Progam Diploma III Rekam Medik dan Informatika
Kesehatan
Akademi Perekam Medik dan Informatika Kesehatan
Mitra Husada Karanganyar
2013
ABSTRAK
PepinaRizki Tri Viana
Prediksi Kebutuhan Tenaga Rekam Medis Menggunakan Metode
Work Load Indicator Staff Need (WISN)
di Bagian Assembling RSUD Dr. Moewardi Surakarta Tahun 2013 s.d 2017.
Bagian Assembling
di RSUD Dr. Moewardi terbagi menjadi dua bagian yaitu bagian Assembling dan bagian Analising. Berdasarkan
survey pendahuluan di RSUD Dr. Moewardi diperoleh data rata-rata 225 dokumen rekam
medis perhari. Petugas Assembling terdapat
5 petugas, sedangkan Analising yang merupakan sub bagian dari Assembling 3 petugas.
Bertambahnya jumlah kunjungan pasien rawat inap mempengaruhi produktivitas kerja petugas Assembling khususnya bagian Analising. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui kebutuhan tenaga rekam
medis menggunakan metode Work Load
Indicator Staff Need (WISN) bagian Assembling
RSUD Dr. Moewardi tahun 2013 s.d 2017.
Jenis
penelitian adalah deskriptif kuantitatif dengan
pendekatan retrospektif. Subyek penelitian
adalah petugas Assembling dengan
obyek data kegiatan unit Assembling dan
Formulir rekapitulasi laporan data kegiatan rumah sakit (RL_1) dengan analisis
data secara deskriptif.
Hasil
penelitian menunjukkan bahwa petugas dalam melaksanakan aktivitas perakitan sampai
peneliti kelengkapan dokumen berpedoman pada prosedur tetap Assembling. Sedangkan berdasarkan perkiraan
jumlah kunjungan pasien rawat inap untuk periode tahun 2013-2017 sejumlah 279.115
pasien, dengan waktu kerja efektif sejumlah 1.731,25 jam/tahun dan rata-rata waktu per kegiatan pokok adalah 6menit
di bagian Assembling sedangkan 16,11menit
di bagian Analising sehingga dapat diperoleh
standar beban kerja yaitu 1.772,9 jam/tahun di bagian Assembling dan 1.347
jam/tahun di bagian Analising. Bila waktu
kelonggaran sejumlah 0,162 jam per satu tahun. Prediksi Kebutuhan Tenaga Rekam Medis
Menggunakan Metode WISN di RSUD Dr. Moewardi Tahun 2013 s.d 2017. Sejumlah 3 petugas di bagian Assembling dan 4 petugas di bagian Analising.
Untuk
penambahan tenaga kerja di RSUD Dr. Moewardi dalam jangka waktu tahun 2013-2017
di bagian Assembling sudah tercukupi. Sedangkan penambahan tenaga kerja Analising yang
merupakan sub bagian dari Assembling
perlu menambahkan 1 petugas.
Kata
Kunci: Kebutuhan, tenaga kerja, beban kerja, WISN .
Kepustakaan: 8 (1991-2012)
BAB I
PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang
Rekam medis
merupakan kumpulan fakta tentang kehidupan seseorang dan riwayat penyakitnya,
termasuk keadaan sakit, pengobatan saat ini dan saat lampau yang ditulis oleh
para praktisi kesehatan dalam upaya memberikan pelayanan kesehatan kepada
pasien (Gemala Hatta2008).
Berdasarkan
PerMenKes No. 269 MENKES/PER/III/2008 Bab III, pasal 7 bahwa sarana pelayanan
kesehatan wajib menyediakan fasilitas yang diperlukan dalam rangka
penyelenggaraan rekam medis. Oleh karena itu, rumah sakit melakukan pelayanan
medis berupa pengobatan, perawatan maupun sarana penunjang kesehatan yang lain
dan pelayanan non medis berupa pelayanan yang bersifat administrasi dimulai
dari bagian pendaftaran sampai dengan bagian pembayaran atau kasir.
Tenaga profesi berperan penting dalam menggerakkan
kegiatan organisasi untuk meningkatkan produktifitas dan menjamin mutu jasa
sehingga dapat meningkatkan daya saing, dan melindungi konsumen serta
masyarakat baik keselamatannya maupun kesehatannya. Rekam
medis terdiri dari beberapa bagian, antara lain bagian pendaftaran, distribusi,
assembling, coding, analising reporting,
dan filing.
|
1
|
Berdasarkan survei
pendahuluan di RSUD Dr. Moewardi diperoleh data rata-rata 225 dokumen rekam
medis perhari dari 12 bangsal. Dengan petugas Assembling 5 petugas dapat terselesaikan seluruh perakitan dokumen,
sedangkan Analising yang merupakan sub bagian dari Assembling 3 petugas dan setiap petugas hanya mampu menyelesaikan 75 dokumen
perharinya. Untuk dokumen yang masih menumpuk dan belum selesai dikerjakan
sampai batas waktu jam kerja per harinya rata-rata 30 dokumen, yang kemudian dilanjutkan
keesokan harinya. Sehingga menyebabkan beban kerja petugas Analising yang merupakan sub bagian dari Assembling meningkat dan mempengaruhi
produktivitas kerja. Oleh karena itu, penulis tertarik untuk mengambil judul
penelitian tentang ”Prediksi Kebutuhan Petugas Rekam
Medis dibagian Assembling RSUD Dr. Moewardi Tahun
2013-2017.
B. Rumusan
Masalah
Berapakah kebutuhan
tenaga kerja Rekam Medis menggunakan metode Work
Load Indicator Staff Need (WISN) di bagian
Assembling RSUD
Dr. Moewardi Tahun 2013-2017?
C.
Tujuan Penelitian
1. Tujuan Umum
Mengetahui
kebutuhan tenaga kerja Rekam Medis menggunakan metode Work Load Indicator Staff Need (WISN) dibagian Assembling RSUD Dr. Moewardi Tahun 2013-2017.
2. Tujuan Khusus
a. Menghitung perkiraan pasien rawat inap tahun
2013-2017 di RSUD
Dr. Moewardi.
b. Menentukan waktu tersedia dibagian Assembling RSUD
Dr. Moewardi.
c. Menyusun standar beban kerja bagian Assembling di Rpetugas
Dr. Moewardi.
d. Menyusun standar kelonggaran bagian Assembling di RSUD Dr. Moewardi.
e. Menghitung kebutuhan tenaga rekam medis bagian Assembling menggunakan metode Work Load Indicator Staff Ned (WISN)
tahun 2013-2017 di RSUD Dr. Moewardi
.
D.
Manfaat Penelitian
1. Bagi peneliti
Meningkatkan
kemampuan mahasiswa dalam perencanaan kebutuhan tenaga berdasarkan beban kerja
khususnya bagian Assembling.
2. Bagi Rumah Sakit
Sebagai
bahan masukan dalam perencanaan kebutuhan jumlah tenaga kerja dibagian Assembling berdasarkan beban kerja.
3. Bagi Akademi
Menambah
referensi kepustakaan khususnya ilmu ergonomi beban kerja.
BAB
II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Rekam Medis
1. Definisi Rekam Medis
Rekam medis menurut Peraturan Menteri
Kesehatan Republik Indonesia No. 269/MenKes/PER/III/2008, adalah berkas yang
berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan,
tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien (DepKes RI,
2008).
Surat Keputusan Direktorat Jenderal
Pelayanan Medis dalam keputusan No. 78/Yanmed/RS Umdik/YMU/1/91 tentang
Pelayanan Rekam Medis di rumah sakit, rekam medis adalah berkas yang berisikan
catatan dan dokumen tentang identitas, anamnesis, pemeriksaan, diagnosa,
pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang diberikan kepada seorang pasien
selama dirawat di rumah sakit yang dilakukan di unit-unit rawat jalan termasuk
unit gawat darurat dan unit rawat inap.
2. Tujuan dan Kegunaan Rekam Medis
Tujuan penyelenggaraan rekam medis
adalah tercapainya tertib administrasi di suatu rumah sakit sehingga dapat
terwujud pelaksanaan sistem yang ditetapkan dalam upaya peningkatan pelayanan kesehatan,
dengan adanya dukungan sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan benar, maka
tertib administrasi rumah sakit akan tercapai sebagaimana yang diharapkan.
Kegunaan rekam medis
dapat ditinjau dari beberapa aspek, antara lain :
a.
Aspek Administrasi
Suatu
berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi, karena isinya menyangkut
tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab sebagai tenaga medis dan
paramedis dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan.
b.
Aspek Medis
Suatu
berkas rekam medis mempunyai nilai medis, karena catatan tersebut dipergunakan
sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan atau perawatan yang harus diberikan
kepada seorang pasien dan dalam rangka mempertahankan serta meningkatkan mutu
pelayanan.
c.
Aspek Hukum
Suatu
berkas rekam medis mempunyai nilai hukum, karena isinya menyangkut masalah
adanya jaminan kepastian hukum atas dasar keadilan. Dalam upaya menegakkan hukum serta
penyediaan bahan tanda bukti untuk
menegakkan keadilan.
d.
Aspek Keuangan
Suatu
berkas rekam medis mempunyai nilai uang, karena isinya mengandung data atau
informasi yang dapat dipergunakan sebagai
penghitungan biaya/keuangan.
e.
Aspek Penelitian
Suatu
berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian, karena isinya mengandung data
atau informasi yang dipergunakan sebagai sumber penelitian dan pengembangan
ilmu pengetahuan di bidang kesehatan.
f.
Aspek Pendidikan
Suatu
berkas rekam medis mempunyai nilai pendidikan, karena isinya menyangkut data
atau informasi tentang perkembangan kronologis dan kegiatan pelayanan medik
yang diberikan kepada pasien. Informasi tersebut dapat dipergunakan sebagai
bahan atau referensi pengajaran di bidang profesi pengguna rekam medis.
g.
Aspek Dokumentasi
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai
dokumentasi, karena isinya menyangkut sumber ingatan yang harus
didokumentasikan dan dipakai sebagai bahan yang dipertanggungjawabkan dan
pembuatan laporan rumah sakit.
(Depkes RI, 2006)
B. Assembling
1.
Pengertian Assembling
Assembling yaitu salah satu bagian
di unit rekam medis yang berfungsi sebagai perakit dokumen / berkas rekam medis
dengan menganalisis kelengkapan berkas rekam medis.sebelum disimpan.
2.
Tugas
Pokok Assembling
Tugas
Pokok bagian Assembling dalam
pelayanan rekam medis adalah :
a.
Menerima dokumen rekam
medis dan sensus harian dari unit-unit pelayanan.
b.
Meneliti kelengkapan
isi dan merakit kembali urutan formulir rekam medis.
c.
Mencatat dan
mengendalikan dokumen rekam medis yang isinya belum lengkap dan secara periodik
melaporkan kepada kepala unit rekam medis mengenai ketidak lengkapan isi
dokumen dan petugas yang bertanggung jawab terhadap kelengkapan isi tersebut.
d.
Mengendalikan
penggunaan formulir-formulir rekam medis dan secara periodik melaporkan kepada
kepala unit rekam medis mengenai jumlah dan jenis formulir yang telah digunakan.
e.
Mengalokasikan dan mengendalikan
nomor rekam medis.
f.
Menyerahkan dokumen
rekam medis yang sudah lengkap ke fungsi pengkode dan pengindeks.
g.
Menyerahkan sensus
harian ke fungsi analis dan pelaporan.
3.
Fungsi
Assembling dalam pelayanan dokumen
rekam medis adalah :
a.
Perakit
formulir rekam medis.
b.
Peneliti
isi data rekam medis.
c.
Pengendali
dokumen rekam medis tidak lengkap.
d.
Pengendali
penggunaan nomor rekam medis.
e.
Pengendali
penggunaan formulir rekam medis.
4.
Deskripsi
Pokok Kegiatan Assembling
Deskripsi Pokok
kegiatan Assemmbling dalam pelayanan
rekam medis adalah :
a.
Mencatat setiap
penggunaan formulir rekam medis ke dalam buku pengendalian penggunaan formulir
rekam medis.
b.
Mengalokasikan dan
mencatat penggunaan nomor rekam medis ke dalam buku penggunaan nomor rekam
medis.
c.
Memerima pengembalian
dokumen rekam medis dan sensus harian rawat inap, rawat jalan dan unit gawat
darurat dengan menandatangani buku ekspedisi
d.
Mencocokkan jumlah
dokumen rekam medis dengan jumlah pasien yang tertulis pada sensus harian.
Jumlah dokumen rekam medis yang diterima harus sesuai dengan jumlah yang
tercatat di dalam sensus harian.
e.
Meneliti isi
kelengkapan dokumen rekam medis dan mencatat identitas pasien ke dalam kartu
kendali. Sambil meneliti kelengkapan isi sekaligus formulir-formulir rekam
medis diatur kembali sehingga sejarah dan riwayat penyakit pasien mudah
ditelusuri.
f. Bila
dokumen rekam medis belum lengkap, tulis ketidak lengkapannya di atas secarik
kertas yang ditempelkan pada sampul depan dokumen rekam medis kemudian
dikembalikan ke unit pelayanan yang bersangkutan untuk dilengkapi oleh petugas
yang bertanggung jawab dengan menggunakan buku ekspedisi, kemudian kartu kendali
disimpan menurut tanggal pengembalian.
g.
Bila sudah lengkap,
dokumen rekam medis bersama kartu kendali diserahkan ke fungsi pengkode dan
analis.
h.
Sensus harian
diserahkan ke fungsi analis dan pelaporan untuk diolah lebih lanjut.
i.
Membuat laporan ketidak
lengkapan isi dokumen.
j.
Membuat laporan
penggunaan formulir rekam medis.
5.
Fungsi-Fungsi
yang Terkait dengan Assembling
Fungsi-fungsi yang
terkait dengan Assembling dalam
pelayanan rekam medis adalah :
a. Fungsi
pencatat data di rawat jalan, gawat darurat dan rawat inap yang bertanggung
jawab terhadap :
1)
Pencatatan kelengkapan
isi data rekam medis pada setiap formulir dalam dokumen rekam medis.
2)
Penggunaan formulir
yang digunakan untuk pelayanan klinis.
3)
Penggunaan nomor rekam
medis di kamar bersalin (VK) untuk bayi baru lahir.
b.
Fungsi pencatat data
pendaftaran pasien rawat jalan dan rawat inap yang bertanggung jawab terhadap :
1)
Penggunaan formulir
rekam medis untuk pelayanan pasien.
2)
Penggunaan nomor rekam
medis agar tidak terjadi duplikasi.
c.
Fungsi pelayanan
penunjang, bertanggung jawab terhadap :
1)
Pencatatan data pasien
ke dalam dokumen rekam medis.
2)
Pencatatan sensus
harian IPP.
3)
Menyerahkan sensus
harian setiap hari.
d.
Fungsi koding
dan Indeksing yang bertanggunbg jawab terhadap pengkodean dan
pengindeksan penyakit, operasi, sebab kematian, dan indeks dokter.
e.
Fungsi Analisisng
dan Reporting yang bertanggung jawab terhadap pengumpilan dan
pengolahan data rekam medis untuk disususn laporan kegiatan pelayanan.
6.
Informasi
yang Dihasilkan Assembling
Informasi yang
dihasilkan Assembling dalam pelayanan
rekam medis adalah :
a.
Tingkat
ketidaklengkapan dokumen rekam medis Incomplete Medical Record
(IMR) dengan cara menghitung jumlah dokumen rekam medis yang tidak lengkap
dibagi jumlah dokumen rekam medis yang diterima pada periode waktu tertentu
dikalikan 100%.
|
b. Delingued
Medical Record (DMR)
Dokumen rekam medis yang bandel dengan maksud
dokumen rekam medis masih belum terisi lengkap meskipun telah diteliti kembali
oleh Unit yang mengirim dokumen. Batas penyerahan untuk Delingued Medical Record (DMR) adalah 2×48 jam.
Presentasenya adalah jumlah Dokumen Rekam Medis yang bandel dibagi dengan
jumlah pasien pulang kemudian dikalikan 100%.
|
c.
Kebutuhan formulir dan
desain formulir-foermulir Rekam Medis.
d.
Tingkat kehilangan
dokumen Rekam Medis.
e.
Rata-rata
waktu yang dibutuhkan untuk pengambilan dokumen Rekam Medis.
f.
Rata-rata
waktu penyelesaian kegiatan assembling
untuk setiap satu dokumen.
7.
Catatan
dan Laporan yang Digunakan Assembling
Catatan dan Laporan
yang digunakan Assembling dalam
pelayanan rekam medis adalah :
a.
Buku catatan penggunaan
nomor rekam medis.
b.
Buku catatan penggunaan
formulir rekam medis.
c.
Buku catatan ketidaklengkapan.
d.
Buku
register Assembling.
e. Buku
ekspedisi Assembling.
f. Kartu
Kendali (KK) untuk :
1)
Pencatatan data rekam
medis guna pengendalian dokumen rekam medis tidak lengkap dan pengkodean
penyakit, kode operasi, kode sebab kematian dan kode dokter.
2)
Mengendalikan dokumen
rekam medis yang tidak lengkap yang dikembalikan ke unit pencatatan data.
3)
Melacak keberadaan
dokumen rekam medis yang sedang dilengkapi.
4)
Menghitung angka Incomplete
Medical Records (IMR)
8.
Unsur-Unsur
Pengendalian Assembling
Unsur-unsur
pengendalian bagian Assembling dalam
pelayanan rekam medis adalah :
a.
Digunakannya Kartu
Kendali untuk mencatat dan mengendalikan dokumen rekam medis.
b.
Digunakannya buku
ekspedisi untuk serah terima dokumen rekam medis.
c.
Digunakannya buku
catatan penggunaan dan pengendalian formulir rekam medis.
d.
Digunakkannya buku
catatan penggunaan nomor rekam medis
C.
Ergonomi
1. Pengertian
Ergonomi
Istilah
ergonomi berasal dari bahasa Latin, yaitu ergon (kerja)
dan nomos (hukum alam), jadi ergonomi dapat diartikan sebagai studi
tentang aspek-aspek manusia dalam lingkungan kerjanya yang ditinjau secara
anatomi, fisiologi, psikologi, engineering,
manajemen dan desain/perancangan untuk mendapatkan suasana kerja yang sesuai
dengan manusianya (Nurmianto, 2003)
Ergonomi adalah ilmu,
seni, dan penerapan teknologi untuk menyerasikan atau menyeimbangkan antara
segala fasilitas yang digunakan baik dalam beraktifitas maupun istirahat dengan
kemampuan dan keterbatasan manusia baik fisik maupun mental sehingga kualitas
hidup secara keseluruhan menjadi lebih baik (Tarwaka, 2004).
Ergonomi mempunyai peranan bagi
seseorang pada saat bekerja yaitu dapat memberikan kenyamanan bekerja sehingga
menghasilkan kerja yang maksimal. Secara umum tujuan dari penerapan ergonomi
adalah:
a.
Meningkatkan
kesejahteraan fisik dan mental melalui upaya pencegahan cidera dan penyakit
akibat kerja, menurunkan beban kerja fisik maupun mental, mengupayakan promosi
dan kepuasan kerja.
b.
Meningkatkan
kesejahteraan sosial melalui peningkatan kualitas kontak sosial, mengelola dan
mengkoordinir kerja secara tepat guna serta meningkatkan jaminan sosial baik
selama kurun waktu usia produktif maupun setelah tidak produktif.
c.
Menciptakan
keseimbangan berbagai aspek yaitu aspek teknis, ekonomis, antropologis dan
budaya dari setiap sistem kerja yang dilakukan sehingga tercipta kualitas kerja
dan kualitas hidup yang tinggi (Tarwaka, 2004)
Sedangkan menurut Santosa, 2004 tujuan utama dari
ergonomi adalah :
a.
Memaksimalkan
efisiensi karyawan.
b.
Memperbaiki
kesehatan dan keselamatan kerja.
c.
Menganjurkan
agar bekerja aman, nyaman dan bersemangat.
d.
Memaksimalkan
bentuk (performance) kerja yang
meyakinkan Ergonomi dapat dipergunakan untuk masalah-masalah sistem manusia dan
produksinya yang komplek dalam penerapannya diperlukan modifikasi pengolahan
data secara mekanis atau elektronik. Agar pekerja lebih mudah dalam melakukan
pekerjaan.
2. Beban
Kerja
Beban
Kerja adalah banyaknya jenis pekerjaan yang
harus diselesaikan oleh tenaga kesehatan profesional dalam satu tahun di suatu
sarana pelayanan kesehatan (Kemenkes RI, 2004).
Ada 3 cara (teknik)
yang dapat digunakan dalam penghitungan beban kerja personal yaitu :
a.
Work
Sampling
Teknik ini dikembangkan pada dunia industri untuk
melihat beban kerja yang dipangku oleh personel pada suatu unit, bidang,
ataupun jenis tenaga tertentu, pada work
sampling dapat diamati sebagai berikut:
1)
Aktivitas apa yang
sedang dilakukan personel pada waktu jam kerja.
2)
Apakah aktivitas
personel berkaitan dengan fungsi dan tugasnya pada waktu kerja.
3)
Proporsi waktu kerja
yang digunakan untuk kegiatan produktif atau tidak produktif.
4)
Pola beban kerja
personel dikaitkan dengan waktu, dan schedule
jam kerja.
b.
Time
and Motion Studies
Pada teknik ini kita mengamati dan mengikuti dengan
cermat tentang kegiatan yang dilakukan oleh personel yang sedang diamati,
Adapun tujuan teknik time and motion
study adalah mengetahui atau mendeteksi kualitas kegiatan yang
dilaklsanakan oleh personel yang diiteliti.
c.
Daily
Log
Daily Log merupakan
bentuk sederhana dari work sampling,
dimana orang yang diteliti menuliskan sendiri kegiatan dan waktu yang digunakan
untuk kegiatan tersebut. Penggunaan teknik ini sangat bergantung terhadap
kerjasama dan kejujuran dari personel yang sedang diteliti.Pendekatan ini
relative sederhana dan biaya murah.
(Ilyas, Y. 2000)
3.
Produktivitas
Produktivitas diartikan sebagai hubungan
antara hasil nyata maupun fisik (barang-barang atau jasa) dengan masuknya yang
sebenarnya. Produktivitas juga diartikan sebagai tingkatan efisiensi dalam
memproduksi barang-barang atau jasa-jasa. (Sinungan, 2003)
Pengertian lain dari produktivitas
adalah konsep universal yang menciptakan lebih banyak barang dan jasa bagi
kebutuhan manusia dengan menggunakan sumber daya yang serba terbatas. (Tarwaka,
2004)
Konsep umum dari produktivitas adalah
suatu perbandingan antara keluaran (output) dan masukan (input)
per satuan waktu. Produktivitas dikatakan meningkat apabila:
a. Jumlah
produktivitas atau keluaran meningkat dengan jumlah masukan atau sumber daya
yang sama.
b. Jumlah
produktivitas atau keluaran sama atau meningkat dengan jumlah masukan atau
sumber daya yang relatif kecil.
c. Jumlah produktivitas atau keluaran meningkat,
jumlah diperoleh dengan penambahan masukan atau sumber daya yang relatif kecil.
4. Pengukuran
produktivitas secara umum dapat dibedakan menjadi dua yaitu:
a. Produktivitas
total adalah perbandingan antara total keluar (output) dengan total
masukkan (input) per
satuan waktu.
b. Produktivitas
parsial adalah perbandingan dari keluaran dengan satu jenis masukkan dengan per
satuan waktu seperti upah kerja, kapital, bahan, energy dan beban kerja.
5. Faktor-faktor
yang mempengaruhi produktivitas kerja:
a. Motivasi
b. Kedisiplinan
c. Etos
kerja
d. Keterampilan
e. Pendidikan
(Tarwaka, 2004)
6. Waktu
Kerja
Waktu kerja dapat menentukan efisiensi
dan produktivitas, dalam hal ini segi-segi penting tentang waktu kerja
meliputi:
a. Lamanya
seseorang mampu bekerja dengan baik
b. Hubungan
antara waktu kerja dengan istirahat
c. Waktu
bekerja sehari menurut periode yang meliputi siang dan malam
Lama seseorang bekerja sehari secara
baik adalah 6 s.d 8 jam, sedangkan sisa waktu lainnya digunakan untuk kehidupan
pribadi/ sosial/ masyarakat. Seseorang dalam seminggu dapat bekerja dengan baik
selama 40 s.d 50 jam. Oleh karena itu, semakin panjang waktu kerja seseorang
maka semakin besar terjadi hal yang tidak diinginkan misalnya kelelahan kerja
yg menyebabkan kecelakaan kerja. Produktivitas akan mulai menurun apabila
sesudah 4 jam bekerja, oleh sebab itu diperlukan waktu istirahat setengah jam
sesudah 4 jam bekerja sehingga waktu kerja efektif seseorang dalam satu tahun
adalah 47 minggu.
Hal ini mengakibatkan perlu adanya
penetapan waktu longgar dan waktu baku untuk keperluan personal needs dengan
istirahat melepas lelah dan alasan-alasan lain diluar kemampuan seseorang. Penyusunan
factor kelonggaran dapat dilaksanakan melalui pengamatan dan wawancara kepada
tiap kategori tentang :
a. Kegiatan-kegiatan
yang tidak terkait langsung dengan pelayanan pada pasien, misalnya ; rapat,
penyusunan laporan kegiatan, dll.
b. Frekuensi
kegiatan dalam suatu hari, minggu, bulan.
c. Waktu
yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan.
(Kemenkes
RI, 2004)
D. Penghitungan
Indikator Kebutuhan Tenaga berdasarkan Beban Kerja (Work Load Indicator Staff Need atau WISN)
Work Load Indikator
Staff Need (WISN)
adalah indikator yang menunjukkan besarnya kebutuhan tenaga pada sarana
berdasarkan beban kerja, sehingga alokasi/ relokasi tenaga akan lebih mudah dan
rasional.
1. Perhitungan dengan metode WISN
a. Mudah dioperasionalkan
b. Mudah digunakan
c. Secara teknis mudah diterapkan
d. Komprehensif realistis
2. Data yang dibutuhkan dalam menetapkan waktu kerja tersedia atau
hari kerja
a. 1 tahun : 5 × 52 minggu = 260 (A)
b. Cuti tahunan : 12 hari (B)
c. Diklat : 6 hari (C)
d. Hari libur : 15 hari (D)
e. Sakit dan ijin/th : 6 hari (E)
f. Waktu kerja/hr : 8 jam (F)
3. Menetapkan
waktu tersedia
Waktu
kerja tersedia : {A – (B + C + D + E)} × F
4. Menetapkan unit kerja dan kategori sumber
daya manusia (SDM)
Untuk menetapkan
unit kerja dan kategori sumber daya manusia maka data dan informasi yang
dibutuhkan adalah:
a. Struktur organisasi Unit Kerja Rekam Medis
(UKRM), uraian tugas pokok dan fungsi masing-masing unit
b. Keputusan Direktur rumah sakit tentang
pembentukan Unit Kerja Rekam Medis (UKRM)
c. Data pegawai berdasarkan pendidikan yang
bekerja di UKRM
d. PP 32 tentang tenaga kesehatan
e. UU tentang jabatan fungsional
f. Standar profesi, standar pelayanan dan
Standar Operasional Prosedur (SOP) di
UKRM
5. Menyusun Standar Beban Kerja
a. Standar beban kerja merupakan volume atau
kuantitas beban kerja satu tahun
b. Disusun berdasarkan waktu yang dibutuhkan
untuk menyelesaikan (rata-rata waktu) dan waktu yang tersedia atau yang
dimiliki oleh masing-masing kategori tenaga
6. Beban Kerja
Meliputi:
a. Kegiatan pokok yang dilaksanakan
b. Rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan tiap kegiatan pokok
c. Standar beban kerja/ tahun
7. Rata-rata Waktu
a. Suatu waktu yang dibutuhkan untuk suatu
kegiatan pokok oleh masing-masing tenaga.
b. Kebutuhan waktu untuk menyelesaikan kegiatan
sangat bervariasi dan dipengaruhi: standar pelayanan, SOP, sarana prasarana
yang tersedia dan kompetensi SDM
c. Ditetapkan berdasarkan pengamatan dan
pengalaman selama bekerja dan kesepakatan bersama
d. Sebaiknya ditetapkan berdasarkan waktu yang
dibutuhkan untuk menyelesaikan tiap kegiatan pokok oleh SDM yang memiliki
kompetensi, kegiatan pelaksanaan, standar pelayanan, SOP dan memiliki etos
kerja yang baik.
8. Standar
Beban Kerja
a. Volume atau kuantitas beban kerja selama satu
tahun.
b. Disusun berdasarkan waktu yang dibutuhkan
untuk menyelesaikan (waktu rata-rata) dan waktu kerja tersedia yang dimiliki
oleh masing-masing kategori SDM.
Rumus penghitungannya
adalah: 
9. Standar Kelonggaran
Tujuan
dari diperolehnya faktor kelonggaran tiap kategori SDM meliputi jenis kegiatan
dan kebutuhan waktu adalah untuk menyelesaikan suatu kegiatan yang tidak
terkait langsung atau dipengaruhi tinggi rendahnya kualitas atau jumlah
kegiatan pokok atau pelayanan. Contoh faktor kelonggaran adalah:
a. Rapat, penyusunan laporan, menyusun
pengebonan barang
b. Frekuensi kegiatan dalam suatu hari, minggu,
bulan
c. Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan
kegiatan
Rumus menyusun
standar kelonggaran
10. Penghitungan
tenaga kerja
Sumber data yang
dibutuhkan adalah
a. Data yang diperoleh sebelumnya,
1) Waktu kerja tersedia
2) Standar beban kerja
3) Standar kelonggaran
11. Kebutuhan
SDM-UKRM
Rumusnya adalah:
(Kemenkes RI, 2004)
BAB III
METODOLOGI
PENELITIAN
A.
Rancangan Penelitian
Jenis
penelitian ini adalah Deskriptif Kuantitatif. Penelitian deskriptif yaitu penelitian yang dilakukan dengan
menjelaskan atau menggambarkan dari
suatu variabel penelitian, Sedangkan kuantitatif yaitu jenis penelitian yang
banyak menggunakan angka, mulai dari pengumpulan data, penafsiran terhadap data
tersebut serta penampilan dari hasilnya (Arikunto, 2006). pendekatan
yang digunakan adalah retrospektif yaitu
pendekatan berdasarkan data-data yang sudah ada atau data masa lampau
(Sugiyono, 2010).
Metode
dalam penelitian ini adalah observasi
yaitu suatu prosedur yang
berencana yang
antara lain meliputi melihat dan
mencatat jumlah dan taraf aktivitas tertentu yang ada hubunganya dengan masalah yang
diteliti
(Notoatmodjo, S. 2005)
B.
Definisi Konsep
Tabel 3.1
Definisi Konsep
|
No
|
Konsep
|
Definisi Konsep
|
|
1
|
Beban kerja
|
Suatu
kegiatan dan kemampuan kerja petugas Assembling dalam merakit dan meneliti dokumen
rekam medis.
|
|
2
|
Target kerja
per jam
|
Waktu kegiatan bagian Assembling yang harus dicapai dalam per jamnya untuk meneliti
ketidak lengkapan isi dokumen rekam medis.
|
|
No
|
Konsep
|
Definisi Konsep
|
|
3
|
Jumlah jam
kerja per tahun
|
Waktu efektif
yang dibutuhkan untuk meneliti kelengkapan dokumen rekam medis tiap tahunnya.
|
|
4
|
Kebutuhan
tenaga kerja
|
Perkiraan
jumlah tenga kerja yang di butuhkan pada periode yang akan datang yaitu tahun 2013 s.d 2017.
|
C.
Subyek dan Obyek Penelitian
Dalam penelitian ini subyek yang digunakan adalah petugas
Assembling dan Analising, sedangkan obyek penelitian adalah
Laporan Data Kegiatan Rumah Sakit (RL_1) tentang data
jumlah pasien rawat inap tahun 2008 sampai dengan tahun 2012 yang digunakan untuk mengetahui
perkiraan kebutuhan tenaga kerja di Assembling dan Analising periode tahun
2013 s.d 2017.
D.
Instrumen dan Cara Pengumpulan Data
1.
Instrumen Pengumpulan data
a.
Pedoman Observasi
Pedoman observasi berisi daftar jenis kegiatan yang
akan diamati (Arikunto, 2010).
Untuk
mendapatkan data:
1)
Prosedur tetap di bagian Assembling
2)
Jumlah kunjungan pasien Rawat Inap per tahun dari tahun 2008 hingga 2012
3)
Standar waktu pelayanan
2.
Cara Pengumpulan Data
Sumber data yang digunakan dalam
penelitian ini adalah observasi dan wawancara tidak terstruktur. Observasi yaitu data yang
diperoleh dari pengamatan
secara langsung
mengenai beban kerja petugas Assembling dan analising berdasarkan tugas
pokok
dan melihat data
dari Rekapitulasi Laporan
Data Kegiatan
Rumah Sakit (RL_1) berupa data jumlah kunjungan pasien rawat inap periode tahun 2008 s.d tahun 2012, sedangkan wawancara tidak terstruktur yaitu
data yang diperoleh secara tidak
langsung yaitu dengan berbincang untuk mengetahui hari kerja, jam kerja dan
kegiatan diluar pekerjaan.
E. Teknik dan
Analisis Data
1.
Teknik Pengolahan Data.
Tahap-tahap
pengolahan setelah data dikumpulkan adalah sebagai berikut:
a.
Pengumpulan (collecting) :
Melakukan pengumpulan data mengenai
beban kerja Assembling bagian kelengkapan
dokumen dan rata-rata jumlah kunjungan pasien rawat inap.
b.
Edit ( editing ) :
Mengoreksi, memperbaiki dan mengumpulkan data yang telah
diperoleh menjadi informasi yang lebih berarti sesuai dengan tujuan penelitian.
c.
Tabulasi (tabulating ) :
Data
yang diperoleh ditabulasikan berdasarkan
jenis data untuk memudahkan dalam
penyajian data.
d.
Penyajian :
Memaparkan atau menyajikan hasil penelitian dalam bentuk
tabel kemudian dilakukan interpretasi data.
2.
Analisis Data
Data dianalisis
secara deskriptif dengan cara
menguraikan atau memaparkan hasil penelitian yang di analisis berdasarkan
teori yang telah dikemukakan dalam tinjauan pustaka tanpa melakukan uji
statistik, data yang di analisis adalah kebutuhan tenaga rekam
medis Assembling menggunakan metode
WISN.
F. Jadwal Penelitian
Tabel 3.2
Penyusunan Karya Tulis Ilmiah
|
No
|
Kegiatan
|
Tahun 2011
|
|||||||||||||||||||
|
Maret
|
April
|
Mei
|
Juni
|
Juli
|
|||||||||||||||||
|
I
|
II
|
III
|
IV
|
I
|
II
|
III
|
IV
|
I
|
II
|
III
|
IV
|
I
|
II
|
III
|
IV
|
I
|
II
|
III
|
IV
|
||
|
1
|
Penyusunan Proposal KTI
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2
|
Validasi KTI
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3
|
Penyusunan KTI
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4
|
Penyempurnaan KTI
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
5
|
Ujian KTI Nasional
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
6
|
Perbaikan KTI Nasional
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
7
|
Pengumpulan KTI
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Hasil
Penelitian
1. Gambaran Umum
Rumah
Sakit Umum Daerah Dr. Moewardi merupakan rumah sakit pemerintah yang mengalami
3 (tiga) tahap pembentukan sebelum menjadi seperti sekarang ini, meliputi jaman
penjajahan Belanda (sampai 1942), jaman pendudukan Jepang (1942-1945) dan jaman
kemerdekaan. Sedangkan mulai 1 Januari 1950 Rumah Sakit Bale Kusolo diambil
alih dan dikelola oleh pemerintah RI dan menetapkan nama Rumah Sakit Bale
kusolo diganti dengan Rumah Sakit ”Pusat” Surakarta. Mulai saat itu di
Surakarta ada 3 buah rumah sakit yaitu Rumah Sakit ”Pusat” Surakarta
(Mangkubumen), Rumah Sakit ”Surakarta” (Jebres) dan Rumah Sakit ”Kadipolo”
Kadipolo. Ketiga rumah sakit tersebut diserahkan kepada pemerintah daerah Swatantra
Tingkat I Jawa Tengah Semarang.
|
Berdasar Surat Keputusan dari Gubernur Kepala
Daerah Tingkat I jawa Tengah di Semarang Nomor H. 149/2/3 dengan dasar dari
Surat Kepala Dinas Kesehatan Rakyat Daerah Swatantra Tingkat I Jawa Tengah
tertanggal 19 Pebruari 1960 Nomor K.693/UNH, menetapkan mempersatukan ketiga
rumah sakit yang ada di kota Surakarta menjadi dalam satu organisasi di bawah
satu orang pemimpin dengan stafnya yang bernama Rumah Sakit Umum ”Surakarta”
dan masing-masing rumah sakit dispesilisasikan atau dijadikan unit-unit
pelaksana diantaranya:
a. Rumah Sakit Kadipolo disebut Rumah Sakit
Komplek A, untuk pelayanan penyakit dalam.
b. Rumah Sakit Mangkubumen disebut Rumah Sakit
Komplek B, untuk pelayanan radiologi, kulit dan kelamin, gigi, mata, THT,
bedah, saraf dan lain-lain.
c. Rumah Sakit Jebres disebut Rumah Sakit
Komplek C, untuk pelayanan kebidanan dan penyakit kandungan, anak dan keluarga
berencana.
Mengingat
Rumah Sakit Kadipolo dipandang tidak efisien maka bulan September 1976
dijadikan satu dengan Rumah Sakit Mangkubumen. Penggantian nama Rumah Sakit
Umum Daerah Dr. Moewardi Surakarta dikukuhkan dengan Surat Keputusan
Penggantian
nama ini dikukuhkan dengan Surat Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
tanggal 19 Juli 1945 No. 44751/RS. Pada akhirnya gubernur Jawa Tengah melalui
SK No. 445/29684 tanggal 24 Oktober 1988 menetapkan nama Rumah Sakit Umum
Daerah Dr. Moewardi Surakarta.
Berdasarkan
surat keputusan bersama Menteri Kesehatan, Menteri Pendidikan dan Kebudayaan
serta Menteri Dalam NegeriRI, Nomor: 544/Menkes/SKB/X/81, No: 043a/V/1981
ditetapkan bahwa Rumah Sakit Umum Daerah Dr. Moewardi Surakarta sebagai Rumah
Sakit Pendidikan.
Wilayah
Surakarta oleh Pemerintah Provinsi Dati I Jawa Tengah ditetapkan sebagai
wilayah pengembangan JawaTengah sehingga RSUD Dr. Moewardi yang merupakan
satu-satunya rumah sakit pemerintah terbesrar di wilayah tersebut harus
menyesuaikan dan mampu sebagai pusat rujukan wilayah Surakarta dan
sekitarnya.Atas pertimbangan tersebut pada lokasi jebres kemudian dibangun
bangunan fisik baru yang memenuhi standar rumah sakit A sekaligus rumah sakit
pendidikan.
Pada
tanggal 28 Pebruari 1997 Rumah Sakit Umum Daerah Dr. Moewardi lokasi Jebres
diresmikan penggunaannya oleh Presiden Soeharto, dan sejak itulah seluruh
kegiatan Rumah Sakit Umum Daerah Dr. Moewardi menjadi satu lokasi berdasarkan
tanggal tersebut pula ditetapakan sebagai hari jadi Rumah Sakit.
a.
Tujuan Rumah Sakit Umum Daerah Dr. Moewardi adalah:
1) Peningkatan kemandirian atau
kemampuan pembiayaan rumah sakit.
2) Peningkatan cakupan pelayanan bagi
masyarakat menengah atas.
3) Investasi sarana, prasarana,
peralatan dan teknologi kesehatan sesuai tuntutan perkembangan.
4) Penerapan manajemen sumber daya
manusia profesional.
5) Manajemen operasional terkini.
6) Terselenggaranya pelayanan kesehatan
yang paripurna bermutu dan terjangkau dalam menjalankan fungsi sebagai pusat
rujukan di wilayahnya.
7) Terselenggaranya pendidikan dan pelatihan
yang mampu menghasilkan sumber daya manusia yang profesional, kompeten dan
berkualitas.
8) Terselenggaranya penelitian dan
pengembangan ilmu kedokteran klinik maupun ilmu kesehatan lain sehingga menjadi
suatu institusi kesehatan yang terkemuka.
b.
Visi dan Misi Rumah Sakit Umum Daerah
Dr. Moewardi :
1) Visi
Rumah
Sakit Terkemuka Berkelas Dunia.
2) Misi
a) Menyediakan pelayanan kesehatan
berbasis pada keunggulan sumber daya manusia, kecanggihan dan kecukupan alat
serta profesionalisme managemen pelayanan.
b) Menyediakan wahana pendidikan dan
penelitian kesehatan yang umggul berbasis pada perkembangan ilmu pengutahuan
dan teknologi kesehatan yang bersinergi dengan mutu pelayanan.
3) Motto/ Jargon
Kami
senang melayani anda dengan cepat, tepat nyaman dan mudah.
2. Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Assembling dan Analising di Rumah
Sakit Umum Daerah
Dr. Moewardi.
Bagian Assembling di Rumah Sakit Umum Daerah Dr. Moewardi terbagi menjadi
dua bagian yaitu bagian Assembling dan
bagian Analising.
a. Assembling
1) Ikhtisar jabatan
a) Mempersiapkan rekam medis yang akan
di assembling.
b) Menyerahkan rekam medis ke bagian analising.
c) Membimbing mahasiswa yang praktek.
d) Melaporkan hasil kerja kepada
atasan.
2) Hasil kerja
Rekam
medis tersusun secara rapi dan sesuai dengan urutan yang telah ditetapkan.
3) Uraian tugas
a) Menyiapkan rekam medis rawat inap
yang sudah pulang dan siap di assembling.
b) Mengurutkan lembar rekam medis
sesuai dengan urutan yang telah ditetapkan.
c) Rekam medis yang lengkap di catat
dibuku ekspedisi dan diserahkan ke bagian analising untuk diproses kelengkapan
isi dokumen.
b. Analising
1) Ikhtisar jabatan
a) Menyiapkan rekam medis rawat inap
yang akan di assembling.
b) Membuat KLPCM per SMF, per dokter
dan per ruangan.
c) Melakukan analisa kuantitatif.
2) Hasil kerja
a) Rekam medis lengkap secara lembar
dan isi.
b) Laporan angka KLPCM.
3) Uraian tugas
a) Meneliti lembar dan isi rekam medis.
b) Jika ada ketidaklengkapan maka
ditulis di formulir ketidaklengkapan dan dikembalikan ke bangsal yang merawat
untuk dilengkapi dengan jangka waktu 14 hari.
c) Rekam medis yang lengkap dicatat
dibuku ekspedisi dan diserahkan ke bagian coding.
d) Membuat rekapan ketidaklengkapan
berdasarkan SMF dan dokter yang merawat.
e) Menyerahkan laporan kepada atasan
untuk ditanda tangani.
f) Mengedarkan hasil laporan KLPCM ke
masing-masing SMF.
3. Prosedur Tetap
Bagian Assembling di Rumah
Sakit Umum Daerah
Dr. Moewardi.
Rumah Sakit Umum Daerah Dr. Moewardi telah memiliki
prosedur tetap pelayanan pasien bagian Assembling
yang telah di tetapkan oleh direktur
rumah sakit dengan nomor dokumen 05-02-A-010 pada tanggal 01 juni 2012 dengan
nomor revisi 03 05-02-A-010. Isi prosedur tetap bagian Assembling adalah sebagai berikut:
a. Pengertian : penyusunan lembar/formulir rekam
medis baik rawat inap maupun rawat jalan sesuai dengan urutan yang telah
ditetapkan, baik secara kuantitatif maupun kualitatif.
b. Tujuan : informasi medis
menjadi berkesinambungan sehingga dapat dijadikan sebagai alat komunikasi antar
dokter, paramedis, non paramedis dan unit terkait lainnya yang membutuhkan.
c. Kebijakan : dokumen rekam medis
lengkap secara kuantitatif dan kualitatif dalam waktu 14 hari terhitung dari
tanggal dikembalikannya ke bagian instalasi rekam medis.
d. Prosedur :
1) Petugas menerima dokumen rekam medis
dari ruang rawat inap.
2) Petugas assembling mengecek dokumen
rekam medis secara kuantitatif dan kualitatif.
3) Dokumen rekam medis yang tidak
lengkap dikembalikan ke ruangan dengan diberi catatan ketidaklengkapan di kertu
kendali.
4) Dokumen rekam medis yang lengkap
diserahkan ke bagian koding.
5) Petugas membuat laporan
ketidaklengkapan pengisian catatan medis (KLPCM) per SMF, ruangan dan dokter.
e. Unit Terkait :
1) Ruang rawat inap
Petugas
Assembling menerima dokumen rekam
medis dari instalasi rawat inap (IRI) dengan merakit formulir sesuai ketentuan
dan meneliti kelengkapan isi dokumen kemudian menyerahkan dokumen yang lengkap
ke bagian Coding.
4. Jumlah kunjungan, beban kerja dan standar
kelonggaran di bagian Assembling Rumah
Sakit Umum Daerah
Dr. Moewardi
a. Jumlah pasien rawat inap di Rumah
Sakit Umum Daerah
Dr. Moewardi
Berdasarkan data yang terdapat
dibagian Assembling dalam melayani
pasien rawat inap di Rumah Sakit Umum Daerah Dr. Moewardi periode tahun 2008-2012
adalah sebagai berikut:
Tabel 4.1
Jumlah pasien rawat inap tahun 2008-2012
|
Tahun
|
Jumlah Pasien
|
|
2008
|
25180
|
|
2009
|
28420
|
|
2010
|
31894
|
|
2011
|
36326
|
|
2012
|
43905
|
|
Total
|
165725
|
Sumber
:Data sekunder Rekapitulasi Laporan (RL_1) Rumah
Sakit Umum Daerah Dr. Moewardi periode tahun 2008-2012
Jumlah kunjungan pasien
rawat inap berdasarkan pada prosedur tetap dapat diketahui terjadinya
peningkatan jumlah kunjungan pasien rawat inap di Rumah Sakit Umum Daerah Dr.
Moewardi sejak tahun 2008 hingga 2012.
Untuk penghitungan perkiraan jumlah
kunjungan pada tahun 2017 dengan metode kuadrat terkecil dapat dilihat pada
tabel dibawah ini:
Tabel
4.2
Jumlah
Pasien Rawat Inap berdasarkan kuadrat kecil tahun
2008
s.d 2012
|
No
|
N
|
Y
|
x
|
∑x2
|
∑xy
|
|
1
|
2008
|
25180
|
-2
|
4
|
-50360
|
|
2
|
2009
|
28420
|
-1
|
1
|
-28420
|
|
3
|
2010
|
31894
|
0
|
0
|
0
|
|
4
|
2011
|
36326
|
1
|
1
|
36326
|
|
5
|
2012
|
43905
|
2
|
4
|
87810
|
|
|
Total
|
165725
|
0
|
10
|
45356
|
|
Dari persamaan diatas dapat diketahui
perkiraan beban kerja petugas Assembling untuk
periode tahun 2013 s.d 2017 dihitung dengan menggunakan rumus kuadrat terkecil
yaitu :
Tabel 4.3
Jumlah
Perkiraan Kunjungan Pasien RI
Periode
Tahun 2013 s.d 2017
|
Tahun
|
X
|
Pasien Rawat Jalan
|
|
y = a + bx
|
||
|
2013
|
3
|
46.751,8
|
|
2014
|
4
|
51.287,4
|
|
2015
|
5
|
55.823
|
|
2016
|
6
|
60.358,6
|
|
2017
|
7
|
64.894,2
|
|
Jumlah
|
|
279.115
|
b.
Kebutuhan
tenaga dengan rumus Work Load Indicator Staff Need (WISN) dibagian assembling Rumah Sakit Umum Daerah Dr. Moewardi tahun 2013 s.d 2017.
Berikut data yang
diperoleh dalam menetapkan waktu kerja yang ada, dimana seluruh data
berdasarkan pada:
1)
Menetapkan
waktu kerja yang ada
a)
Hari
kerja (A)
Sesuai ketentuan,
hari kerja di unit rekam medis Rumah Sakit Umum Daerah Dr. Moewardi adalah:
1 minggu = 6 hari kerja
1 tahun = 52
minggu
Maka hari
kerja dalam 1 tahun adalah 312 hari
Jadi A
= 312 hari
b)
Cuti
tahunan (B)
Tiap pegawai Unit
Rekam Medis di Rumah Sakit Umum Daerah Dr. Moewardi mendapatkan kesempatan cuti
selama 12 hari kerja pada setiap tahunnya. Oleh karena itu, untuk data cuti
tahunan
Jadi
B
= 12 hari
c)
Pendidikan
dan pelatihan (C)
Setiap pegawai di Instalasi RM
mempunyai hak untuk mempertahankan dan meningkatkan kompetensi /
profesionalisme dengan mengikuti seminar / kursus / pelatihan dengan batasan
hari selama 3 hari kerja dalam setahun.
Jadi C = 3
hari
d) Hari libur nasional
(D)
Merupakan hari
libur nasional yang ditetapkan oleh pemerintah dengan jumlah hari libur
nasional 14 hari dan cuti bersama 3 hari.
Jadi
D = 17 hari
e)
Ketidakhadiran
kerja (E)
Rata-rata ketidakhadiran
selama kurun waktu 1 tahun karena alasan sakit, tidak masuk dengan atau tanpa
pemberitahuan / ijin.
Ditetapkan untuk pegawai instalasi Rekam
Medis adalah 3 hari
Jadi E
= 3 hari
f)
Waktu
kerja (F)
Waktu kerja dibagian
Assembling Rumah
Sakit Umum Daerah
Dr. Moewardi menurut prosedur
tetap yang berlaku bahwa pelayanan dibuka mulai pukul:
07.00 s.d
14.00 WIB, untuk hari Senin s.d Kamis : 7 jam
07.00
s.d 11.00 WIB, untuk hari Jum’at : 4 jam
07.00 s.d
12.30 WIB, untuk hari Sabtu. : 5,5 jam
Maka
rata-rata untuk jam kerja dalam 1 hari dapat diperoleh:
= 6,25 jam
per hari
Jadi F
= 6,25 jam / hari
Berdasarkan data
tersebut dapat dilakukan penghitungan jumlah waktu kerja yang tersedia setiap
tahun dengan rumus:
Waktu
Kerja Tersedia = [A – (B + C + D + E)]
x F
= (312
– (12 + 3 + 17 + 3) × 6,25
= (312
– 35) × 6,25
= 277
× 6,25
= 1.731,25
jam/ tahun
= 103.875
menit
Sehingga dapat
diperoleh waktu kerja tersedia 1.731,25 jam /tahun.
c. Menyusun standar beban kerja
Bahwa dalam
penetapan standar beban kerja diperoleh dengan adanya rata-rata waktu
penyelesaian kegiatan pokok untuk meneliti dokumen rekam medis pasien rawat inap adalah jumlah rata-rata
waktu kegiatan pokok meneliti tiap dokumen
pasien rawat inap baik pasien baru dan pasien lama. Berikut data kegiatan pokok
untuk tiap dokumen dan rata-rata waktu meneliti adalah sebagai berikut dengan
rumus :
|
Tabel 4.4
Kegiatan Pokok Petugas Assembling RSUD Dr. Moewardi
|
Kategori tenaga kerja
|
Kegiatan pokok
|
Waktu yang tersedia
|
Rata2 waktu/menit
|
Standar beban kerja
|
|
Assembling
|
Menerima Dokumen dari URI
|
103.875
|
1’ 26”
|
82.440
|
|
|
Merakit isi dokumen
|
103.875
|
4’ 34”
|
23.934
|
|
Jumlah
|
|
|
6’
|
106.374
|
|
Kategori tenaga kerja
|
Kegiatan pokok
|
Waktu yang tersedia
|
Rata2 waktu/menit
|
Standar beban kerja
|
|
Analising
|
Mengecek dokumen rekam medis
|
103.875
|
6’ 55”
|
15.589
|
|
|
Dokumen yang tidak lengkap diberi catatan
ketidaklengkapan dan dikembalikan ke bangsal
|
103.875
|
2’ 03”
|
51.170
|
|
|
Dokumen yang sudah lengkap diserahkan ke bagian coding
|
103.875
|
7’ 53”
|
13.795
|
|
Jumlah
|
|
|
16’ 11”
|
80.824
|
Bila waktu kerja
yang tersedia sejumlah 103.875 menit/tahun dan bila dijadikan jam
1.731,25 jam /tahun dan rata-rata
waktu per kegiatan pokok bagian assembling
sebesar 6 menit dan bagian analising sebesar 16,11 menit, maka dapat diperoleh
standar beban kerja berdasarkan waktu kerja dan rata-rata waktu kerja per
kegiatan pokok dalam setahun di bagian assembling
adalah 106.374 menit per tahun bila dijadikan jam 1.772,9 jam/tahun dan di
bagian analising adalah 80.824 menit per tahun dan bila dijadikan jam 1.347
jam/tahun.
d.
Menyusun
standar kelonggaran
Untuk menyusun
standar kelonggaran digunakan rata-rata waktu kelonggaran dan waktu kerja yang
tersedia. Rata-rata waktu kelonggaran yang digunakan dari kegiatan-kegiatan
yang tidak terkait langsung dengan pelayanan pada pasien, frekuensi kegiatan
dalam suatu hari, minggu, bulan, dan waktu dapat dihitung dengan rumus :
|
Tabel 4.5
Kegiatan kelonggaran
dan rata-rata waktu
|
Faktor Kelonggaran
|
Rata-Rata Waktu/hari
|
Rata-Rata Waktu/minggu
|
Waktu Kerja Tersedia
|
Standar Kelonggaran
|
|
Sholat
|
15 menit/hari
|
90 menit/minggu
|
1.731,25
|
0,051
|
|
Makan
|
15 menit/hari
|
90 menit/minggu
|
1.731,25
|
0,051
|
|
Kamar Mandi
|
10 menit/hari
|
60 menit/minggu
|
1.731,25
|
0,030
|
|
Brifing
|
10 menit/hari
|
60 menit/minggu
|
1.731,25
|
0,030
|
|
Jumlah
|
|
|
|
0,162
|
Berdasarkan waktu kerja yang tersedia 1.731,25
jam/tahun maka standar kelonggaran yang diperoleh adalah 0,162 jam/tahun.
4.
Penghitungan
kebutuhan SDM
Berdasarkan hasil penghitungan di atas
diperoleh:
waktu
kerja tersedia : 1.731,25 jam /tahun
Jumlah
kunjungan : 279.115 pasien
Standar beban kerja : 106.374 (assembling)
dan 80.824 (analising)
Standar
kelonggaran : 0,162 jam/tahun
Jadi
kebutuhan SDM untuk tahun 2017 adalah :
|
a. Bagian
Assembling
=
2,623 + 0,162 = 2,78 atau 3
b. Bagian Analising
= 3,453 + 0,162 = 3,615 atau 4
Berdasarkan hasil penghitungan kebutuhan tenaga
kerja dengan rumus WISN diperoleh hasil bagian assembling 2,78 atau 3
tenaga kerja untuk perkiraan tahun 2013-2017 dan bagian analising 3,615
atau 4 tenaga kerja yang artinya sudah terpenuhinya tenaga kerja dibagian assembling karena sudah tersedia 5
tenaga kerja.
Untuk bagian analising membutuhkan 1 penambahan tenaga
kerja karena sudah tersedia 3 tenaga kerja di RSUD Dr. Moewardi.
B. Pembahasan
Bagian Rekam Medis di RSUD Dr.
Moewardi mempunyai bagian Assembling
yang terbagi menjadi dua bagian yaitu bagian Assembling dan bagian Analising.
Jumlah
pasien rawat inap di RSUD Dr. Moewardi tahun 2008-2012 sebanyak 165.725 dengan
6 hari kerja dalam 1 minggu dapat diperoleh 312 hari kerja dalam satu tahun, pegawai
mendapatkan cuti tahunan 12 hari kerja, pegawai juga mendapatkan hak untuk
mengikuti pendidikan selama 3 hari dalam satu tahun, adapula hari libur
nasional 14 hari dan cuti bersama 3 hari kerja dalam satu tahun, petugas mendapatkan ijin sakit atau keperluan
yang lain selama 3 hari keja dalam satu tahun, waktu kerja dibagian Assembling rata-rata dalam satu hari
adalah 6,25 jam/hari, sehingga dapat diperoleh waktu kerja tersedia selama satu
tahun adalah 1.731,25 jam/ tahun.
Berdasarkan
beban kerja dari periode tahun 2008-2012 terdapat pasien rawat inap sejumlah 165.725
pasien dengan beban kerja prediksi tahun 2013 s.d 2017 terdapat sejumlah pasien
rawat inap 279.115 pasien. Hal ini menunjukkan pada tahun 2013-2017 terjadi
peningkatan jumlah kunjungan sehingga
beban kerja petugas Assembling
bertambah. Menurut Rodahl bahwa hubungan antara beban kerja dan kapasitas kerja
dipengaruhi oleh faktor dari dalam tubuh maupun luar tubuh pekerja, maka
pekerjaan yang dilaksanakan oleh petugas Assembling
termasuk pula dipengaruhi oleh faktor internal dan eksternal saat melakukan perakitan
maupun pengecekan kelengkapan dokumen. Oleh karena itu pekerjaan yang dilakukan
oleh seorang petugas Assembling akan
dapat mencapai produktivitas secara
parsial dengan adanya beban kerja yang dilakukan setiap hari, maka terjadi
keseimbangan antara pekerja dengan pekerjaannya dalam melakukan pelayanan
pertama kali kepada pasien di rumah sakit. Selain itu, hal paling mendasar yang
perlu dipertimbangkan dalam penempatan seorang tenaga kerja pada pekerjaan yang
tepat guna mendorong peningkatan produktivitas kerja (Tarwaka, 2004).
Standar
kelonggaran adalah rata-rata waktu yang dikerjakan diluar kegiatan pokok. Berdasarkan
kegiatan yang dilakukan selain kegiatan pokok seperti sholat, makan, ke kamar
mandi dan brifing diperoleh standar kelonggaran 0,162 jam/ tahun.
Kebutuhan tenaga
kerja di RSUD Dr. Moewardi tahun 2013-2017 menurut perhitungan WISN pertama kali
dengan menentukan waktu kerja yang ada. Waktu kerja tersebut dipengaruhi oleh
jumlah hari kerja selama satu tahun yaitu 312 hari dengan dikurangi hari cuti
tahunan yaitu selama 12 hari, kesempatan pendidikan dan pelatihan bagi petugas yaitu 3
hari dan hari libur nasional ditambah hari cuti bersama menjadi 17 hari kerja
dalam jangka satu tahun. Selain itu ketidakhadiran kerja pegawai RSUD Dr. Moewardi dibatasi
selama 3 hari dalam satu tahun dan waktu kerja dalam 1 hari yaitu 6,25 jam per
hari, sehingga diperoleh waktu kerja efektif selama 1.731,25 jam/tahun.
Selanjutnya perlu
menyusun standar beban kerja berdasarkan data-data yang ada dalam prosedur
tetap RSUD Dr. Moewardi yang dipengaruhi oleh waktu kerja yang tersedia dan
rata-rata waktu per kegiatan pokok. Rata-rata waktu per kegiatan pokok diambil
dari rata-rata waktu yang digunakan oleh petugas dalam perakitan maupun
pengecekan kelengkapan dokumen rekam medis pasien rawat inap, yaitu selama 6
menit untuk bagian Assembling dan 16,11
menit untuk bagian Analising. Sedangkan waktu kerja yang tersedia sebanyak 103.875
menit per tahun, maka standar beban kerja setiap tenaga kerja atau petugas dibagian Assembling sejumlah 1.772,9 jam/tahun
sedangkan dibagian Analising sejumlah 1.347 jam/tahun di RSUD Dr. Moewardi.
Setelah itu,
mencari standar kelonggaran dengan rata-rata waktu kelonggaran dan waktu kerja
yang tersedia. Rata-rata waktu kelonggaran yang digunakan dari
kegiatan-kegiatan yang tidak terkait langsung dengan pelayanan pada pasien
seperti sholat, makan, untuk ke kamar mandi dan brifing, dari jumlah jam kerja
per hari yaitu 6,25 jam dan waktu efektif yang tersedia selama satu tahun yaitu
1.731,25 jam /tahun, maka hasil tersebut didapat standar kelonggaran
sebesar 0,162 petugas setiap menit.
Untuk perkiraan periode 5 tahun
mendatang dengan jumlah perkiraan kunjungan pasien rawat inap sejumlah 279.115
pasien maka dapat diketahui hasil penghitungan dengan rumus WISN diperoleh bagian
Assembling membutuhkan 3 petugas,
dengan adanya jumlah petugas yang telah ada yaitu 5 petugas
maka petugas Assembling cukup terpenuhi
oleh jumlah yang telah ada. Dan untuk bagian Analising diperoleh kebutuhan
tenaga kerja sejumlah 4 petugas,
dengan adanya jumlah yang telah tersedia 3 petugas
maka petugas bagian Analising masih belum terpenuhi, sehingga dapat ditambahkan
1 petugas.
BAB V
SIMPULAN DAN SARAN
A. Simpulan
1. Berdasarkan
jumlah kunjungan pasien periode tahun 2008-2012 diperoleh kunjungan rawat inap
sejumlah 165.725 kunjungan pasien.
Dengan setiap tahunnya mengalami peningkatan jumlah kunjungan pasien rawat
inap.
2. Jumlah jam kerja
per lima tahun RSUD Dr. Moewardi berdasarkan jam kerja efektif per tahun yaitu
sebesar 1.731,25 jam/tahun, dimana
memperhitungkan minggu efektif selama satu tahun 52 minggu, jam kerja efektif
per minggu 6 hari, dengan jam kerja efektif per hari 6,25 jam.
3. Berdasarkan kegiatan pokok bagian Assembling di RSUD Dr. Moewardi dari
menerima dokumen dan merakit formulir dokumen rekam medis mendapatkan rata-rata
standar beban kerja 1.772,9 jam/tahun, sedangkan Analising
yang merupakan sub bagian dari Assembling yang meneliti kelengkapan dokumen
sampai menyerahkan ke bagian coding mendapatkan rata-rata standar beban
kerja 1.347 jam/tahun.
4. Dari beberapa
faktor kelonggaran bagian Assembling
di RSUD Dr. Moewardi mendapatkan rata-rata dalam satu hari 10 menit – 15 menit
per kegiatan. Sehingga dapat diperoleh standar kelonggaran 0,162 jam/tahun.
5. Prediksi kebutuhan
tenaga kerja berdasarkan metode WISN diperoleh 3 orang petugas dengan sudah
tersedianya 5 orang petugas maka sudah terpenuhinya petugas bagian Assembling. Sedangkan penambahan petugas
Analising yang merupakan sub bagian dari Assembling adalah 4 orang petugas dengan sudah
tersedia 3 orang petugas maka perlu menambahkan 1 orang petugas Analising di RSUD Dr. Moewardi untuk
periode tahun 2013-2017.
B. Saran
1. Mempertahankan kualitas pelayanan
pasien sehingga angka kunjungan pasien terus meningkat.
2. Perlu adanya
peraturan yang tetap terkait dengan hari kerja tiap tahun.
3. Untuk lebih memperjelas job discription
(tupoksi) dari masing-masing sub bagian, maka dibuat terpisah sesuai dengan
kegiatan (job discription) dari masing-masing sub bagian tersebut, yaitu Assembling perakitan dokumen dan
analising meneliti ketidaklengkapan dokumen.
4. Perlu ada
peraturan yang jelas tentang kegiatan-kegiatan yang dilakukan diluar jam kerja,
sehingga petugas dapat bekerja maksimal dalam jam kerja.
5. Untuk penambahan tenaga kerja di RSUD
Dr. Moewardi dalam jangka waktu tahun 2013-2017 di bagian Assembling sudah cukup terpenuhi. Sedangkan penambahan tenaga kerja
Analising yang merupakan sub bagian dari Assembling perlu menambahkan 1 orang
petugas.
BY : PEPINA
RIZKI TRI VIANA (10.0.A.336)
No comments:
Post a Comment