tergantung dari
kesesuaian antara jumlah tenaga kerja, beban kerja dan waktu kerja yang ada
(Aditama, 2007:37).
Beban kerja sangat
berkaitan erat dengan produktivitas tenaga kesehatan, dimana 53,2% waktu yang
benar-banar produktif yang digunakan untuk pelayanan kesehatan langsung dan
sisanya digunakan untuk kegiatan penunjang, analisa beban kerja dapat dilihat
dari aspek-aspek seperti tugas yang dikerjakan, tambahan pekerjaan, waktu kerja
yang digunakan untuk melakukan pekerjaan yang berlangsung dalam setiap harinya,
serta fasilitas yang tersedia, beban kerja dapat menimbulkan kecemasan, ketidak
puasan kerja, timbulnya emosi, produktivitas rumah sakit dan tenaga rekam medis
dan cenderung meninggalkan pekerjaannya. Disamping beban kerja seseorang juga
dapat dipengaruhi oleh waktu kerjanya, apabila waktu kerja yang ditanggung
petugas rekam medis melebihi kapasitasnya maka akan berdampak buruk bagi
produktivitas petugas tersebut, standar beban kerja tenaga kesehatan
berdasarkan standar nasional yaitu jumlah jam kerja dalam waktu satu minggu
yaitu 40 jam, kalau hari kerja efektif 5 hari per minggu, maka 40/5 = 8 jam per
hari, kalau hari kerja efektif 6 hari per minggu, maka 40/6 = 6,6. (
Sadariah 2006 ).
Pada Rumah
Sakit Muhammadiyah
Selogiri yang terletak di Jl. Lama Nambangan, Selogiri, Wonogiri
berdasarkan hasil survai dan wawancara yang peneliti lakukan di Rumah Sakit
Muhammadiyah Nambangan Selogiri pada tanggal 15 Februari 2014, bahwa jumlah
seluruh tenaga kerja yang ada di unit rekam medis sebanyak 7 orang dengan
rincian 2 petugas
rekam medis lulusan D3 rekam medis, dan yang lainnya merupakan lulasan sekolah
menengah atas, dengan pembagian, 1 petugas dibagian assembling dan indeksing,
1 petugas dibagian coding, analising dan reporting,
1 petugas dibagian rekomendasi
dan 4 orang petugas ditempat pendaftaran pasien.
Di Rumah Sakit Muhammadiyah Nambangan Selogiri jumlah
kunjungan pasien baik pasien rawat inap dan rawat jalan terkadang mengalami
peningkatan dan terkadang mengalami penurunan. Dalam evaluasi laporan intern
Rumah Sakit Muhammadiyah Nambangan Selogiri tahun
2011-2013, pada tahun 2011 dengan jumlah kunjungan pasien rawat inap berjumlah 2.324 pasien dan pasien rawat
jalan berjumlah 13.043
pasien, pada tahun 2012 dengan jumlah kunjungan pasien rawat inap berjumlah 2.717 pasien dan pasien rawat
jalan berjumlah 12.985
pasien, dan pada tahun 2013 dengan jumlah kunjungan pasien rawat inap berjumlah
3.000 pasien dan pasien
rawat jalan berjumlah 16.998
pasien. Rata-rata petugas di pendaftaran memerlukan waktu kurang lebih 6 menit
untuk pasien baru mulai dari mendaftar, mencatat data dasar pasien pada buku register sampai dengan
pendistribusian dokumen rekam medis
pasien ke poliklinik yang dituju, dan 5 menit untuk pasien lama mulai dari
mendaftar, mencarikan dokumen rekam medis pasien dibagian filing, mencatat data pasien
pada buku register sampai dengan pendistribusian dokumen rekam medis pasien ke poliklinik yang dituju.
Dengan pengunjung perhari 70-85 pasien tentu saja dengan 3 orang petugas
dibagian pendaftaran akan sangat ringan dan beban kerja petugas sangat ringan.
Jika per hari ada 80 pasien maka tiap-tiap petugas akan melayani 17 pasien,
jadi untuk 17 pasien dengan rata-rata pelayanan 5-6 menit per pasien, maka satu
petugas hanya butuh waktu 2,5 jam per hari untuk melayani pasien. Akan tetapi
dalam satu hari petugas terbagi menjadi 3 sift, sift pagi pukul 07:00-14:00 1
orang, sift siang pukul14:00-21:00 satu orang dan sift malam pukul 21:00-07:00
satu orang. Hal ini menyebabkan petugas pendaftaran mempunyai beban kerja yang
berbeda-beda, karena jumlah kunjungan pasien rawat jalan jauh lebih banyak dari
pada pasien rawat inap maupun gawat darurat. Sedangkan poliklinik dibuka mulai
jam 14:00-17:00 maka untuk petugas sift siang akan mempunyai beban kerja yang
tinggi dibandingkan dengan sift-sift lainnya.
Mengingat betapa
pentingnya sistem manajemen unit rekam medis rumah sakit atau institusi
pelayanan kesehatan terhadap keefektivitasan dalam memanfaatkan sumber daya
manusia untuk bisa mengelola tempat pendaftaran pasien dengan baik sesuai dengan tujuan organisasi, maka penulis
tertarik melakukan penelitian
dengan judul “Tinjauan Kebutuhan Tenaga Kerja Berdasarkan Beban Kerja
dan Efektivitas Waktu Kerja Petugas Pendaftaran Pasien di Rumah Sakit
Muhammadiyah Selogiri Tahun 2014”.
B.
Rumusan
Masalah
Berdasarkan
uraian latar belakang diatas dapat dirumuskan permasalahan: Berapakah kebutuhan
tenaga kerja berdasarkan beban kerja dan bagaimanakah efektivitas
waktu kerja petugas pendaftaran pasien di Rumah Sakit Muhammadiyah Selogiri Tahun 2014?
C.
Tujuan
Penelitian
1.
Tujuan Umum
Mengetahui kebutuhan
tenaga kerja berdasarkan beban
kerja dan efektivitas waktu kerja petugas pendaftaran pasien di
Rumah Sakit Muhammadiyah Selogiri Tahun 2014.
2.
Tujuan Khusus
a.
Mengetahui penetapan
waktu kerja tersedia petugas pendaftaran
pasien di Rumah Sakit Muhammadiyah Selogiri Wonogiri Tahun 2014.
b.
Mengetahui kategori
sumber daya manusia (SDM) di tempat
pendaftaran pasien di Rumah Sakit Muhammadiyah Selogiri Wonogiri Tahun 2014.
c.
Mengetahui penyusunan
standar beban kerja petugas di tempat
pendaftaran pasien di Rumah
Sakit Muhammadiyah Selogiri Wonogiri tahun 2014.
d.
Mengetahui penyusunan
standar kelonggaran petugas pendaftaran
pasien di Rumah Sakit Muhammadiyah Selogiri tahun 2014.
e.
Mengetahui perhitungan
kebutuhan tenaga kerja di tempat
pendaftaran pasien di Rumah Sakit Muhammadiyah Selogiri tahun 2014
f.
Mengetahui efektivitas waktu kerja petugas pendaftaran pasien di Rumah
Sakit Muhammadiyah Selogiri tahun 2014.
D.
Manfaat Penelitian
1.
Bagi Rumah Sakit
Sebagai masukan dalam perbaikan-perbaikan terhadap
kekurangan yang ada terutama berkaitan dengan beban kerja dan
efektivitas
waktu kerja petugas pendaftaran pasien di
Rumah Sakit Muhammadiyah Selogiri tahun 2014.
2.
Bagi Akademik
Sebagai bahan evaluasi akademik dalam meningkatkan
mutu pendidikan dan sebagai penambahan referensi perpustakaan.
3.
Bagi Mahasiswa
a.
Menambah pengalaman dan wawasan
dalam penerapan ilmu ergonomi khususnya tentang
beban kerja efektivitas waktu kerja.
b.
Dapat menerapkan dan
membandingkan antara teori dengan pelaksanaan di lapangan tentang beban kerja dan efektivitas waktu kerja petugas pendaftaran pasien.
E.
Ruang Lingkup
1.
Lingkup Keilmuan
Lingkup keilmuan dalam penelitian ini adalah rekam
medis dan informatika kesehatan
2.
Lingkup Materi
Lingkup materi dalam penelitian ini adalah ergonomi
khususnya tentang kebutuhan tenaga kerja.
3.
Lingkup Obyek
Obyek
penelitian ini adalah petugas pendaftaran
pasien di Rumah Sakit Muhammadiyah Selogiri.
4.
Lingkup Lokasi
Lokasi penelitian dilakukan di tempat pendaftaran pasien di Rumah
Sakit Muhammadiyah Selogiri.
5.
Lingkup Metode
Metode yang dilakukan dalam penelitian ini adalah
observasi dan wawancara.
6.
Lingkup Waktu
Penelitian ini akan dilaksanakan pada bulan Desember
2013-selesai.
F.
Keaslian Penelitian
Tinjauan terhadap Karya Tulis
Ilmiah yang relevan dengan kopetensi yang diambil dengan tujuan membandingkan
keaslian Karya Tulis Ilmiah sebelumnya. Adapun judul karya tulis ilmiah
sebelumnya, yang dianggap masih berhubungan
dengan Karya Tulis Ilmiah adalah :
Tabel 1.1
Keaslian Penelitian
|
No
|
Judul KTI
|
Oleh/
Tahun
|
Lokasi Penelitian
|
Variabel Penelitian
|
Metode Penelitian
|
||||
|
1
No
|
kebutuhan tenaga kerja berdasarkan
beban kerja bagian pendaftaran rawat jalan
Judul
KTI
|
Tri Setyowati/2013/ Apikes
Citra Medika
Oleh/
Tahun
|
RSUD Surakarta
Lokasi Penelitian
|
Petugas bagian pendaftaran
Variabel Penelitian
|
Penelitian menggunakan metode deskriptif,dengan pendekatan cross sectional
Metode Penelitian
|
||||
|
2
|
Prediksi kebutuhan tenaga
kerja dengan menggunakan rumus WISN bagian filing
|
Distyan Ruth/ 2012/ Apikes Mitra husada
|
Bagian filing RSUD dr. Moewardi
|
Petugas bagian filing
|
Penelitian menggunakan metode deskriptif dengan pendekatan retrospektif
|
||||
|
3
|
The ergonomic and the environment of word
|
Silva andrea/ 2008 portugal
|
Institusi pekerja laki-laki
di Portugal
|
Tenaga laki-laki di institusi
portugal
|
Penelitian menggunakan
penelitian deskriptif
|
Deskripsi
singkatnya dari tabel diatas adalah :
1.
Penelitian yang
dilakukan oleh Tri Setyowati (2013) dengan judul “Tinjauan Kebutuhan Jumlah
Tenaga Kerja Berdasarkan Beban Kerja di Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan
RSUD Surakarta”. Dalam penelitian ini menggunakan metode deskriptif dengan
pendekatan crossectional dan objek
yang diteliti menitik beratkan pada kebutuhan tenaga kerja di bagian
pendaftaran rawat jalan. sedangkan penulis dengan menggunakan metode deskriptif
dengan pendekatan crossecional dengan menitik beratkan kebutuhan tenaga
kerja di tempat pendaftaran dan efektivitas waktu kerja petugas pendaftaran
pasien.
2.
Penelitian yang
dilakukan oleh Distyan Ruth (2012) dengan judul “Prediksi Kebutuhan Tenaga
Kerja dengan Menggunakan Rumus WISN pada bagian Filing”. Dalam penelitian ini menggunakan metode deskriptif dengan pendekatan retrospektif, sedangkan penulis dengan
menggunakan metode deskriptif dengan pendekatan crossecional.
3.
Pada jurnal oleh Silva Andrea (2008) “the ergnomic and the environment word” yang dilaksanakan di
institusi pekerja laki-laki diportugal yang diteliti disini adalah petugas
laki-laki, dan menggunakan metode deskriptif. Sedangkan penulis yang diteliti
adalah beban kerja pada petugas unit rekam medis.
G.
Sistematika Penulisan
Untuk memudahkan dalam pemahaman Karya
Tulis Ilmiah ini, maka disusun menjadi sistematika sebagai berikut :
BAB
I : PENDAHULUAN
Pada bagian ini dijelaskan tentang latar
belakang penelitian, rumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian,
lingkup penelitian, keaslian penelitian dan sistematika penulisan.
BAB II : LANDASAN
TEORI
Pada bagian ini
berisikanpengertian rekam medis, kegunaan dan fungsi rekam medis, Ergonomi,
Beban kerja, Waktu kerja, kapasitas kerja, kelelahan, waktu longgar, sistem
pelayanan unit rekam medis, kerangka teori dan kerangka konsep.
BAB III : METODOLOGI PENELITIAN
Pada bagian ini dijelaskan tentang jenis
penelitian, identifikasi variabel, definisi
operasional, populasi dan sampel, instrumen
penelitian, cara pengumpulan data, pengolahan dan analisis data.
BAB IV : HASIL DAN PEMBAHASAN
Berisikan Sejarah Rumah Sakit
Muhammadiyah Selogiri, Hasil dan Pembahasan
BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN
Berisikan Kesimpulan dan Saran
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
BAB
II
LANDASAN
TEORI
A.
Ergonomi
1.
Definisi Ergonomi
Menurut Nurmianto, Eko (2008:1),
istilah ergonomi berasal dari bahasa latin yaitu “ergon” (kerja) dan “nomos”
(hukum alam) sehingga dapat didefinisikan sebagai studi tentang aspek-aspek
manusia dalam lingkungan kerjanya yang ditinjau secara anatomi, fisiologi,
psikologi, engineering manajemen dan
desain atau perancangan.
Menurut Wignjosoebroto, Sritomo
(2008:54), ergonomi atau ergonomic sebenarnya
berasal dari kata yunani yaitu ergo yang berarti hukum. Dengan demikian
ergonomi adalah disiplin keilmuan yang mempelajari manusia dalam kaitanya
dengan pekerjaan.
Menurut suma’mur (1996:172),
ergonomi adalah penerapan ilmu-ilmu biologis tentang manusia bersama-sama
dengan ilmu-ilmu teknik dan teknologi untuk mencapai penyesuaian satu sama lain
secara optimal dari manusia terhadap pekerjaanya, yang manfaat dari
padanya diukur dengan effisiensi dan kesejahteraan kerja.
Ergonomi dapat mengurangi beban
kerja dengan evaluasi fisiologi, psikologi atau cara-cara tidak langsung. Beban
kerja dapat diukur
dan dianjurkan modifikasi yang sesuai antara kapasitas kerja dengan beban kerja
dan beban tambahan (suma’mur, 1996:173).
Ergonomi
juga dapat didefinisikan sebagai studi tentang aspek–aspek manusia dalam
lingkungan kerjanya yang ditinjau secara anatomi, psikologi, engineering, manajemen dan desain atau
perancangan. Ergonomi dibutuhkan studi tentang sistem dimana manusia, fasilitas
kerja dan lingkunganya saling berinteraksi dengan tujuan utama yaitu
menyesuaikan susunan kerja dengan manusianya (Nurmianto, 2004:1).
2.
Tujuan Ergonomi
Tujuan utama ergonomi adalah untuk
menjamin kesehatan kerja, tetapi dengan itu produktivitas juga ditingkatkan.
Dalam evaluasi kapasitas dan isi kerja, perhatian terutama perlu diberikan
kepada kegiatan fisik, yaitu :
a.
Intensitas.
b.
Tempo.
c.
Jam kerja dan waktu
istirahat.
d.
Pengaruh keadaan
lingkungan (kelembaban, suhu, gerakan udara, kebisingan, penerangan, warna,
debu, dll).
e.
Data biologis
(modefikasi makan dan minum, pemulihan setelahtidur dan istirahat, perubahan
kapasitas kerja oleh karena usia).
f.
Kekhususan-kekhususan
pekerjaan (misal getaran mekanis, kerja malam dan kerja bergilir) (suma’mur,
1996:173).
3.
Prinsip Ergonomi
Ergonomi dapat digunakan untuk
mentelaah sistem manusia dan produksinya yang komplek, dalam penerapanya perlu
diadakan modifikasi pengolahan data secara mekanis atau elektronis agar pekerja
lebih mudah dalam melakukan pekerjaanya.
Adapun prinsip-prinsip ergonomi:
a.
Sikap tubuh dalam
pekerjaan sangat dipengaruhi oleh bentuk, susunan, ukuran dan penempatan
mesin-mesin, penempatan alat-alat petunjuk, cara- cara harus melayani
mesin (mesin gerak, arah dan kekuatan).
b.
Untuk normalisasi
ukuran mesin dan alat-alat industri, harus diambil ukuran terbesar sebagai
dasar serta diatur dengan suatu cara, sehingga ukuran tersebut dapat dikecilkan
dan dapat dilayani oleh tenaga kerja yang lebih kecil.
Contoh: kursi dapat
dinaik-turunkan, tempat duduk disetel maju atau mundur dan lain-lain.
c.
Ukuran-ukuran
antopometri terpenting seperti dasar ukuran-ukuran dan alat-alat industri.
d.
Pembebanan sebaiknya
dipilih yang optimum, yaitu beban yang dapat dikerjakan dengan pengarahan
tenaga paling efisiensi.
e.
Kemampuan seseorang
bekerjanya sehari adalah 8-10 jam, lebih dari itu efisiensi dan kualitas kerja
sangat menurun.
f.
Waktu istirahat
didasarkan kepada keperluan atas dasar pertimbangan ergonomi. Harus dihindari
istirahat-istirahat sekehendak tenaga kerja, istirahat oleh karena turunnya
kapasitas tubuh dan istirahat cutian.
g.
Beban tambahan akibat
lingkungan sebaiknya ditekan seminimal mungkin (suma’mur, 1996:174-176).
B.
Beban Kerja
Beban kerja adalah suatu kegiatan
yang dilakukan oleh tubuh manusia dengan berat ringannya beban kerja sangat
mempengaruhi energi. Beban dapat menentukan berapa lama seseorang dapat bekerja
sesuai dengan kapasitas kinerja. Makin besar beban makin pendek waktu seseorang
untuk dapat bekerja tanpa kelelahan atau gangguan.
Setiap pekerjaan merupakan beban
bagi pelakunya. Beban dimaksud mungkin fisik, mental dan sosial. Seorang tenaga
kerja memiliki kemampuan tersendiri dalam hubunganya dengan beban kerja (fisik,
mental dan sosial) sampai batas tertentu. Inilah pentingnya menempatkan kerja
yang tepat sesuai bidang pekerjaan yang tepat pada saat yang tepat saat kondisi
kerja yang sesuai.
Seorang tenaga kerja memiliki
kemampuan tersendiri dalam hubungannya dengan beban kerja. mungkin diantara
mereka lebih cocok untuk beban fisik, mental atau sosial. Namun sebagai
persamaan yang umum, mereka hanya mampu memikul beban sampai suatu berat
tertentu. Bahkan ada beban yang dirasa optimal bagi seseorang. Inilah maksud
penempatan seorang tenaga kerja yang tepat pada pekerjaan yang tepat. Atau
pemilihan tenaga kerja tersebut untuk pekerjaan yang tersehat pula. Derajat
tepat suatu penempatan meliputi kecocokan pengalaman, keterampilan, motivasi
dan lain-lain sebagainya (suma’mur 1996:48).
Sebagai tambahan kepada beban kerja yang langsung akibat pekerjaan
sebenarnya suatu pekerjaan biasanya
dilakukan dalam suatu lingkungan atau situasi, yang ber akibat beban tambahan
pada jasmani dan rohani tenaga kerja. Ada 5 faktor
yang menjadi beban tambahan yaitu :
a.
Fisik meliputi:
penerangan, suhu, kelembaban, cepat rambat udara, suara, fibrasi mekanis,
radiasi dan tekanan udara.
b.
Kimia meliputi: gas, uap,
debu, kabut, asap, awan, cairan dan benda padat.
c.
Biologi meliputi:
tumbuhan dan hewan yang menyebabkan pandangan tidak enak dan mengganggu
misalnmya nyamuk, lalat, kecoa, lumut, tanaman yang tidak teratur dan
sebagainya.
d.
Fisiologi meliputi:
konstruksi mesin, sikap dan cara kerja, peralatan kerja yang tidak sesuai
dengan ukuran tubuh atau anggota badan, misalnya meja atau kursi yang terlalu
tinggi atau pendek.
e.
Mental psikologi
meliputi: suasana kerja, hubungan kerja dengan pengusaha, pemilihan kerja dan
lain-lain.
Kesehatan tenaga kerja dan produktifitas dapat
terjamin dengan adanya keseimbangan yang menguntungkan antara beban kerja,
beban tambahan dan kapasitas kerja (suma’mur , 1996:49).
Menurut jurnal
pelayanan kesehatan (2006) tentang pedoman penyusunan perencanaan SDM kesehatan
ditingkat provinsi, kab/kota serta rumah sakit, untuk menentukan beban kerja
dapat dilakukan dengan membandingkan waktu kerja efektif dibandingkan dengan
waktu kerja yang tersedia. Langkah perhitungan
tenaga berdasarkan Work Load Indicator of
Staff Need (WISN) meliputi 5 langkah yaitu :
1.
Menetapkan waktu kerja
tersedia.
|
Waktu kerja tersedia bertujuan
untuk memperoleh waktu kerja dari masing-masing sumber tenaga manusia yang
bekerja di unit pelayanan selama kurun waktu satu tahun. Dapat dihitung dengan
rumus sebagai berikut :
Keterangan:
A:
Hari kerja (6 hari kerja/minggu x 52 minggu/tahun)
B:
Cuti tahunan
C:
Pendidikan dan pelatihan
D : Hari libur nasional
E:
Ketidak hadiran kerja
F:
Waktu kerja
2.
Menetapkan unit kerja
dan kategori SDM.
Tujuan penetapan ini agar diperoleh sumber daya manusia yang bertangung
jawab dalam menyelenggarakan kegiatan pelayanan kesehatan perseorangan pada
pasien.
3.
Menetapkan standar beban kerja
|
Standar beban kerja adalah
banyaknya jenis pekerjaan yang dapat dikerjakan seseorang tenaga kesehatan
dalam satu tahun kerja sesuai dengan standar profesional dan perhitungan waktu
libur, sakit, ijin dan cuti. Untuk menghitung standar beban kerja dapat
dihitung dengan rumus sebagai berikut :
4.
Menetapkan standar kelonggaran
|
Adalah suatu volume kegiatan
yang terkait atau tidak terkait langsung dengan kegiatan pelayanan meliputi
jenis kegiatan, waktu yang dibutuhkan untuk menyesuaikan kegiatan kategori
sumber daya manusia selama kurun waktu satu tahun. Adapun rumus untuk
menghitung standar kelonggaran sebagai berikut :
5.
Perhitungan tenaga/unit
kerja.
Kebutuhan perhitungan tenaga per unit bertujuan untuk memperoleh jumlah
sumber daya manusia per unit kerja sesuai
dengan beban kerja selama satu tahun. Data yang dibutuhkan adalah waktu
kerja tersedia, standar beban kerja, standar kelonggaran masing-masing sumber
daya manusia. Adapun rumus untuk menghitung kebutuhan tenaga per unit adalah :
|
C.
Efisiensi dan Efektivitas Kerja
1.
Pengertian Efisien
Sedangkan arti kata efisien menurut
kamus besar bahasa Indonesia yaitu tepat atau sesuai untuk mengerjakan (menghasilkan)
sesuatu (dengan tidak membuang-buang waktu, tenaga, biaya), mampu menjalankan
tugas dengan tepat dan cermat, berdaya guna, bertepat guna. Sedangkan definisi dari efisien yaitu Sedangkan
efisiensi adalah penggunaan sumber daya secara minimum guna pencapaian hasil
yang optimum. Efisiensi berarti bertindak dgn cara yg dapat meminamilisir kerugian
atau pemborosan sumber daya dalam melaksanakan
atau menghasilkan sesuatu Efisiensi menganggap bahwa tujuan-tujuan yang benar telah ditentukan dan berusaha untuk
mencari cara-cara yang paling baik untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut.
Efisiensi hanya dapat dievaluasi dengan penilaian-penilaian relatif,
membandingkan antara masukan dan keluaran yang diterima
2.
Pengertian Efektivitas
Dalam setiap organisasi,
efektivitas merupakan unsur pokok untuk mencapai tujuan atau sasaran yang telah
ditentukan. Dengan kata lain suatu aktivitas disebut efektif, apabila
tercapainya tujuan atau sasaran yang telah ditentukan sebelumnya. Hal ini
sesuai dengan pendapat Soewarno yang mengatakan bahwa efektivitas adalah
pengukuran dalam arti tercapainya tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
Pendapat yang sama juga dikemukakan oleh Chaster I. Bernard, bahwa efektivitas
adalah tercapainya sasaran yang telah disepakati bersama (Bernard, 1992:27).
Secara
komprehensif, efektivitas dapat diartikan sebagai tingkat kemampuan suatu
lembaga atau organisasi untuk dapat melaksanakan semua tugas-tugas pokoknya
atau untuk dapat mencapai sasaran yang telah ditentukan sebelumnya (Cambel,
1989:47). Sementara itu menurut Richard M.Steers,
bahwa efektivitas merupakan suatu tingkatan kemampuan organisasi untuk dapat
melaksanakan seluruh tugas-tugas pokoknya atau pencapaian sasaranya.
Sedangkan menurut Sondang P.
Siagian, (2002:171) efektivitas adalah menyelesaikan pekerjaan tepat pada waktu
yang telah ditentukan sebelumnya. Artinya bahwa efektivitas berhubungan dengan
dimensi waktu atau penyelesaian pekerjaan sesuai dengan waktu yang telah
ditentukan sebelumnya. Apabila tujuan atau sasaran dapat dicpai sesuai dengan
waktu yang telah ditentukan sebelumnya maka dikatakan efektif, akan tetapi apabila
tujuan atau sasaran yang dihasilkan tidak tepat waktu yang telah ditentukan
maka dikatakan tidak efektif.
3.
Analisis Tingkat Efektivitas
|
Perhitungan efektivitas (hasil guna)
digunakan untuk mengetahui tingkat keberhasilan dalam pencapaian terget yang
telah ditetapkan, metode yang digunakan adalah metode Charge Performance
Index (CPI) yaitu merupakan perbandingan atau rasio antara realisasi
pelayanan dengan target penerimaan yang direncanakan. Bila diformulasikan dalam
rumus adalah sebagai berikut (Sidik,
1994).
Efektivitas realisasi penerimaan
dikatakan efektif bilamana persentase yang diperoleh dari rumus di atas semakin
besar atau diatas 100 persen demikian pula sebaliknya efektivitas realisasi
penerimaan dikatakan tidak efektif bilamana prosentasenya yang diperoleh dari
rumus di atas semakin kecil atau kurang dari 60 persen, berikut disajikan
pedoman kriteria penilaian efektivitas penerimaan retribusi pelayanan seperti
pada Tabel 2.1
kriteria efektivitas penerimaan retribusi pelayanan.
Tabel 2.1
Kriteria Efektivitas
|
Efektivitas
Penerimaan Waktu
Pelayanan
|
Kriteria
Efektivitas Waktu Pelayanan
|
|
Diatas 100%
91% - 100%
81%- 90%
61% - 80%
Kurang dari 60%
|
Sangat efektif
Efektif
Cukup efektif
Kurang efektif
Tidak efektif
|
sumber: Kepmendagri nomor. 690.900 tahun 1996
D.
Waktu Kerja
Waktu kerja bagi seseorang
menentukan efisiensi dan produktifitasnya. Segi- segi penting dalam
persoalan waktu kerja meliputi:
1.
Lamanya seorang mampu
bekerja dengan baik.
2.
Hubungan antara waktu
kerja dan istirahat.
3.
Waktu bekerja sehari
menurut periode yang meliputi pagi, siang dan malam.
Lamanya seseorang bekerja seharian secara
baik umumnya adalah 6-8 jam, sehingga seseorang dalam seminggu dapat bekerja
dengan baik selama 40-50 jam. Tapi pada umumnya produktifitas mulai menurun
sesudah 4 jam bekerja, oleh karena itu perlu adanya istirahat ½ jam sesudah
bekerja selama 4 jam terus-menerus (Suma’mur
1996:193).
E.
Kapasitas
Kerja
Kemampuan kerja seseorang tenaga
kerja berbeda satu dengan yang lainnya dan sangat tergantung kepada
keterampilan, keadaan gizi, jenis kelamin, usia dan ukuran-ukuran tubuh.
Semakin tinggi keterampilan kerja yang dimiliki, semakin efisien badan dan jiwa
bekerja sehingga beban kerja menjadi relatif sedikit (Suma’mur 1996:50).
F.
Kelelahan
Kelelahan dapat menunjukkan keadaan
yang berbeda-beda, tetapi semua berakibat kepada pengurangan kapasitas kerja
dan ketahanan tubuh. Terdapat dua jenis kelelahan yaitu kelelahan otot dan
kelelahan umum. Kelelahan otot merupakan tremor pada otot atau perasaan nyeri
yang terdapat pada otot. Kelelahan umum ditandai dengan berkurangnya kemampuan
untuk bekerja, yang sebabnya adalah persyaratan atau psikis. Sebab-sebab
kelelahan umum adalah monotomi, intensitas, dan lamanya kerja mental dan fisik,
keadaan lingkungan, sebab-sebab mental seperti tanggung jawab, kekhawatiran dan
konflik serta penyakit-penyakit. Pengruh-pengaruh ini seperti berkumpul didalam
tubuh dan mengakibatkan perasaan lelah. Perasaan ini tepat menyebabkan
seseorang berhenti bekerja seperti halnya kelelahan fisioligis berakibatkan
tidur. Kelelahan mudah ditiadakan dengan istirahat tetapi, jika dipaksakan terus,
kelelahan akan bertambah dan sangat mengganggu. Istirahat sebagai usaha
pemulihan dapat dilakukan dengan berhenti bekerja sewaktu-waktu sebentar sampai
dengan tidur waktu dimalam hari.
Suatu
daftar gejala-gejala atau perasaan-perasaan yang ada hubunganya dengan
kelelahan adalah :
1.
Perasaan berat dikepala
2.
Menjadi lelah seluruh
badan
3.
Kaki merasa berat
4.
Menguap
5.
Merasa kacau pikiran
6.
Menjadi mengantuk
7.
Marasa beban pada mata
8.
Kaku dan canggung dalam
gerakan
9.
Tidak seimbang dalam
berdiri
10.
Mau berbaring
11.
Merasa susah pikiran
12.
Lelah berbicara
13.
Menjadi gugup
14.
Tidak dapat
berkonsentrasi
15.
Tidak dapat mempunyai
perhatian terhadap sesuatu
16.
Cenderung untuk lupa
17.
Kurang kepercayaan
18.
Cemas terhadap sesuatu
19.
Tidak dapat mengontrol
sikap
20.
Tidak dapat tekun dalam
pekerjaan
21.
Sakit kepala
22.
Kekakuan di bahu
23.
Merasa nyeri di
punggung
24.
Merasa ernafasan
tertekan
25.
Haus
26.
Suara serak
27.
Merasa pening
28.
Spasme dari kelopak
mata
29.
Tremor pada anggota
badan
30.
Merasa kurang sehat
Pertanyaan-pertanyaan 1-10 menunjukkan
pelemahan kegiatan, 11-20 menunjukkan pelemahan motivasi dan 21-30 gambaran
kelelahan fisik akibat keadaan umum.
Kelelahan dapat dikurangi dengan
berbagai cara yang ditunjukkan kepada keadaan umum dan lingkungan fisik di
tempat kerja, misalnya, banyak hal dapat dicapai dengan pengaturan jam kerja,
pemberian kesempatan istirahat yang tepat, kamar-kamar istirahat, masa-masa
libur dan rekreasi (suma’mur 1996:190-192).
G.
Penetapan
Waktu Longgar dan Waktu Baku
Waktu normal untuk suatu elemen
operasi kerja adalah semata-mata menunjukkan bahwa seorang operator yang
berkualitas baik akan bekerja menyelesaikan
pekerjaan pada kesempatan atau tempo kerja yang normal. Sedangkan waktu baku
adalah sama dengan waktu normal kerja dengan waktu longgar itu dapat
diklasifikasikan menjadi :
1.
Kelonggaran waktu untuk
kebutuhan personal (personal allowence)
Pada dasarnya setiap pekerja
haruslah diberikan kelonggaran waktu untuk keperluan yang bersifat kebutuhan
pribadi (personal needs). Jumlah
waktu longgar untuk kebutuhan personal dapat ditetapkan dengan jalan
melaksanakan aktifitas time study
sehari kerja penuh dengan metode sampling kerja. Untuk pekerjaan-pekerjaan yang
relatif ringan dimana operator bekerja selama 8 jam per hari tanpa jam
istirahat yang resmi sekitar 2% sampai 5% (atau 10 sampai 34 menit) setiap hari
akan dipergunakan untuk kebutuhan-kebutuhan yang bersifat personal ini.
2.
Kelonggaran waktu untuk
melepaskan lelah (fatique alloance)
Kelelahan fisik manusia bisa
disebabkan oleh
beberapa penyebab diantaranya adalah bekerja yang membutuhkan pikiran banyak
(lelah mental) dan kerja fisik. Masalah yang dihadapi untuk menetapkan jumlah
waktu yang diijinkan untuk istirahat melepas lelah sangat sulit dan komplek
sekali. Waktu yang dibutuhkan untuk keperluan istirahat sangat tergantung pada
individu yang bersangkutan. Interval waktu dari siklus kerja dimana pekerja
akan memikul beban kerja secara penuh, koordinasi lingkungan fisik pekerjaan
dan faktor-faktor lainnya.
Lamanya periode waktu istirahat dan
frekuensi pengadaanya akan tergantung pada jenis pekerjaanya. Adapun waktu
istirahat yang diperlukan berkisar antara 5 sampai 15 menit. Pekerjaan yang
relatif ringan mungkin tidak memerlukan periode waktu istirahat, sedangkan
untuk pekerjaan yang berat kebutuhan akan istirahat sudah berkurang karena
pekerjaan mulai diaplikasikan
pengguanaanya keperalatan atau mesin-mesin mekanis, sehingga mengurangi peran
manusia. Sebagai konsekuensinya, maka kebutuhan waktu longgar untuk istirahat
melepas lelah dapat dihilangkan pula.
3.
Kelonggaran waktu
karena keterlambatan-keterlambatan (Delay
Allowance)
Jenis dan lamanya keterlambatan
untuk suatu aktivitas kerja dapat ditetapkan dengan teliti dengan melaksanakan
aktivitas time study secara penuh
ataupun bisa juga dengan kegiatan sampling kerja. Elemen-elemen kerja yang
tidak masuk dalam siklus kerja akan tetapi merupakan bagian dari kerja atau
operasi secara keseluruhan tidak akan dianggap sebagai delay akan tetapi harus diamati dan diukur sebagaimana
elemen-elemen kerja lainya yang masih termasuk siklus operasi.
Personal
allowance umumnya diaplikasikan sebagai prosentase
tertentu dari waktu normal. Untuk mempermudah perhitungan biasanya fatique allowance juga akan dinyatakan
sama (prosentase dari waktu normal) dan begitu pula halnya dengan delay. Apabila ketiga jenis kelonggaran
waktu tersebut diaplikasikan secara bersamaan untuk seluruh elemen kerja, maka
hal ini akan bisa menyederhanakan perhitungan yang harus dilakukan. Untuk
merubah waktu baku (standar time)
untuk menyelesaikan suatu operasi kerja disini tipe normal harus ditambahkan
dengan Allowance Time (yang merupakan
prosentase dari waktu normal). Disamping itu ada kecenderungan untuk
mempertimbangkan Allowance Time ini
sebagai waktu yang diberikan atau dilonggarkan untuk berbagai macam hal per
hari kerja (Wignjosoebroto, 2006:201-203).
H.
Manajemen Sumber Daya Manusia
Sumber Daya Manusia dipandang
semakin besar peranannya bagi kesuksesan suatu organisasi, maka banyak
organisasi kini menyadari bahwa unsur “manusia” dalam organisasi dapat
memberikan keunggulan bersaing. Manajemen Sumber Daya Manusia berhubungan
dengan sistem rancangan formal dalam suatu organisasi untuk menentukan
efektivitas dan efisiensi dilihat dari bakat seseorang untuk mewujudkan sasaran
suatu organisasi. Keahlian teknis staf sumber daya manusia penting sebab mereka
menyediakan tindakan menuju efektivitas strategis yang diperlukan untuk sumber
daya manusia sebagai kontributor keuangan untuk suksesnya organisasi.
Dalam suatu organisasi, manajemen
sumber daya manusia mencakup perekrutan, kompensasi, pelatihan dan
pengembangan. Tingkat efektivitas manajemen sumber daya manusia dipandang turut
mempengaruhi kinerja suatu organisasi, sebesar atau sekecil apapun organisasi tersebut.
Efektivitas mananjemen sumber daya manusia berhubungan dengan peningkatan
kinerja keuangan seperti diukur dengan produktivitas tenaga kerja, arus kas dan
nilai pasar perusahaan (Mathis, Robert L & John H. J, 2001:3-4,106).
Rumah sakit besar yang memiliki
kelompok tenaga medis yang banyak akan menangani pelayanan kesehatan yang cukup
tinggi. Hal ini berdampak pada
beragamnya data dan informasi medis sebagai hasil tugas pelayanan dan
berpengaruh terhadap pengelolaan data dan informasi serta manajemen sumber daya
manusia di unit kerja rekam medis, supervisi staf harus dilakukan demi meningkatkan kinerja
pelayanan rekam medis melalui para supervisor yang telah ditugaskan dan yang
paham akan prinsip-prinsip manajemen sumber daya manusia yang efektif (Hatta,
Gemala, 2008:315).
I.
Unit Rekam Medis
Unit Rekam Medis disarana pelayanan
kesehatan merupakan unit yang sibuk dan sangat memerlukan kinerja tinggi dari
para petugasnya. Meskipun petugas rekam medis tidak secara langsung terlibat
dalam pelayanan klinis pasien, tetapi informasi yang tercatat pada rekam medis
merupakan bagian penting dalam pelayanan kesehatan. Oleh karena itu, sebenarna
petugas unit kerja rekam medis mempunyai peran penting dalam proses pelayanan
di rumah sakit.
Pengelolaan rekam medis di rumah
sakit sangatlah penting, maka sangatlah perlu dukungan dari seluruh staf, baik
staf medis maupun staf administrasi di rumah sakit. Mereka harus menyadari betul akan pentingnya pekerjaan di unit rekam
medis dan permasalahan-permasalahan yang ada dalam proses pencatatan data
pelayanan pasien. Rasa saling memahami pekerjaan masing-masing ini dapat dicapai melalui cara-cara berikut :
1.
Mengintensifkan
hubungan dengan staf klinis dan staf administrasi rumah sakit dalam hal
pengisian rekam medis dan prosedur yang diperlukan dalam manajemen pelayanan
rekam medis
2.
Tercukupinya kebutuhan
pekerjaan seperti berkas rekam medis, folder dan peralatan lainnya yang
mendukung pelaksanaan fungsi rekam medis .
3.
Memiliki petugas yang
cukup terlalatih guna melaksanakan semua prosedur pokok rekam medis.
Dalam menjalankan pelayanan rekam medis
yang efektif, petugas rekam medis memerlukan dukungan dari panitia rekam medis
atau biasanya dikenal dengan komite rekam medis. Mereka perlu mengungkapkan
maslah-masalah yang berhubungan dengan pelayanan rekam medis kepada panitia
tersebut untuk dibicarakan. Dalam hal ini, mereka juga perlu memastikan bahwa
masalah-masalah tersebut benar-benar dicatat dan disampaikan kepada panitia
rekam medis secara jelas dan objektif. Panitia ini mempunyai tugas pokok untuk
mengevaluasi kerja rekam medis dalam rangka menjamin mutu pelayanan rekam
medis.
Staf unit rekam madis dibawah
kepemimpinan kepala unit rekam medis bertanggung jawab atas pelaksanaan rekam
medis dan pelayanan rekam medis. Manajemen rumah sakit harus menyediakan sistem
pengamanan dan ruang simpan yang mencukupi untuk berkas rekam medis, serta
tempat kerja yang memadai untuk para petugasnya. Petugas rekam medis harus
melindungi rekam medis dari kerusakan, kehilangan dan kerahasiaan atau penggunaan
yang tidak benar. Mereka bertanggung jawab akan hal itu, mengingat bahwa hak
privasi pasien dan kerahasiaan informaasi disimpan disini. Dalam hal ini kepala
unit rekam medis bertanggung jawab atas penyusunan dan pelaksanaan kebijakan
serta prosedur pelayanan rekam medis di rumah sakit. Fungsi utama unit rekam
medis adalah :
1.
Membuat dan
melaksanakan indek utama pasien (IUP) guna identifikasi pasien.
2.
Penyediaan rekam medis
untuk pelayanan pasien dan penggunaan lainnya.
3.
Melaksanakan prosedur
pasien-pulang (discharge) dan kelengkapan rekam medis setelah pasien keluar
atau meninggal.
4.
Membuat kode penyakt
dan kode operasi dari pasien yang sudah keluar atau yang meninggal.
5.
Melakukan pengarsipan (filing) atau penyimpanan rekam medis.
6.
Mengevaluasi pelayanan
rekam medis
7.
Melakukan
perhitungan-perhitungan dalam rangka pelaporan statistik bulanan dan tahunan.
8.
Menjaga masalah
mediko-legal yang berhubungan dengan pelepasan informasi pasien dan masalah
hukum lainnya.
Melihat fungsi tersebut di atas, maka
ada hal-hal penting dalam prosedur pokok rekam medis yang harus dilakukan oleh
petugas unit rekam medis. Kesalahan dalam pelaksanaan prosedur tersebut dapat
berpengaruh terhadap pelayanan rekam medis secara keseluruhan (pusdiknakes
2010).
J.
Kerangka Teori
 |
||||
|
||||
K.
Kerangka Konsep
Kerangka konsep penelitian pada dasarnya adalah
kerangka hubungan antara konsep-konsep yang diinginkan diamati atau diukur
melalui penelitian-penelitian yang akan dilakukan (Notoatmodjo, 2012:100).
 |
Gambar
2.2
Kerangka konsep
Keterangan:
Waktu
kerja tersedia, unit kerja dan kategori sumber daya manusia, standar beban
kerja, standar kelonggaran dan perhitungan tenaga per unit kerja merupakan
input yang nantinya akan dihitung dengan rumus WISN sehingga akan menghasilkan
output jumlah tenaga kerja yang efektif.
|
BAB III
METODOLOGI PENELITIAN
A.
Jenis
Penelitian
Penyusunan karya tulis ilmiah ini
menggunakan jenis penelitian bersifat deskriptif dengan pendekatan cross sectional,
metode yang digunakan penulis dalam penelitian ini
adalah observasi dan wawancara, penelitian
deskriptif adalah suatu penelitian yang dilakukan dengan tujuan untuk membuat
gambaran tentang suatu keadaan secara objektif, sedangkan pendekatan masalah
yang terjadi pada objek penelitian dilakukan dan dikumpulkan dalam waktu yang
bersamaan, (Indarwati, 2010:51-52)
B.
Identifikasi
Variabel
1.
Menetapkan waktu kerja
tersedia
2.
Menetapkan unit kerja
dan kategori SDM
3.
Menyusun standar beban
kerja
4.
Menyusun standar
kelonggaran
5.
Perhitungan tenaga di
unit kerja
6.
Perhitungan efektivitas
waktu kerja
C.
Definisi Operasional
Tabel 3.1
Definisi Operasional
|
No
|
Variabel
|
Definisi
Operasional
|
|||||||||||||||||
|
1.
|
Menetapkan waktu kerja tersedia
|
Penggunaan waktu yang dipakai perekam
medis pada waktu kerja, dari jumlah keseluruhan waktu kegiatan dalam satu
hari kerja. Adapun data yang dibutuhkan untuk menetapkan waktu kerja tersedia
dihitung dari jumlah hari kerja dalam satu minggu, satu tahun, cuti tahunan,
hari libur, diklat, sakit, dan ijin/tahun, waktu kerja/hari dengan uraian
perhitungan hari kerja tersedia (hari kerja/tahun) dan waktu kerja tersedia
(jam kerja/tahun).
Dengan menggunakan rumus :
Waktu kerja tersedia = {A-(B+C+D+E)} x
F
Keterangan:
A: Hari kerja tersedia = (6 hari
kerja/minggu x 52 minggu/tahun)
B: Cuti tahunan
C: Diklat
D: Hari libur nasional
E: Ketidak hadiran
F: Waktu kerja
(sumber: Jurnal Pelayanan
kesehatan, 2006)
|
|||||||||||||||||
2.
|
Menetapkan unit kerja dan kategori SDM
|
Unit Kerja adalah suatu pola
hubungan-hubungan yang melalui nama-nama orang dibawah manajer untuk mencapai
tujuan bersama. SDM merupakan salah satu komponen penting dalam pelayanan
rumah sakit. Kategori SDM dapat digolongkan menurut pendidikan, kesehatan dan
pengalaman kerja seseorang. Manajemen profesional sangat dibutuhkan untuk
menentukan kualitas sumber daya manusia dalam memberikan pelayanan rumah
sakit yang berkualitas.
Data dan informasi yang dibutuhkan
untuk menetapkan unit kerja dan kategori SDM adalah :
1.
Struktur organisasi, uraian tugas
pokok dan fungsi masing-masing unit.
2.
Keputusan direktur rumah sakit tentang
pembentukan unit kerja rekam medis.
3.
Data pegawai berdasarkan pendidikan
yang bekerja di unit rekam medis.
4.
Peraturan pemerintah 32 tentang
kesehatan.
5.
Undang-undang tentang jabatan
fungsional.
6.
Standar profesi, standar pelayanan dan
standar operasional di unit kerja rekam medis.
(sumber:
Jurnal Pelayanan kesehatan, 2006)
|
|||||||||||||||||
No
|
Variabel
|
Definisi Operasional
|
|||||||||||||||||
|
3.
|
Menyusun Standar Beban kerja
|
Banyaknya jenis pekerjaan yang dapat
dilaksanakan oleh seorang tenaga kesehatan profesional dalam satu tahun kerja
sesuai standar profesional dan memperhitungkan waktu libur, sakit, ijin,
cuti, dll yang disusun berdasarkan waktu yang dibutuhkan untuk menelesaikan
(rata-rata waktu) dan waktu yang tersedia/tahun yang dimiliki oeh masing-masing
kategori tenaga.
Untuk menyusun standar beban kerja
menggunakan rumus :
(sumber: Jurnal Pelayanan
kesehatan, 2006)
|
|||||||||||||||||
|
4.
|
Menyusun standar kelonggaran
|
Standar kelonggaran adalah waktu
normal untuk menyelesaikan pekerjaan pada kecepatan atau tempo kerja yang
normal. Memilih tujuan diperolehnya faktor
kelonggaran tiap kategori SDM meliputi jenis kegiatan dan kebutuhan waktu
untuk menyelesaikan suatu kegiatan yang tidak terkait langsung atau
dipengaruhi tinggi rendahnya kualitas atau jumlah kegiatan pokok/pelayanan.
Untuk menyusun standar kelonggaran
menggunakan rumus :
(sumber: Jurnal Pelayanan
kesehatan, 2006)
|
|||||||||||||||||
|
5.
|
Perhitungan kebutuhan tenaga/unit
kerja
|
Banyaknya tenaga kerja yang dibutuhkan
sesuai dengan beban kerja agar produktivitasnya dapat tercapai.
Sumber data yang dibutuhkan :
1.
Data yang diperoleh sebelumnya yaitu
waktu kerja tersedia, standar beban kerja, standar kelonggaran.
2.
Kuantitas kegiatan pokok per unit
kerja selama satu tahun.
Untuk menghitung perhitungan
tenaga/unit kerja menggunakan rumus :
(sumber:
Jurnal Pelayanan kesehatan, 2006)
|
|||||||||||||||||
6
|
Efektivitas kerja
|
Efektivitas adalah ukuran berhasil tidaknya suatu
organisasi/Instansi mencapai tujuannya. Apabila suatu organisasi berhasil mencapai
tujuan, maka organisasi tersebutdikatakan telah berjalan dengan efektif.
Efektivitas hanya melihat apakah suatu program atau
kegiatan
telah mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Untuk mengetahui
tingkat keberhasilan dalam pencapaian terget perhitungan efektivitas, metode yang
digunakan adalah metode Charge Performance Index (CPI). Bila
diformulasikan dalam rumus adalah sebagai berikut:
 x100%
Dengan
kriteria efektivitas penerimaan retribusi pelayanan sebagai berikut:
(sumber: Kepmendagri nomor. 690.900 tahun
1996)
|
|||||||||||||||||
D.
Populasi dan
Sampel
1.
Populasi
Populasi adalah wilayah generalisasi yang terdiri atas obyek, subyek yang
mempunyai kualitas dan karakteristik tertentu yang ditetapkan oleh peneliti
untuk dipelajari dan kemudian dapat ditarik
kesimpulan (Sugiyono, 2010:117). Populasi yang digunakan
dalam penelitian ini adalah semua petugas unit rekam medis di Rumah Sakit Muhammadiyah Nambangan Selogiri yang
berjumlah 4 orang.
2.
Sampel
Dalam
penelitian ini penulis menggunakan sampel jenuh, yaitu teknik penentuan sampel bila semua anggota populasi digunakan sebagai
sampel. Artinya populasi sama dengan sampel
yaitu 4 orang (Sugiyono, 2010:124).
E.
Instrumen
Penelitian
Instrumen yang digunakan dalam
penelitian ini adalah :
1.
Pedoman Observasi
Membuat tabel kegiatan pengamatan terhadap kegiatan
yang diteliti yang diberikan kepada kepala rekam medis dan petugas pendaftaran.
2.
Pedoman Wawancara
Membuat daftar pertanyaan yang ditentukan kepada kepala
rekam medis dan petugas pendaftaran di Rumah Sakit Muhammadiyah Selogiri.
3.
Stopwatch
Suatu alat yang digunakan untuk mengukur kegiatan
yang diamati.
F.
Cara
Pengumpulan Data
Cara pengolahan data terdiri dari
jenis data yang akan diambil, cara pengumpulannya :
1.
Data primer adalah data
yang diperoleh dan dikumpulkan langsung dari lapangan oleh peneliti, yaitu data
hasil observasi dan wawancara.
2.
Data sekunder adalah
data yang diperoleh dan dikumpulkan oleh peneliti dari sumber yang ada seperti
profil rumah sakit, prosedur rumah sakit dan jumlah kunjungan pasien rumah
sakit (Notoatmodjo, 2010:18)
G.
Pengolahan Data
Pengolahan data merupakan suatu
sistem yang akan mengolah input berupa bahan baku dan bahan-bahan lain menjadi
output berupa bahan jadi (George R.Terry).
1.
Colecting
Penulis mengumpulkan data tentang jumlah petugas di
unit rekam medis, waktu kerja tersedia, unit kerja, standar beban kerja,
standar kelonggaran dan kebutuhan tenaga per unit rekam medis dari sumber yang
ada, melalui kegiatan observasi dan wawancara.
2.
Editing
Data observasi dan data wawancara yang diperoleh
dari penelitian kemudian diperiksa dan disusun agar dapat dicapai
keakuratannya.
3.
Klasifikasi
Pengelompokan data yang didapat dari penelitian yang
dikelompokkan berdasarkan pertimbangan peneliti
sendiri yang disesuaikan dengan permasalahan dan tujuan penelitian.
4.
Tabulasi
Dari hasil pengelompokan data kemudian diperjelas
dengan memasukkan kedalam tabel.
5.
Penyajian Data
Data yang diperoleh disajikan secara textular yaitu
penyajian hasil penelitian dalam kalimat dan tabel (Notoatmodjo, 2005).
H.
Analisa
Data
Penelitian ini menggunakan analisis
deskripsi yaitu dengan cara melakukan analisis kebutuhan tenaga kerja
berdasarkan beban kerja di tempat pendaftaran pasien di Rumah Sakit Muhammadiyah Selogiri serta
mendiskripsikan hasil penelitian untuk diambil suatu kesimpulan.
BAB
IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
HASIL DAN PEMBAHASAN
A.
Hasil Pengamatan
1.
Sejarah Rumah Sakit Muhammadiyah
Selogiri
Pendirian
Rumah Sakit Muhammadiyah Selogiri ini awalnya didirikan oleh
beberapa orang anggota Muhammadiyah pada tahun 1967 dengan surat keputusan
Bupati Kepala Daerah Kabupaten Wonogiri nomor : Ijin No PUD/B/Perid X/A tanggal
14 Juli 1970.
Pada awalnya amal usaha
ini sangat sederhana mengingat pada masa itu kondisi Negara diliputi oleh
politik yang tidak stabil dan inflasi ekonomi. Sebagai tempat usaha adalah rumah
Bapak Khambali di dusun Nambangan, Desa Nambangan, kondisi bangunan yang
sederhana, lantai rumah dari batu merah, dinding penyekat hanya terbuat dari
bambu.
Dari kesederhanaan
tersebut, justru memacu para pengurus untuk lebih dapat mengembangkan Rumah Bersalin
sehingga dapat beroperasi, dari segi dana pengurus berusaha untuk menghimpunnya
melalui iuran guru Agama yang menjadi anggota Muhammadiyah dan meminjam
perhiasan milik warga kampung.
Atas bantuan-bantuan
dan bimbingan Bapak Sahur, seorang anggota CPM TNI AD yang berasal dari Madura
dan bertugas didaerah Selogiri dalam rangka menumpas G 30 S PKI, setapak demi
setapak Rumah Bersalin PKU Muhammadiyah Nambangan dapat melaksanakan kegiatan
membantu masyarakat dalam hal pertolongan persalinan.
Searah dengan
perjalanan waktu serta kegigihan pengurus, Rumah Sakit PKU Muhammadiyah
Nambangan akhirnya dapat membangun gedung diatas tanah milik sendiri yakni di
Dusun Bulak Desa Nambangan Kecamatan Selogiri tahun 1979/1980.
Sejak saat itu Rumah
Bersalin PKU Muhammadiyah terus berbenah diri baik fasilitas gedung, sarana:
a. Ijin
Operasional Sementara No. 98/Kanwil/RB/VIII/1994.
b. Ijin
Operasional Tetap No. YM.00.01.3.2.1.155.RB.
Pada tanggal 01
September 2001 mulai beroperasional Rumah Sakit Muhammadiyah Selogiri dengan Surat Ijin
Penyelenggaraan Rumah Sakit dengan Keputusan Menteri Kesehatan RI No.
YM.02.04.2.2.1174. Pada 22 November 2004 Perpanjangan Ijin Penyelenggaraan
Keputusan Menteri Kesehatan RI No. YM.02.04.3.5.3320, dan untuk Ijin
operasional sampai pada saat ini adalah Keputusan Bupati Wonogiri No.170 Tahun
2010.
2.
Visi, Misi, Falsafah, Tujuan dan Motto Rumah Sakit
Muhammadiyah Selogiri.
a.
Visi
Terwujudnya rumah sakit pilihan yang
islami dengan pelayanan kesehatan yang professional dan berkualitas.
b.
Misi
1)
Memberikan pelayanan yang
bermutu dan professional.
2)
Memberikan pelayanan
kesehatan yang terjangkau bagi masyarakat dan peduli terhadap kaum dhuafa.
3)
Membentuk sumber daya
manusia yang professional dan islami.
4)
Mendukung persyarikatan
Muhammadiyah khususnya di bidang kesehatan dalam rangka amar ma’ruf nahi
mungkar.
c.
Falsafah
Ruamah Sakit Muhammadiyah Selogiri
Wonogiri merupakan sarana untuk beribadah kapada Allah SWT.
d.
Tujuan
1)
Terselenggaranya pelayanan
kesehatan yang bermutu dan professional.
2)
Teselenggaranya pelayanan
kesehatan yang terjangkau bagi masyarakat dan peduli terhadap kau dhuafa.
3)
Terwujudnya rumah sakit yang
mengedepankan nilai-nilai islami.
4)
Terlaksananya dakwah
islamiyah sesuai tujuan Muhammadiyah.
e.
Motto
Ramah Santun dan Islami Dalam Pelayanan.
3.
Menetapkan Waktu Kerja Tersedia
Penetapan
waktu kerja tersedia dapat diperoleh dari hari kerja dalam 1 tahun dikurangi
cuti tahunan, ditambah hari untuk melakukan pendidikan atau pelatihan, ditambah
hari libur nasional, ditambah ijin kerja kemudian dikali jam kerja dalam 1
hari. Data tersebut
dapat diperoleh dari ketentuan yang ada di Rumah Sakit Muhammadiyah Selogiri.
Tabel 4.3.1
Menetapkan Waktu Kerja Tersedia di TPPRJ dan Filing
|
Faktor
|
Kategori Frekuensi Tenaga
|
|
TPPRJ dan Filing
|
|
|
Hari Kerja Tersedia (A)
|
313
|
|
Cuti (B)
|
12
|
|
Pendidikan (C)
|
4
|
|
Libur (D)
|
13
|
|
Izin (E)
|
5
|
|
Waktu Kerja (F)
|
6
|
|
Waktu Kerja Tersedia
|
{313-(12+4+13+6)}x6
|
|
Jumlah (jam)
|
1.674
|
|
Jumlah (menit)
|
100.080
|
Sumber: Hasil
wawancara dengan petugas
pendaftaran
RS. Muhammadiyah Selogiri tahun 2014.
Tabel 4.3.2
Menetapkan Waktu Kerja Tersedia di TPPRI dan TPPGD
|
Faktor
|
Kategori Frekuensi Tenaga
|
|
TPPRI dan TPPGD
|
|
|
Hari Kerja Tersedia (A)
|
365
|
|
Cuti (B)
|
12
|
|
Pendidikan (C)
|
4
|
|
Libur (D)
|
88
|
|
Izin (E)
|
5
|
|
Waktu Kerja (F)
|
7
|
|
Waktu Kerja Tersedia
|
{365-(12+4+88+5)}x7
|
|
Jumlah (jam)
|
1.792
|
|
Jumlah (menit)
|
107.520
|
Sumber: Hasil
wawancara dengan petugas
pendaftaran
RS. Muhammadiyah Selogiri tahun 2014.
Dari tabel diatas dapat
diketahui bahwa faktor penetapan waktu kerja tersedia tersebut diatas
berhubungan dengan kategori tenaga, jadi untuk menentukan waktu kerja tersedia harus
dilihat dulu faktor yang mempengaruhui waktu tersedia tersebut diatas untuk
setiap kategori tenaga, kemudian disesuaikan lama harinya untuk setiap kategori
tenaga yaitu tenaga pelayanan pendaftaran pasien rawat jalan dan filing sebesar
100.440 menit/ tahun sedangkan tempat pendaftaran pasien gawat darurat dan
rawat inap sebesar 107.520.
4.
Menetapkan Unit Kerja
Berdasarkan
hasil wawancara di rumah sakit muhammadiyah selogiri di dapat data mengenai kategori
sumber daya manusia pada petugas pendaftaran pasien sebagai berikut:
Tabel
4.4
Kategori Sumber Daya Manusia
Petugas Pendaftaran Pasien
|
Unit Kerja
|
Kategori SDM
|
Jumlah Petugas
|
|
Pendaftaran
|
SMA
|
4 orang
|
Sumber: Hasil wawancara
dengan Kepala Rekam Medis RS. Muhammadiyah Selogiri tahun 2014.
Dari tabel diatas diketahui bahwa petugas pendaftaran 4
orang merupakan lulusan SMA. Di bagian pendaftaran rumah sakit muhammadiyah selogiri
belum ada petugas lulusan D3 rekam medis, karena kurangnya tenaga kerja di
bagian pendaftaran sehingga merekrut tenaga kerja yang bukan lulusan D3 rekam
medis, padahal dibagian tersebut memerlukan pengetahuan lebih mengenai kinerja
yang ada dibagian pendaftaran mengingat rata-rata pasien saat ini menggunakan
jaminan kesehatan nasional atau BPJS.
5.
Menyusun Standar Beban Kerja
Dalam
penyusunan standar beban kerja dapat dihitung dari jumlah rata-rata waktu per
kegiatan pokok sesuai kegiatan yang dilakukan petugas pendaftaran pasien. Kegiatan
pokok yang dimaksud yaitu kumpulan berbagai jenis kegiatan sesuai Standar Operasional
Prosedur untuk menghasilkan pelayanan yang semaksimal mungkin.
1)
Pendaftaran
Pasien Baru Rawat Jalan
Waktu
rata- rata kegiatan pendaftaran pasien baru rawat jalan sesuai dengan Standar
Operasional Prosedur (SOP) di Rumah Sakit Muhammadiyah Selogiri dalam
memberikan pelayanan kepada setiap pasien mulai dari menyiapkan formulir rekam
medis sampai pendistribusian dokumen rekam medis ditempuh selama 10 menit.
Berdasarkan
hasil penelitian yang telah dilakukan di Rumah sakit, rata-rata kegiatan pokok
pendaftaran pasien baru rawat jalan sebagai berikut:
Tabel
4.5.1
Waktu rata-rata perkegiatan
untuk pendaftaran pasien baru rawat jalan
|
Kegiatan Pokok
|
No
|
Uraian Kegiatan
|
Rata-rata Waktu
(detik)
|
|
Pendaftaran
pasien baru
|
1
|
Menyiapkan
formulir dan berkas rekam medis
|
40,31
|
|
2
|
Mewawancarai
pasien
|
52,53
|
|
|
3
|
Verifikasi
syarat BPJS
|
63,84
|
|
|
4
|
Pengisian
formulir pendaftaran
|
67,91
|
|
|
5
|
Pengisian KIB
|
45,39
|
|
|
6
|
Mengentri data
pasien
|
89.24
|
|
|
7
|
Mendistribusikan
berkas RM
|
81.47
|
|
|
Total waktu
(detik)
|
|
|
440,69
|
|
Total waktu
(menit)
|
|
|
7,35
|
Sumber: hasil pengamatan dibagian
pendaftaran di rumah sakit muhammadiyah selogiri tahun 2014
Tabel
diatas merupakan realisasi hasil perhitungan waktu rata-rata perkegiatan untuk
kegiatan pokok pendaftaran pasien baru rawat jalan, untuk perhitungan standar
beban kerjanya sebagai berikut:
2)
Pendaftaran
Pasien Lama Rawat Jalan
Waktu
rata- rata kegiatan pendaftaran pasien lama rawat jalan sesuai dengan Standar
Operasional Prosedur (SOP) di Rumah Sakit Muhammadiyah Selogiri dalam
memberikan pelayanan kepada setiap pasien mulai dari menanyakan Kartu Identitas
Berobat (KIB) sampai pendistribusian dokumen rekam medis ditempuh selama 5
menit. Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan di Rumah sakit, rata-rata
kegiatan pokok pendaftaran pasien lama rawat jalan sebagai berikut:
Tabel 4.5.2
Waktu rata-rata perkegiatan untuk pendaftaran pasien
lama rawat jalan
|
Kegiatan Pokok
|
No
|
Uraian Kegiatan
|
Rata-rata Waktu
(detik)
|
|
Pendaftaran
pasien lama
|
1
|
Menanyakan KIB
|
15,37
|
|
2
|
Verifikasi
syarat BPJS
|
66,59
|
|
|
3
|
Mengentri data
pasien
|
88.93
|
|
|
4
|
Mencari berkas
RM
|
67.28
|
|
|
5
|
Mendistribusikan
berkas RM
|
89.35
|
|
|
Total waktu
(detik)
|
|
|
327,52
|
|
Total waktu
(menit)
|
|
|
5,46
|
Sumber: hasil pengamatan dibagian
pendaftaran di rumah sakit muhammadiyah selogiri tahun 2014
Tabel
diatas merupakan hasil realisasi
dari perhitungan
waktu rata-rata perkegiatan untuk kegiatan di pendaftaran pasien lama rawat
jalan di rumah sakit muhammadiyah selogiri, untuk perhitungan standar beban
kerjanya sebagai berikut:
3)
Pendaftaran
Pasien Baru Rawat Inap
Waktu
rata- rata kegiatan pendaftaran pasien baru rawat inap sesuai dengan Standar
Operasional Prosedur (SOP) di Rumah Sakit Muhammadiyah Selogiri, standar waktu
rata-rata yang telah ditetapkan didalam memberikan pelayanan kepada setiap
pasien baru rawat inap mulai dari menyiapkan formulir rekam medis sampai
pendistribusian dokumen rekam medis, standar waktu pelayanan yang ditetapkan
selama 10 menit. Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan di rumah
sakit muhammadiyah selogiri, rata-rata kegiatan pokok pendaftaran pasien baru
rawat inap sebagai berikut:
Tabel 4.5.3
Waktu rata-rata perkegiatan untuk pendaftaran pasien baru rawat inap
|
Kegiatan Pokok
|
No
|
Uraian
Kegiatan
|
Rata-rata
Waktu (detik)
|
|
Pendaftaran pasien baru
|
1
|
Menyiapkan formulir dan berkas rekam medis
|
38,41
|
|
2
|
Mewawancarai pasien
|
75,20
|
|
|
3
|
Verifikasi syarat BPJS
|
68,19
|
|
|
4
|
Pengisian formulir pendaftaran
|
66,07
|
|
|
5
|
Pengisian KIB
|
46,33
|
|
|
6
|
Mengentri data pasien
|
88,57
|
|
|
7
|
Mendistribusikan berkas RM
|
82,44
|
|
|
Total waktu (detik)
|
|
|
465,21
|
|
Total waktu (menit)
|
|
|
7,75
|
Sumber: hasil pengamatan dibagian pendaftaran di
rumah sakit muhammadiyah selogiri tahun 2014
Tabel diatas merupakan hasil realisasi perhitungan
waktu rata-rata perkegiatan untuk kegiatan di pendaftaran pasien baru rawat
inap, untuk perhitungan standar beban kerjanya sebagai berikut:
4)
Pendaftaran
Pasien Lama Rawat Inap
Waktu
rata- rata kegiatan pendaftaran pasien lama rawat inap sesuai dengan Standar
Operasional Prosedur (SOP) di Rumah Sakit Muhammadiyah Selogiri dalam
memberikan pelayanan kepada setiap pasien mulai dari menanyakan Kartu Identitas
Berobat (KIB) sampai pendistribusian dokumen rekam medis ditempuh selama 5
menit. Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan di Rumah sakit, rata-rata
kegiatan pokok pendaftaran pasien lama rawat inap sebagai berikut:
Tabel 4.5.4
Waktu rata-rata perkegiatan untuk pendaftaran pasien lama rawat inap
|
Kegiatan Pokok
|
No
|
Uraian Kegiatan
|
Rata-rata Waktu
(detik)
|
|
Pendaftaran
pasien lama
|
1
|
Menanyakan KIB
|
12,67
|
|
|
2
|
Mengentri data
pasien
|
83,75
|
|
|
3
|
Verifikasi
syarat BPJS
|
72,32
|
|
|
4
|
Mencari berkas
RM
|
60,16
|
|
|
5
|
Mendistribusikan
berkas RM
|
85,48
|
|
Total waktu
(detik)
|
|
|
314,38
|
|
Total waktu
(menit)
|
|
|
5,24
|
Sumber: hasil pengamatan dibagian
pendaftaran di rumah sakit muhammadiyah selogiri
Tabel diatas merupakan hasil realisasi perhitungan
waktu rata-rata perkegiatan untuk kegiatan di pendaftaran pasien lama rawat
inap, untuk perhitungan standar beban kerjanya sebagai berikut:
5)
Kegiatan di filing
Waktu
rata- rata kegiatan filing sesuai dengan Standar Operasional Prosedur
(SOP) di Rumah Sakit Muhammadiyah Selogiri dalam memberikan pelayanan kepada
setiap dokumen rekam medis mulai dari
mencarikan berkas rekam medis dari rak filing sampai menjajarkan dokumen
rekam medis di rak filing ditempuh selama 18 menit. Berdasarkan hasil
penelitian yang telah dilakukan di Rumah sakit, rata- rata kegiatan pokok filing
sebagai berikut:
Tabel
4.5.5
Waktu rata-rata per kegiatan di bagian filing
|
Kegiatan pokok
|
No
|
Uraian Kegiatan
|
Rata-rata Waktu Kegiatan
|
|
Filing
|
1
|
Pengambilan berkas dari rak
|
83,54
|
|
|
2
|
Distribusi berkas ke unit pelayanan
|
29,62
|
|
|
3
|
Pengambilan berkas dari unit pelayanan
|
31,43
|
|
|
4
|
Penjajaran berkas di rak
|
82,21
|
|
Total waktu (detik)
|
|
|
226,8
|
|
Total waktu (menit)
|
|
|
3,78
|
Sumber: hasil pengamatan dibagian filing
di rumah sakit muhammadiyah selogiri tahun 2014
Tabel
diatas merupakan hasil realisasi perhitungan waktu rata-rata perkegiatan untuk
kegiatan di filing, untuk perhitungan standar beban kerja petugas
pendaftaran pasien rawat jalan yang merangkap tugas dibagian filing
sebagai berikut:
Sedangkan
perhitungan standar beban kerja petugas pendaftaran pasien rawat inap dan gawat
darurat yang merangkap tugas dibagian filing sebagai berikut:
6.
Menetapkan Standar Kelonggaran
Penyusunan
standar kelonggaran bertujuan untuk memperoleh faktor kelonggaran tiap kategori
tenaga meliputi jenis kegiatan dan kebutuhan waktu untuk menyelesaikan kegiatan
yang tidak terkait langsung atau sebaliknya yang dipengaruhi tinggi rendahnya
kuantitas pokok pelayanan. Kegiatan yang dimaksud yaitu: rapat, melakukan
kegiatan seminar, pelatihan, dll. Beberapa faktor-faktor yang didapat dalam
menghitung standar kelonggaran adalah sebagai berikut:
Tabel
4.6
Faktor Kelonggaran
|
Faktor Kelonggaran
|
Frekuensi
|
Waktu
|
Faktor Kelonggaran
|
|
Pertemuan rutin
|
1/Bulan
|
2Jam
|
24Jam/Tahun
|
|
Pelatihan kecil
|
1/Tahun
|
4Jam
|
4Jam/Tahun
|
|
Membimbing mahasiswa
Pelatihan besar
|
1/6Bulan
1/Tahun
|
2Jam
21Jam
|
4Jam/Tahun
21Jam/Tahun
|
Sumber: Data rumah sakit
muhammadiyah selogiri
Dari tabel diatas standar
kelonggaran dibagian tempat pendaftaran pasien sebagai berikut:
a.
Standar kelonggaran pelayanan di tempat pendaftaran
pasien
1)
Pertemuan rutin
2)
Pelatihan kecil
3)
Membimbing
Mahasiswa
4)
Pelatihan besar
Standar kelonggaran di tempat pendaftaran pasien = 0,039
b.
Standar
kelonggaran pelayanan dibagian filing
1)
Pertemuan rutin
2)
Pelatihan kecil
3)
Membimbing
Mahasiswa
4)
Pelatihan besar
Standar
kelonggaran di filing = 0,039
Jadi standar
kelonggaran untuk ke empat petugas pendaftaran dan filing yaitu 0,039
7.
Menetapkan jumlah kebutuhan tenaga kerja di
pendaftaran
Perhitungan kebutuhan sumber daya manusia bertujuan
untuk memperoleh jumlah dan sumber daya manusia per unit kerja yang sesuai
dengan beban kerja selama satu periode. Data-data yang diperlukan untuk
perhitungan kebutuhan sumber daya manusia per unit kerja yang meliputi, waktu
kerja tersedia, standar beban kerja, standar kelonggaran untuk masing-masing
kategori sumber daya manusia dan jumlah kegiatan tiap unit kerja selama satu
periode. Kebutuhan tenaga per unit dapat diperoleh dari kuantitas kegiatan
pokok dibagi standar beban kerja ditambah standar kelonggaran. Kuantitas pokok
didapat dari banyaknya kegiatan yang dilakukan tiap unit kerja dalam kurun
waktu satu tahun. Selanjutnya untuk memperoleh kebutuhan tenaga tiap bagian
pendaftaran yaitu:
a.
Kebutuhan tenaga dibagian pendaftaran pasien baru rawat
jalan dapat dihitung dari:
Realisasi kebutuhan tenaga
kerja di bagian pendaftaran pasien baru rawat jalan
b.
Kebutuhan tenaga dibagian pendaftaran pasien lama
rawat jalan dapat dihitung dari:
Realisasi kebutuhan tenaga kerja di bagian pendaftaran pasien lama rawat
jalan
c.
Kebutuhan tenaga dibagian pendaftaran pasien baru
rawat inap dapat dihitung dari:
Realisasi kebutuhan tenaga
kerja di bagian pendaftaran pasien baru rawat inap
d.
Kebutuhan tenaga dibagian pendaftaran pasien lama
rawat inap dapat dihitung dari:
Realisasi kebutuhan tenaga
kerja di bagian pendaftaran pasien lama rawat inap
Jadi total kebutuhan tenaga kerja dibagian pendaftaran
e.
Kebutuhan tenaga kerja dibagian filing dapat
dihitung dari:
1)
Realisasi kebutuhan tenaga kerja pendaftaran pasien
rawat jalan yang merangkap tugas di bagian filing
2)
Realisasi kebutuhan tenaga kerja pendaftaran pasien
rawat inap yang merangkap tugas di bagian filing
Jadi
total kebutuhan tenaga kerja dibagian filing
8.
Efektivitas waktu kerja
Perhitungan
efektivitas (hasil guna) digunakan untuk mengetahui tingkat keberhasilan, metode
yang digunakan adalah metode Charge Performance Index (CPI) yaitu
merupakan perbandingan atau rasio antara realisasi pelayanan dengan target
penerimaan yang direncanakan, diformulasikan
dalam rumus sebagai berikut:
Perhitungan Efektivitas waktu kerja bertujuan untuk mengetahui
waktu kinerja petugas didalam memberikan pelayanan kepada pasien.. Data-data
yang diperlukan untuk perhitungan efektivitas waktu pelayanan per unit kerja
meliputi, realisasi waktu kerja dan target waktu dalam pemberian pelayanan
kepada pasien. Untuk menentukan tingkat efektivitas waktu kerja dapat diperoleh
dari target penerimaan pelayanan dibagi realisasi penerimaan pelayanan dikali 100%.
Selanjutnya untuk mengetahui tingkat efektivitas waktu kerja di tiap bagian
pendaftaran yaitu:
1)
Pendaftaran pasien baru rawat jalan
2)
Pendaftaran pasien lama rawat jalan
3)
Pendaftaran pasien baru rawat inap
4)
Pendaftaran pasien lama rawat inap
5)
Bagian filing
B. Pembahasan
Berdasarkan hasil penelitian yang telah dikemukakan
maka akan dibahas tentang masalah-masalah yang ada di Rumah Sakit muhammadiyah
Selogiri Wonogiri tentang kebutuhan jumlah tenaga kerja berdasarkan beban kerja
dan efektivitas waktu kerja di tempat pendaftaran pasien.
1.
Menetapkan Waktu Kerja Tersedia
Dari hasil pengamatan waktu kerja tersedia didapat
dari jumlah hari dalam satu tahun, cuti pegawai dalam satu tahun, waktu pegawai
mengikuti pelatihan atau pendidikan, hari libur nasional ketidak hadiran kerja
dan waktu kerja selama satu hari. Sehingga diperoleh waktu kerja tersedia dibagian
tempat pendaftaran poliklinik atau rawat jalan dan filing sebesar 100.080
menit per tahun sedangkan pada pendaftaran gawat darurat dan rawat inap sebesar
107.520 menit per tahun. Waktu kerja tersedia dibagian pendaftaran poliklinik
atau rawat jalan dan filing mendapatkan hasil yang sama dikarenakan
petugas pendaftaran juga bertanggung jawab terhadap pekerjaan dibagian filing.
Bagian pendaftaran poliklinik atau rawat jalan di rumah sakit muhammadiyah
Selogiri waktu kerjanya 6 hari dalam satu minggu, sedangkan pada pendaftaran
gawat darurat dan rawat inap waktu kerjanya 7 hari dalam satu minggu. Hal
tersebut sudah sesuai dengan teori yang ada, suma’mur mengatakan lama seseorang bekerja sehari secara baik adalah 6 sampai dengan 8 jam.
2.
Menetapkan Unit Kerja
Rumah Sakit Muhammadiyah Selogiri dalam pembagian
petugas ditempat pendaftaran pasien belum maksimal dikarenakan petugas
pendaftaran merangkap kerja dibagian filing. Hal ini mengakibatkan waktu
pelayanan terhambat, Sehingga terjadi penumpukan antrian pasien pada saat
pendaftaran poliklinik atau rawat jalan. Dengan demikian, beban kerja petugas
pendaftaran poliklinik cukup tinggi. Penempatan Sumber Daya Manusia tidak
sesuai dengan latar belakang pendidikannya, yaitu pada kegiatan pendaftaran
dilakukan oleh seluruh petugas lulusan SMA, Untuk kegiatan yang dilakukan di rumah
sakit muhammadiyah selogiri belum sesuai dikarenakan petugas pendaftaran masih merangkap
tugas dibagian filing.
3.
Menetapkan Standar Beban Kerja
Dari hasil pengamatan beban kerja yang ditanggung oleh petugas di bagian
pendaftaran pasien masing-masing berbeda-beda. Beban
kerja yang ditanggung petugas dibagian pendaftaran pasien rawat jalan baru
sebesar 227 jam per tahun
didapat dari waktu kerja tersedia dibagi rata-rata waktu untuk kegiatan.
Berbeda dengan pendaftaran pasien lama rawat jalan, beban kerjanya sebesar 305
jam/tahun, pendaftaran pasien baru rawat inap
sebesar 231 jam/tahun, pendaftaran pasien lama rawat
inap sebesar 342 jam per tahun
dan bagian filing sebesar 441 jam per tahun.
Untuk perhitunggan standar beban kerja didapat dari
waktu kerja tersedia dibagi rata–rata waktu per kegiatan. Untuk perhitungan
baban kerja dibagian pendaftaran pasien berbeda karena mempunyai waktu kerja
tersedia dan waktu rata-rata per kegiatan yang berbeda-beda. Beban
kerja tertinggi terdapat dibagian pendaftaran pasien poliklinik atau rawat
jalan, hal ini terjadi selain jumlah pengunjung poliklinik yang tinggi petugas pendaftaran juga pempunyai perangkapan tugas dibagian filing.
4. Standar kelonggaran
Standar kelonggaran
yaitu banyaknya kegiatan yang terkait langsung dengan kegiatan yang terkait
langsung ataupun tidak langsung dengan pelayanan dalam kurun waktu satu tahun.
Standar kelonggaran di bagian pendaftaran pasien dan juga filing sebesar 0,039
menit diperoleh dari rata-rata waktu per faktor kelonggaran dibagi dengan waktu
kerja tersedia. Standar kelonggaran dibagian tempat
pendaftaran pasien dan bagian filing
sama dikarenakan petugas pendaftaran juga termasuk petugas filing.
Standar
kelonggaran dibagian pendaftaran pasien rendah dikarenakan pada bagian tersebut
waktu kerja tersedianya tinggi dan faktor kelonggaranya yaitu pertemuan rutin
pelatihan kecil, pelatihan besar dan membimbing
mahasiswa.
5.
Menetapkan
kebutuhan tenaga kerja
Rumah Sakit Muhammadiyah Selogiri mempunyai petugas pendaftaran sebanyak 4 orang. Keempat petugas tersebut selain bertugas dibagian pendaftaran mereka
juga merangkap tugas dibagian filing. Dalam bekerja mereka terbagi dalam
3 sift, ada sift pagi 1 orang, sift siang 1 orang, sift malam 1 orang,
dan 1 petugas libur. Penelitian yang
dilakukan yaitu pada waktu sift siang, karena pada sift tersebut poliklinik
dibuka yaitu mulai pukul 14:00 sampai dengan 17:00 sehingga pasien lebih banyak
dibandingkan dengan sift lain yang terkadang ada keterlambatan dalam pelayanan.
Dari hasil pengamatan di Rumah Sakit Muhammadiyah Selogiri kebutuhan tenaga
kerja dibagian pendaftaran poliklinik atau rawat jalan yang memiliki kegiatan
pendaftaran pasien rawat jalan dan filing yaitu 0.31+0.79+0,69 = 1,79
sedangkan pada bagian pendaftaran poliklinik atau rawat inap dan gawat darurat yang
memiliki kegiatan pendaftaran pasien rawat inap, gawat darurat dan filing
yaitu 0,12+0,14+0,15=0,41. jadi kebutuhan tenaga kerja yang belum sesuai dengan
beban kerjanya yaitu pada bagian pendaftatan pasien poliklinik atau rawat jalan
karena pada bagian tersebut mengalami beban kerja yang tinggi.
Berdasarkan hasil pengamatan dan
perhitungan beban kerja di Rumah Sakit Muhammadiyah Selogiri jika hasil semua
perhitungan kebutuhan tenaga kerja di bagian pendaftaran dijumlahkan maka
hasilnya 2,2 yang dibulatkan menjadi 3 orang, sedangkan jumlah petugas pendaftaran di Rumah Sakit Muhammadiyah
Selogiri berjumlah 4 orang, hal ini tidak perlu dilakukan pengurangan jumlah
tenaga kerja karena ke empat petugas tersebut waktu untuk bekerja terbagi
menjadi 3 sift, sift pagi 1 orang, sift siang 1 orang, sift malam 1 orang, dan
1 petugas libur, ini sudah sesuai dengan teori yang ada bahwa pelayanan gawat
darurat dilakukan selama 24 jam. Akan tetapi untuk petugas yang bekerja pada
sift siang atau jam buka poliklinik akan mendapat beban kerja yang tinggi yang
seharusnya sesuai dengan perhitungan dilakukan oleh 2 orang akan tetapi di
rumah sakit muhammadiyah selogiri dilakukan oleh 1 orang.
Pada hasil wawancara yang dilakukan
kepada petugas juga menyatakan karena rata-rata pasien perjanuari 2014
rata-rata menggunakan jaminan kesehatan nasional atau BPJS perlu penambahan
petugas rekam medis pada bagian pendaftaran, hal ini dilakukan untuk efisiensi
dan efektifitas penambahan jumlah petugas bagian pendaftaran di Rumah Sakit Muhammadiyah
selogiri.
6.
Efektivitas waktu
kerja
Rumah Sakit
Muhammadiyah Selogiri memiliki tingkat efektivitas waktu kerja dibagian pendaftaran
pasien baru rawat jalan sebesar 138%, dibagian pendaftaran pasien lama rawat
jalan sebesar 95%, dibagian pendaftaran pasien baru rawat inap sebesar 129%,
dibagian pendaftaran pasien lama rawat inap sebesar 95%, dan dibagian filing
sebesar 476%. Berdasarkan prosentase diatas menunjukkan tingkat kecepatan
setiap petugas dalam memberikan pelayanan kepada pasien yang melebihi target
yang telah ditentukan didalam standar prosedur operasional rumah sakit
muhammadiyah selogiri. Masing-masing petugas waktu kerja dalam memberikan
pelayanan kepada pasien sudah efektif bahkan sangat efektif karena rumah sakit
muhammadiyah selogiri waktu standar dalam memberikan pelayanan dalam SOP nya
masih mengacu atau menggunakan standar pelayanan minimum sesuai dengan depkes
tahun 2008, belum di modifikasi atau menyesuaikan pada keadaan dan kondisi
lingkungannya.
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan
hasil pengamatan dan pembahasan tentang kebutuhan tenaga kerja berdasarkan
beban kerja dan efektivitas waktu kerja petugas pendaftaran pasien di Rumah
Sakit Muhammadiyah Selogiri maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:
1.
Waktu kerja tersedia di
Rumah Sakit Muhammadiyah Selogiri di bagi menjadi 2 yaitu bagian pendaftaran poliklinik
dan filing hasilnya sebesar 1.674 jam per tahun, bagian pendaftaran
rawat inap, gawat darurat dan filing yang hasilnya 1.792 jam per tahun.
2.
Penetapkan unit kerja
di Rumah Sakit Muhammadiyah Selogiri belum sesuai dengan latar belakang
pendidikannya, semua petugas pendaftaran berlatar belakang SMA.
3.
Beban kerja yang ada di
Rumah Sakit Muhammadiyah Selogiri yang ditanggung petugas pendaftaran pasien
yang merangkap tugas dibagian filing pada sift siang sebesar 973,70 jam
per tahun sedangkan beban kerja yang ditanggung oleh petugas pendaftaran pasien
rawat inap dan gawat darurat yang merangkap tugas dibagian filing
sebesar 1.047,28 jam per tahun. Beban kerja petugas pendaftaran rawat inap dan
gawat darurat lebih tinggi dibandingkan
dengan petugas pendaftaran yang bertugas pada sift siang atau rawat jalan.
4.
Standar kelonggaran Rumah
Sakit Muhammadiyah Selogiri pada bagian pendaftaran dan filing sebesar
0.039, Standar kelonggaran pada bagian
pendaftaran dan filing sama dikarenakan petugas pendaftaran merangkap
tugas pada bagian filing.
5.
Kebutuhan tenaga kerja berdasarkan rumus WISN diperoleh
penambahan 1 orang petugas di bagian pendaftaran pada sift siang, dimana sift
siang sudah ada 1 orang petugas pendaftaran, sesuai dengan standar beben kerja
yang ditanggung bagian pendaftaran pada sift siang sebanyak 2 orang, sehingga
petugas dapat melakukan kegiatan sesuai dengan tugasnya tanpa adanya
perangkapan tugas dibagian filing.
6.
Waktu kinerja petugas
pendaftaran pasien di Rumah Sakit Muhammadiyah Selogiri kecepatan didalam
memberikan pelayanan kepada pasien sudah efektif.
B.Saran
1.
Seharusnya tugas yang dilakukan oleh petugas bagian pendaftaran di Rumah
Sakit Muhammadiyah Selogiri sesuai dengan bagiannya, sehingga uraian kegiatan
yang dilakukan oleh bagian pendaftaran lebih jelas dan tidak ada perangkapan
dalam melakukan kinerja.
2.
Karena beban kerja pada bagian pendaftaran di Rumah
Sakit Muhammadiyah Selogiri pada sift siang tinggi, sehingga pada bagian
tersebut perlu penambahan petugas.
3. Apabila di Rumah
Sakit Muhammadiyah Selogiri melakukan perekrutan pegawai baru dibagian
pendaftaran, sebaiknya berlatar belakang D3 rekam medis.
4. Rumah
Sakit Muhammadiyah Selogiri dalam menetapkan standar pelayanan minimum untuk
bagian standar waktu pelayanan pendaftaran sebaiknya disesuaikan dengan
lingkungan yang ada.
5. Rumah
Sakit Muhammadiyah Selogiri perlu adanya penambahan petugas dibagian
pendaftaran sebanyak 1 orang.
No comments:
Post a Comment