TINJAUAN PELAKSANAAN PENYIMPANAN DAN PENGAMBILANDOKUMEN REKAM MEDIS DI BAGIAN FILING RSUD KABUPATEN KARANGANYAR TAHUN 2012

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

Rumah sakit sebagai pemberi pelayanan kesehatan selain memberikan pelayanan klinis juga member pelayanan non klinis. Pelaksanaan pelayanan non klinis meliputi penyelenggaraan rekam medis, salah satu pelayanan non klinis atau aspek pelayanan administrasi (manajemen) adalah pengelolaan rekam medis, untuk menunjang tercapainya tertib administrasi dalam upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Tanpa didukung suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan benar, maka tidak akan tercipta tertib administrasi rumah sakit. Tertib administrasi merupakan salah satu faktor yang menentukan didalam upaya pelayanan kesehatan suatu rumah sakit (Depkes, RI. 2006). Oleh karena itu manajemen informasi kesehatan khususnya rekam medis dibuat secara baik dan benar oleh tenaga kesehatan pada sarana pelayanan kesehatan yang kemudian dikelola secara terencana. (Gemala, R. 2010).

Dalam hal ini  pelayanan rekam medis pasien salah satunya dilakukan oleh bagian penyimpanan (filing). Dimana dokumen rekam medis rawat jalan, rawat inap maupun rawat darurat disimpan karena memiliki sifat rahasia dan mempunyai aspek hukum maka keamanan fisik menjadi tanggungjawab rumah sakit, sedangkan aspek isi rekam medis merupakan hak milik pasien. Dalam pelaksanaan penyimpanan dokumen rekam medis berpedoman pada standar operasional prosedur tentang penyimpanan dokumen rekam medis.

Berdasarkan survei pendahuluan bahwa pelaksanaan penyimpanan dan pengambilan dokumen rekam medis di RSUD Kabupaten Karanganyar masih ditemukan adanya dokumen rekam medis yang salah simpan (misfile) hal ini menyebabkan pelayanan kepada pasien yang melakukan kunjungan ulang (control) menjadi lebih lama, karena petugas tidak menemukan dokumen rekam medis berada pada raknya. Dan pada saat melakukan pengambilan dokumen rekam medis petugas tidak menggunakan tracer sebagai kartu penunjuk keluar dokumen rekam medis. Berdasarkan latar belakang di atas peneliti tertarik mengambil judul penelitian tentang ”Tinjauan Pelaksanaan Penyimpanan dan Pengambilan Dokumen Rekam Medis di Bagian Filing RSUD Kabupaten Karanganyar Tahun 2012.”

B.     Rumasan Masalah

Bagaimana pelaksanaan penyimpanan dan pengambilan dokumen rekam medis di bagian filing RSUD Karanganyar Tahun 2012?

C.    Tujuan Penelitian

1.   Tujuan Umum

Untuk mengetahui pelaksanaan penyimpanan dan pengambilan dokumen rekam medis di RSUD Kabupaten Karanganyar Tahun 2012.

2.   Tujuan Khusus

a.         Mengetahui kebijakan rumah sakit tentang penyimpana dokumen rekam medis di bagian filing.

b.        Mengetahui buku, catatan dan formulir yang digunakan dalam penyimpanan dan pengambilan dokumen rekam medis di bagian filing.

c.         Mengetahui pelaksanaan  penyimpanan dan pengambilan dokumen rekam medis pasien rawat jalan, inap, gawat darurat di bagian filing.

D.  Manfaat Penelitian

1.  Bagi peneliti

Menambah pengetahuan dan pengalaman mahasiswa khususnya dalam pelaksanaan prosedur penyimpanan dokumen rekam medis di bagian filing.

2.  Bagi Rumah Sakit

Hasil penelitian ini diharapkan dapat menambah referensi masukan dalam prosedur penyimpanan dokumen rekam medis di bagian filing.

3.  Bagi Akademi

Dapat menambah literatur perpustakaan sebagai bahan pertimbangan dalam penilitian lebih lanjut.

E.  Ruang Lingkup

1.      Ruang Lingkup Keilmuan

Dalam penelitian ini ruang lingkup keilmuan yang digunakan yaitu rekam medis.

2.      Ruang Lingkup Materi

Dalam penelitian ini ruang lingkup materi adalah penyimpanan dokumen rekam.

3.      Ruang Lingkup Lokasi

Dalam penelitian ini ruang lingkup lokasi yang  digunakan adalah bagian filing.

4.      Ruang Lingkup objek

Dalam penelitian ini ruang lingkup obyek yang digunakan adalah pelaksanaan penyimpanan dokumen rekam medis di bagian filing.

5.      Ruang Lingkup Waktu

Dalam penelitian ini ruang lingkup waktu yang digunakan adalah pada bulan Mei 2012.

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A.    Rekam Medis

Pengertian menurut PerMenKes RI No. 269/ MENKES/ PER/ III/ 2008, rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.

Rekam Medis menurut Dirjen Yanmed No. 78 tahun 1991, adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas, anamnesis, pemeriksaan, diagnosis, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang diberikan kepada seseorang pasien selama dirawat di rumah sakit yang dilakukan di unit-unit rawat jalan termasuk unit gawat darurat dan unit rawat inap.

B.  Ruang Filing (Penyimpanan Dokumen Rekam Medis)

Ruang filing merupakan suatu ruang penyimpanan dokumen rekam medis rawat jalan, rawat inap, dan rawat darurat, selain itu juga sebagai penyedia berbagai dokumen rekam medis untuk berbagai keperluan serta melindungi dokumen rekam medis terhadap berbagai kerusaakan. Dan merupakan salah satu bagian bagian rekam medis yang bertugas dalam penyimpanan dokumen rekam medis dan menjaga isi kerahasiaan isi dari dokumen rekam medis.

1.    Tugas Pokok Bagian Filing

Bagian filing dalam pelaksanaan pengelolaan rekam medis mempunyai tugas pokok sebagai berikut :

a.    Menyimpan dokumen rekam medis dengan metode tertentu sesuai kebijakan penyimpanann dokumen rekam medis.

b.    Mengambil kembali (retrieval) dokumen rekam medis untuk berbagai keperluan.

c.    Memindahkan (meretensi) dokumen rekam medis yang sudah tidak aktif sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan sarana pelayanan kesehatan.

d.   Memisahkan dokumen rekam medis in aktif dari dokumen rekam medis aktif.

e.    Membantu dalam penilai guna rekam medis.

f.     Menyimpan dokumen rekam medis yang dilestarikan (diabadikan).

g.    Membantu dalam pemusnahan formulir rekam medis.

2.         Fungsi bagian filing

a.       Penyimpanan dokumen rekam medis.

b.      Penyedia dokumen rekam medis untuk berbagai keperluan.

c.       Pelindung dokumen rekam medis terhadap bahaya kerusakan fisik, kimiawi dan biologi.

3.      Formulir dan catatan yang digunakan di bagian filing

Formulir dan catatan yang digunakan di bagian filing adalah:

a.    Tracer yang dapat digunakan untuk:

1)      Pejuntuk keberadaan rekam medis yang diambil dari rak penyimpanan dokumen rekam medis

2)      Penghitungan tingkat penggunaan dokumen rekam medis

b.     Buku catataan dokumen rekam medis untuk bukti dokumen rekam medis sedang dipinjam dan digunakan untuk keperluan tertentu dengan adanya catatan tersebut bertujuan memudahkan dalam peminjaman dokumen rekam medis dari filing dan sebagai alat kontrol penggunan tracer.

C.      Sistem Penomoran Dalam Dokumentasi Rekam Medis

Sistem penomoran dokumen rekam medis bertujuan untuk memberi identitas dokumen rekam medis seorang pasien agar tidak tertukar dengan dokumen rekam medis pasien lain.

Ditinjau dari sistem penomoran dokumen rekam medis terbagi menjadi 3 yaitu :

1.        Pemberian nomor secara seri (Serial Numbering System)

Suatu sistem pemberian nomor rekam medis dimana setiap pasien yang berkunjung di rumah sakit selalu mendapat nomor baru.

Kelebihan pemberian nomor secara seri (Serial Numbering System)

a.       Memudahkan petugas dalam bekerja.

b.      Pelayanan pasien cepat.

Kekurangan pemberian nomor secara seri (Serial Numbering System)

a.       Membutuhkan waktu lama dalam mencari dokumen rekam medis

b.      Informasi pelayanan klinis menjadi tidak berkesinambungan

c.       Mempercepat penuhnya rak penyimpanan dokumen rekam medis

2.      Pemberian nomor secara unit (Unit Numbering System)

Suatu sistem pemberian nomor rekam medis dimana setiap pasien yang berkunjung ke rumah sakit untuk berobat baik pasien rawat inap, rawat jalan, maupun rawat darurat. Mendapat satu nomor rekam medis digunakan untuk selamanya.

Kelebihan  pemberian nomor secara bagian (Unit Numbering Filing)

a.       Informasi klinis dapat berkesinambungan karena semua data dan informasi mengenai pasien dan pelayanan yang disimpan dalam satu folder.

b.      Dapat menghemat ruang penyimpanan.

Kekurangan pemberian nomor secara unit (Unit Numbering System) adalah pelayanan terhadap pasien lama akan membutuhkan waktu yang lama.

3.      Pemberian nomor secara seri unit (Serial Unit Numbering System)

Suatu sistem pemberian nomor dengan menggabungkan sistem seri dengan sistem unit.

Kelebihan pemberian nomor secara seri unit (Serial Unit Numbering System) adalah pelayanan jadi lebih cepat karena tidak memilah antara pasien baru dengan pasien lama, pasien yang datang seolah olah dianggap sebagai pasien baru.

Kekurangan pemberian nomor secara seri unit (Serial UnitNumbering System)

a.       Petugas menjadi lebih repot setelah selesai pelayanan

b.      Informasi klinis pada saat pelayanan dilakukan tidak ada kesinambungan

D.      Sistem Penyimpanan Dokumen Rekam Medis

Penyimpanan dokumen rekam medis bertujuan untuk mempermudah dan mempercepat ditemukan kembali dokumen rekam medis yang disimpan dalam rak filing. Dengan demikian maka diperlukan sistem penyimpanan dengan mempertimbangkan jenis sarana dan peralatan yang digunakan, tersedianya tenaga ahli dan kondisi organisasi.

Ditinjau dari pemusatan atau penyatuan dokumen rekam medis, maka cara penyimpanan dibagi menjadi 2, yaitu:

1.      Sistem penyimpanan secara sentralisasi

Sistem penyimpanan dokumen rekam medis secara sentral yaitu suatu sistem penyimpanan dengan cara menyatukan formulir formulir rekam medis milik seorang pasien kedalam satu kesatuan (folder). Dokumen rekam medis rawat jalan, rawat inap, dan rawat darurat milik seorang pasien menjadi satu dalam kesatuan folder (map).

Kelebihan sistem penyimpanan secara sentralisasi yaitu :

a.         Data dan informasi hasil-hasil pelayanan dapat berkesinambungan karena menyatu dalam satu folder sehingga riwayatnya dapat dibaca  seluruhnya.

b.        Mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan penyimpanan rekam medis.

c.         Mengurangi jumlah biaya yang dipergunakan untuk peralatan dan ruangan.

d.        Tata kerja dan peraturan mengenai kegiatan pencatatan medis mudah distandarisasi.

e.         Memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas penyimpanan karena dokumen rekam medis milik seorang pasien berada dalam satu folder.

f.         Memudahkan menerapkan sistem bagian record.

2.      Sistem penyimpanan secara desentralisasi

Sistem penyimpanan dokumen rekam medis secara desentralisasi yaitu suatu sistem penyimpanan dengan cara memisahkan milik seorang pasien antara dokumen rekam medis rawat jalan, rawat inap, dan rawat darurat pada folder tersendiri dan atau tempat tersendiri. Biasanya dokumen rekam medis pasien rekam medis pasien rawat jalan disimpan di satu tempat penyimpanan atau di poliklinik masing-masing, sedangkan dokumen rekam medis pasien gawat darurat dan rawat inap disimpan di bagian rekam medis. Adapun kelebihan dan kekurangan dari sistem penyimpanan secara desentralisasi antara lain:

Kelebihan sistem penyimpanan secara desentralisasi:

a.       Efisiensi waktu, sehingga pasien dapat pelayanan lebih cepat.

b.      Beban kerja yang dilaksanakan petugas lebih ringan.

Kekurangan sistem penyimpanan secara desentralisasi :

a.       Terjadi duplikasi dalam pembuatan rekam medis, yaitu data dan informasi pelayanan pada satu  pasien dapat tersimpan lebih dari satu folder.

b.      Biaya yang diperlukan untuk peralatan dan ruangan lebih banyak.

(Depkes, RI. 2006)

E.   Sistem Penjajaran Dokumen Rekam Medis

Dokumen rekam medis yang disimpan dalam rak penyimpanan tidak ditumpuk melainkan disusun berdiri sejajar satu dengan yang lain. Urutan penjajaran dokumen rekam medis tersebut mengikuti urutan nomer rekam medis dengan tiga cara yaitu:

1.      Sistem Penjajaran Straight Numerical Filing (SNF)

Sistem penjajaran dengan nomor langsung yaitu suatu sistem penyimpanan dokumen rekam medis dengan mensejajarkan folder dokumen rekam medis bedasarkan urutan langsung nomor rekam medisnya pada rak penyimpanan.

45                                   50                                23

Angka pertama            angka kedua                     angka ketiga

(primary digits)            (secondary digits)           (tertiary digits)

 Berikut contoh nomor rekam medis di bawah ini:

46-50-23            47-51-50          50-50-50

46-50-24            47-51-51          50-50-51

46-50-25            47-51-52          50-50-52

Dalam sistem penjajaran dengan nomor langsung terdapat kelebihan dan kekurangan, adapun kelebihan dan kekurangan dari sistem penjajaran langsung adalah :   

a.       Kelebihan SistemPenjajaran Straight Numerical Filing adalah :

1)   Bila akan sekaligus mengambil 50 dokumen rekam medis dengan nomor yang berurutan dari rak untuk keperluan pendidikan, penelitian atau untuk diinaktifkan akan sangat mudah.

2)   Mudah melatih petugas petugas yang harus melaksanakan pekerjaan penyimpanan tersebut.

b.      Kekurangan Sisten Penjajaran Straight Numerical Filing adalah :

1)   Petugas harus memperhatikan seluruh angka nomor rekam medis sehingga mudah terjadi kekeliruan penyimpanan.

2)   Petugas akan saling berdesakan karena petugas terkonsentrasi di rak penyimpanan nomor rekam medis untuk nomor besar yaitu rekam medis dengan nomor terbaru.

3)   Pengawasan kerapian penyimpanan sangat sukar karena tidak mungkin memberikan tugas bagi seorang staf untuk bertanggung jawab pada rak-rak penyimpanan tertentu.

2.      Sistem Penjajaran Terminal Digit Filing (TDF)

Sistem penjajaran Terminal Digit Filing adalah sistem penyimpanan dokumen rekam medis dengan mensejajarkan folder dokumen rekam medis bedasarkan urutan nomor rekam medis pada 2 angka kelompok akhir. Disini digunakan nomor dengan jumlah 6 angka yang dikelompokkan menjadi 3 kelompok masing-masing terdiri dari 2 angka. Angka pertama adalah kelompok 2 angka yang  terletak paling kanan, angka kedua adalah kelompok 2 angka yang terletak  ditengah dan angka ketiga adalah kelompok 2 angka yang terletak paling kiri.

95                                   05                                26

Angka ketiga                angka kedua                 angka pertama

(tertiary digits)              (secondary digits)           (primary digits)

Berikut contoh nomor rekam medis di bawah ini:

95-05-26            98-05-26          01-06-26

96-05-26            99-05-26          02-06-26

97-05-26            00-06-26          03-06-26

Dalam sistem penjajaran Terminal Digit Filing juga mempunyai kekurangan dan kelebihan dalam pelaksanaanya,antara lain.

a.         Kelebihan sistem penjajaran Terminal Digit Filing adalah:

1)      Penambahan jumlah dokumen rekam medis selalu tersebar secara merata ke 100 kelompok (section) didalam rak penyimpanan. Petugas-petugas penyimpanan tidak akan terpaksa berdesakan disatu tempat atau section, dimana rekam medis harus disimpan di rak.

2)      Petugas–petugas dapat diserahi tanggung jawab untuk sejumlah section tertentu misalnya ada 4 petugas masing-masing diserahi : section 00-24, section 25-49, section 50-74, section 75-99.

3)      Pekerjaan akan terbagi rata mengingat setiap petugas rata-rata mengerjakan jumlah rekam medis yang hampir sama setiap harinya untuk .setiap section sehingga mudah mengingat letak dokumen rekam medis.

4)      Rekam medis yang tidak aktif dapat diambil dari rak penyimpanan dari setiap section, pada saat ditambahnya rekam medis baru di section tersebut.

5)      Jumlah rekam medis untuk setiap section terkontrol dan bisa dihindarkan timbulnya rak-rak kosong.

6)      Dengan terkontrolnya rekam medis, membantu memudahkan perencanaan peralatan penyimpanan (jumlah rak).

7)      Kekeliruan menyimpan (misfile) dapat dicegah, karena petugas penyimpanan hanya memperhatikan 2 angka saja dalam memasukkan rekam medis kedalam rak, sehingga jarang terjadi kekeliruan membaca angka.  

b.        Kekurangan sistem penjajaran Terminal Digit Filing adalah:

1)        Latihan dan bimbingan bagi petugas penyimpanan dalam hal sistem angka akhir lebih lama dibandingkan latihan menggunakan sistem nomor langsung tetapi umumnya petugas dapat dilatih dalam waktu yang tidak lama.

2)      Membutuhkan biaya awal lebih besar karena harus menyiapkan rak penyimpanan terlebih dahulu.

3.      Sistem Penjajaran Middle Digit Filing (MDF)

Sistem penjajaran dengan sistem angka tengah atau middle digit filing yaitu suatu sistem penyimpanan dokumen rekam medis dengan mensejajarkan folder/ dokumen rekam medis bedasarkan urutan nomor rekam medis pada 2 angka kelompok tengah. Disini penyimpanan rekam medis di urut dengan pasangan angka-angka sama halnya dengan sistem angka akhir, namun angka pertama, angka kedua, dan angka ketiga, berbeda letaknya dengan angka akhir. Dalam hal ini angka yang terletak ditengah-tengah menjadi angka pertama, pasangan angka yang terletak paling kiri menjadi angka kedua, dan pasangan angka paling kanan menjadi angka ketiga.

57                                   78                                96

 Angka kedua               angka pertama                angka ketiga

(secoundary digits)       (primary digits)              (tertiary digits)

Berikut contoh nomor rekam medis dibawah ini:

58-78-96            58-78-99          59-78-02

58-78-97            59-78-00          59-78-03

58-78-98            59-78-01          59-78-04

Dalam pelaksanaan sistem penjajaran Middle Digits Filing terdapat kekurangan dan kelebihannya antara lain :

a.    Kelebihan sistem penjajaran Middle Digits Filing adalah :

1)   Memudahkan pengambilan 100 dokumen rekam medis yang nomornya berurutan.

2)   Penggantian dari sistem nomor langsung ke sistem angka tengah lebih mudah daripada penggantian sistem nomor langsung ke sistem angka akhir.

3)   Kelompok 100 dokumen rekam medis yang nomornya berurutan, pada sistem langsung adalah sama persis dengan kelompok 100 dokumenrekam medis untuk sistem angka tengah.

4)   Dalam sistem angka tengah penyebaran nomor-nomor lebih merata dalam rak penyimpanan, jika dibandingkan dengan sistem nomor langsung tetapi masih tidak menyamai sistem angka akhir.

5)   Petugas-petugas penyimpanan, dapat dibagi untuk bertugas pada section penyimpanan tertentu dengan demikian kekeliruan penyimpanan dapat dicegah. 

b.    Kekurangan sistem penjajaran Middle Digits Filing adalah :

1)      Memerlukan latihan dan bimbingan yang lebih lama.

2)      Terjadi rak-rak kosong pada beberapa section, apabila rekam medis dialihkan ke tempat penyimpanan tidak aktif.

3)      Sistem angka tengah tidak dapat digunakan dengan baik untuk nomor nomor yang lebih dari 6 angka (Depkes, RI. 2006).

F.   Pengambilan Kembali Dokumen Rekam Medis (Retrieval)

1.      Pengeluaran Rekam Medis

Ketentuan pokok yang harus ditaati di tempat penyimpanan adalah:

a.  Tidak satu pun rekam medis boleh keluar dari ruang rekam medis tanpa tanda keluar atau kartu permintaan. Peraturan ini tidak hanya berlaku bagi orang-orang di luar rekam medis, tetapi juga bagi petugas rekam medis itu sendiri.

b.  Seseorang yang menerima atau meminjam dokumen rekam medis, berkewajiban untuk mengembalikan dalam keadaan baik dan tepat waktu. Dalam peminjaman harus dibuat ketentuan berapa lama jangka waktu untuk satu rekam medis diperbolehkan tidak berada di rak penyimpanan. Seharusnya setiap dokumen rekam medis kembali ke rak pada setiap akhir hari kerja, sehingga petugas filing rumah sakit dapat mencari dokumen rekam medis yang diperlukan.

c.  Rekam medis tidak dibenarkan diambil dari rumah sakit kecuali atas perintah pengadilan.

d. Dokter-dokter atau pegawai rumah sakit yang berkepentingan dengan meminjam rekam medis, untuk dibawa ke ruang kerjanya selama jam kerja, dan dikembalikan ke ruang rekam medis pada akhir jam kerja.

e.  Jika beberapa rekam medis akan digunakan selama beberapa hari maka rekam medis tersebut disimpan dalam tempat sementara di ruang rekam medis.

f.  Kemungkinan rekam medis dipergunakan beberapa orang, dan berpindah tangan dari orang satu ke orang lain, harus dilakukan dengan mengisi ”KartuPindahTangan”, karena dengan cara ini rekam medis tidak perlu bolak balik dikirim ke bagian rekam medis, untuk diletakkan sebagai petunjuk keluarnya rekam medis, kartu pindah tersebut berisi tanggal, pindah tangan dari siapa ke siapa, untuk keperluan apa dan digunakan oleh dokter siapa.

2.      Petunjuk Keluar (Out guide)

Petunjuk keluar adalah suatu alat yang penting untuk mengawasi penggunaan rekam medis. Dalam penggunaannya ”Petunjuk keluar” ini diletakkan sebagai pengganti pada tempat map-map rekam medis yang diambil atau dikeluarkan dari rak penyimpanan. Petunjuk keluar tetap berada di rak tersebut, sampai map rekam medis yang diambil ataupun dipinjam tersebut dikembalikan ketempat semula.

3.      Buku Ekspedisi

Setiap penyerahan dokumen rekam medis harus menggunakan buku ekspedisi adalah nomor rekam medis, tanggal, penggunaan dan nama pasien. Hal ini bertujuan agar keamanannya terjamin, bila dijumpai kehilangan dokumen rekam medis dan sebagai bukti serah terima dokumen rekam medis.

(Depkes, RI. 2006).

BAB III

METODE PENELITIAN

A. Jenis Penelitian

Jenis penelitian adalah deskriptif yaitu menggambarkan dan menganalisa keadaan yang diperoleh dari hasil pengamatan. Metode yang digunakan adalah metode observasi menggunakan pendekatan cross sectional yaitu penelitian yang mengumpulkan  data  berdasarkan waktu tertentu secara bersamaan (Notoatmodjo, S. 2005).

B.   Definisi Istilah

Prosedur tetap penyimpanan dokumen rekam medis adalah urutan kegiatan yang ditetapkan untuk menjamin penanganan secara seragam terhadap transaksi penyimpanan.

C.  Subyek dan Obyek Penelitian

Dalam penelitian ini subyek yang digunakan adalah petugas rekam medis di bagian filing RSUD Kabupaten Karanganyar. Obyek penelitian adalah pelaksanaan penyimpanan dan pengambilan dokumen rekam medis di bagian filing RSUD Kabupaten Karanganyar.

D.  Instrumen dan Cara Pengumpulan Data

1.    Instrumen Penelitian

a.    Pedoman Wawancara

Pedoman wawancara yaitu pengumpulan data dengan cara tanya jawab langsung dengan nara sumber untuk mendapatkan data yaitu tentang pelaksanaan penyimpanan dan pengambilan dokumen rekam medis di bagian filing RSUD Kabupaten Karanganyar. Nara sumber dalam penelitian ini adalah petugas bagian filing.

b.    Pedoman Observasi

Pedoman observasi yaitu pengumpulan data dengan cara mengamati obyek yang diteliti secara langsung pada saat penelitian, digunakan untuk mendapatkan data:

1)      Prosedur tetap rumah sakit tentang penyimpanan dokumen rekam medis di bagian filing.

2)      .Buku, catatan dan formulir yang digunakan dalam penyimpanan dan pengambilan dokumen rekam medis di bagian filing.

3)      Pelaksanaan penyimpanan dan pengambilan dokumen rekam medis di bagian filing.

2.    Cara pengumpulan data

Data tentang pelaksanaan penyimpanan dan pengambilan dokumen rekam medis dikumpulkan dengan cara:

a.    Wawancara

Wawancara yaitu  data  yang diperoleh dengan cara melakukan tanya jawab langsung dengan nara sumber yaitu petugas bagian filing untuk mendapatkan data mengenai pelaksanaan penyimpanan dan pengambilan dokumen rekam medis (Notoatmodjo, S. 2005).

b.    Observasi

Mengamati dan mencatat secara sistematik gejala-gejala yang diselidiki (Narbuko, C. 2008).

E.  Teknik dan Analisis Data

1.    Teknik Pengolahan Data

Data yang terkumpul dilakukan pengolahan dengan tahap sebagai berikut:

a.    Colecting, yaitu mengumpulkan data yang berasal dari wawancara dan observasi tentang pelaksanaan penyimpanan dan pengambilan dokumen rekam medis di bagian filing.

b.    Editing, yaitu meneliti atau mengoreksi hasil pengumpulan data sehingga diperoleh informasi.

c.    Penyajian data yaitu menyajikan hasil penelitian dalam bentuk narasi yang menggambakan hasil kegiatan.

2.    Analisis Data

Analisis yang digunakan adalah diskriptif yaitu memaparkan hasi-hasil penelitian yang sesuai dengan keadaan sebenarnya dengan membandingkan teori-teori yang terkait dan selanjutnya ditarik suatu kesimpulan tanpa melakukan uji statistik (Arief, M. 2003).

F. Jadual Peneliti

Tabel 3.1

Jadual Penyusunan Karya Tulis Ilmiah

No

Kegiatan

Tahun 2012

April

Mei

Juni

Juli

I

II

III

IV

I

II

III

IV

I

II

III

IV

I

II

III

IV

1

Penyusunan Proposal KTI

2

Validasi KTI

3

Penyusunan KTI

4

Penyempurnaan KTI

5

Ujian KTI Nasional

6

Perbaikan KTI Nasional

7

Pengumpulan KTI

BAB IV

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

A.   Hasil Penelitian

1.      Gambaran Umum Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar

Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar merupakan rumah sakit milik pemerintah Daerah Karanganyar, yang bermula dari rumah bersalin RB ”Kartini” yang didirikan oleh tokoh masyarakat dipimpin Bapak Naryo Adirejo Bupati KDH Karanganyar. Padatahun 1969 bangunan mulai diperluas dan dibangun oleh Pemerintah Daerah menjadi Rumah Sakit Umum diresmikan sebagai rumah sakit tipe D. Bulan Januari 1993 Rumah Sakit Umum Karanganyar dengan luas 1.13 Ha. Dengan semakin meningkatnya kebutuhan masyarakat akan kuantitas dan kualitas pelayanan, Pemerintah Daerah Karanganyar merencanakan pemindahan RSU di lokasi Dukuh Jengglong Kelurahan Bejen Kecamatan Karanganyar.

Pada tanggal 11 Maret 1995 seluruh fasilitas pelayanan dipindahkan, kecuali poliklinik gigi dipindahkan pada tanggal 6 Januari 1997.Berdasarkan analisis organisasi, fasilitas dan kemampuan Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar memenuhi syarat menjadi RSU kelas C yang dikukuhkan dengan keputusan Menkes Republik Indonesia nomor 009- 1/ Menkes/ 1993, sehingga pada tahun 1995 Pemerintah Daerah menetapkan Perda nomor 10 tahun 1995 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja RSU Karanganyar. Guna meningkatkan pelayanan kesehatan masyarakat agar lebih berdayaguna dan berhasilguna pada tahun 2001, pemerintah daerah menetapkan Perda nomor 15 tahun 2001 tentang Susunan Organisasi dan tata Kerja Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar.

Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar dalam perkembangannya memiliki lahan seluas 51.680 m², dengan luas bangunan 8.563 m².Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar pada tahun 2003 telah memiliki 6 (enam) petugas di Unit Rekam Medis yaitu bagian assembling sebanyak satu petugas, seorang petugas codiing, seorang petugas indeksing, dua petugas analising reporting dan seorang petugas di bagian filing. Unit Rekam Medis juga membawahi dari bagian pendaftaran rawat jalan maupun rawat inap.

Adapun Visi, Misi, Motto Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar sebagai berikut:

a.    Visi

Rumah Sakit Umum Daerah pilihan masyarakat berstandar nasional.

b.   Misi

1)   Memberikan pelayanan kesehatan yang professional, akurat, tepat waktu, efektif dan efisien serta memuaskan.

2)   Meningkatkan kompetensi dan komitmen sumber daya manusia.

3)   Meningkatkan kemandirian pengelolaan keuangan sebagai Badan Layanan Umum Daerah.

4)   Mengembangkan pelayanan unggulan melalui pendidikan, pelatihan, dan penelitian serta pemenuhan sarana dan prasarana sesuai kebutuhan masyarakat.

c.    Motto

“Sehat adalah Keutamaan Kami”

2.      Kebijakan Tentang Penyimpanan Dokumen Rekam Medis di Bagian Filing RSUD Kabupaten Karanganyar

RSUD Kabupaten Karanganyar memiliki 2 orang petugas yang bertanggungjawab di bagian filing dengan tugas melakukan penyimpanan dan pengambilan dokumen rekam medis pasien rawat jalan, rawat inap, dan gawat darurat. Selain itu, RSUD Kabupaten Karanganyar memiliki  kebijakan tentang penyimpanan dengan nomor 023- 05 S5 P1 tanggal 2 Januari 2011 yang telah disahkan oleh Direktur RSUD Kabupaten Karanganyar. Adapun isi dari kebijakan tersebut adalah Penyimpanan dokumen rekam medis di RSUD Kabupaten Karanganyar menggunakan sistem sentralisasi yang disimpan dalam satu kesatuan map (folder), dan disusun sesuai aturan nomornya berjajar pada rak yaitu Straight Numerical System. Terjadi ketidaksesuaian pada sistem penjajaran, pada kebijakan menyebutkan bahwa penjajaran dokumen rekam medis secara Straight Numerical System, sedangkan pada pelaksanaannya menggunakan sistem penjajaran secara Terminal Digit Filing.

3.      Buku, catatan dan formulir yang digunakan dalam penyimpanan dan pengambilan dokumen rekam medis di bagian filing.

Dalam pelaksanaan penyimpanan dokumen rekam medis rawat jalan, rawat inap, dan gawat darurat tidak menggunakan buku catatan. Sedangkan dalam pengambilan dokumen rekam medis buku catatan dan formulir yang digunakan di bagian filing RSUD Kabupaten Karanganyar, adalah sebagai berikut:

a.    Buku peminjaman, digunakan untuk mencatat dokumen rekam medis yang dipinjamkan setiap hari, akan tetapi dalam pelaksanaannya buku peminjaman kurang dimanfaatkan sepenuhnya. Buku ini berisi nama, nomor rekam medis, nama peminjam, tanggal pinjam, tanggal kembali dan keperluan peminjaman. Dan buku peminjaman tidak selalu diisi oleh petugas filing dan tidak dimintakan tanda tangan kepada pihak peminjam.

b.    Folder (map), digunakan oleh petugas filing untuk serah terima dokumen rekam medis. Dengan tujuan untuk mengetahui dokumen rekam medis yang telah dikembalikan dan keberadaan keberadaan dokumen rekam medis serta pihak yang meminjam dokumen rekam medis yaitu petugas bangsal atau petugas poliklinik. Sedangkan tracer, sebagai kartu petunjuk keberadaan dokumen rekam medis tidak digunakan lagi karena tidak efisiensi waktu. Pelaksanaan Penyimpanan dan Pengambilan Kembali Dokumen Rekam Medis

Dalam pelaksanaan penyimpanan dokumen rekam medis pasien rawat jalan, rawat inap, dan gawat darurat yang telah selesai perawatan maka  dokumen rekam medis yang telah lengkap disimpan di bagian filing dengan sistem penyimpanan secara sentralisasi dan penjajaran dokumen rekam medis dilakukan secara terminal digit filing. Dengan memiliki fasilitas penyimpanan berupa 1 set Roll O’pack yang terdiri dari 4 rak dari tiap rak memiliki 5 sub rak. Dan 4 (empat) buah lemari kayu yang terdiri dari 12 sub rak, serta Rak besi dengan jumlah 11 (sebelas) rak penyimpanan yang terdiri dari tiap rak terbagi menjadi 12 sub rak.

Pelaksanaan penyimpanan dokumen rekam medis dilakukan setelah pasien selesai memperoleh pelayanan, berkas yang telah kembali dari unit pelayanan kemudian dilakukan foldering (map) dan assembling serta evaluasi kelengkapan pengisisan dokumen rekam medis. Untuk berkas yang sudah lengkap dapat dilakukan penyimpanan ke dalam rak penyimpanan, sedangkan untuk berkas yang belum lengkap dikembalikan ke unit pelayanan untuk dilengkapi. Pada saat petugas melakukan  penyimpanan ke dalam rak penyimpanan, dokumen rekam medis yang telah diberi map terlebih dahulu dikelompokkan menurut 2 angka terakhir. Setelah dilakukan pengelompokkan, dokumen dimasukkan ke dalam rak penyimpanan sesuai nomor rekam medisnya.

Selain itu, petugas filing juga melakukan pengambilan kembali (retrieval) untuk dokumen rekam medis pasien rawat jalan, rawat inap, dan gawat darurat. Petugas filing menerima Kartu Idntitas Berobat (KIB) dan lembar jaminan dari petugas pendaftaran yang berfungsi sebagai penunjuk nomor rekam medis pasien yang akan melakukan kunjungan. Sedangkan, untuk pasien yang tidak membawa KIB petugas pendaftaran akan mencarikan dulu data pasien dikomputer setelah itu petugas akan membuatkan KIB baru untuk pasien tersebut. Sebelum menuju ke rak penyimpanan petugas filing melihat dulu 2 angka terakhir nomor rekam medis pasien. Selanjutnya petugas filing mengambil dokumen rekam medis pasien sesuai nomor rekam medis dan memastikan isi dokumen tersebut apakah sudah sesuai dengan Kartu Identitas Berobat (KIB) pasien. Namun pada saat pelaksanaan penyimpanan dan pengambilan dokumen rekam medis pasien rawat jalan, rawat inap, dan gawat darurat masih ditemukan adanya dokumen yang salah letak pada rak penyimpanan atau salah simpan (misfile) hal ini disebabkan faktor human eror petugas filing yang mengalami kelelahan dan menyebabkan menjadi kurang teliti dalam melakukan penyimpanan ke dalam rak.  

B. Pembahasan

1.      Kebijakan tentang Penyimpanan Dokumen Rekam Medis di Bagian Filing RSUD Kabupaten Karanganyar

Dalam pelaksanaan penyimpanan dokmen rekam medis RSUD Kabupaten Karanganyar telah memiliki kebijakan tentang penyimpanan dokumen rekam medis yang diatur secara lengkap. Sehingga petugas dalam melaksanakan penyimpanan dokumen rekam medis memiliki pedoman yang sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan, yaitu penyimpanan dokumen rekam medis menggunakan sistem sentralisasi dan penjajarannya secara terminal digit filing.

2.      Buku, catatan, dan formulir yang digunakan dalam penyimpanan dan pengambilan dokumen rekam medis

Dalam pelaksanaan pengambilan dokumen rekam medis pasien rasien rawat jalan, rawat inap, dan gawat darurat membutuhkan buku, catatan, dan formulir. Buku peminjaman digunakan untuk mengetahui tujuan peminjaman dokumen rekam medis. Agar petugas filing mudah dalam mencari jika suatu saat dokumen rekam medis tersebut dibutuhkan untuk pelayanaan. Dan untuk serah terima dokumen rekam medis petugas filing menggunakan folder (map). Hal ini tidak sesuai dengan  Depkes, RI. (2006) bahwa dalam serah terima dokumen dengan menggunakan buku ekpedisi yang bertujuan agar keamanan dokumen rekam medis terjamin untuk menghindari kehilangan dokumen rekam medis dan sebagai bukti serah terima antar peminjam dan petugas filing.

Sedangkan tracer sebagai lembar pengganti dan petunjuk dokumen rekam medis yang keluar tidak digunakan lagi dikarenakan tidak efisiensi waktu bagi petugas yang harus mengisi tracer terlebih dahulu bila akan mengambil dokumen. Dikarenakan pentingnya kegunaan tracer dalam pengambilan dokumen rekam medis yang dipinjam sehingga memudahkan dalam penelusuran dokumen rekam medis yang keluar dari rak penyimpanan. Hal ini belum sesuai dengan Depkes, RI. (2006) bahwa tracer berguna untuk mengawasi pengunaan dokumen rekam medis dan sebagai dokumen rekam medis yang dipinjam dan pengambilan dokumen rekam medis harus menggunakan tracer atau kartu peminjam dokumen rekam medis..

3.      Pelaksanana Penyimpanan dan Pengambilan Dokumen Rekam Medis di Bagian Filing RSUD Kabupaten Karanganyar

Dalam pelaksanaan penyimpanan dan pengambilan dokumen rekam medis baik rawat jalan, rawat inap, dan gawat darurat sudah sesuai dengan kebijakan yang berlaku yaitu penyimpanan secara sentralisasi dan penjajarannya secara terminal digit filing. Akan tetapi masih ditemukan dokumen rekam medis yang salah simpan (misfile) pada saat petugas akan mengambil dokumen rekam medis, selanjutnya petugas akan mengambil dokumen rekam medis tersebut dan memasukkan kembali ke tempat rak penyimpanan yang sesuai nomor rekam medisnya. Hal ini sesuai dengan Depkes, RI. (2006) bahwa pengamatan harus dilakukan secara periodik, untuk menemukan salah simpan dan kartu pinjaman yang rekam medisnya masih belum dikembalikan.

BAB V

SIMPULAN DAN SARAN

A.   Simpulan

1.    Bahwa dalam pelaksanaan penyimpanan RSUD Kabupaten Karanganyar telah memiliki kebijakan tentang penyimpanan dengan nomor 023– 05 S5 P1.

2.    Buku, catatan dan formulir yang digunakan dalam penyimpanan dan pengambilan dokumen rekam medis di bagian filing adalah buku peminjaman dan folder (map) sebagai tempat untuk memuat dokumen yang akan diserahkan yang fungsinya disamakan sebagai buku ekspedisi dalam serah terima. Sedangkan untuk formulir tracer tidak digunakan sebagai alat bantu.

3.    Pelaksanaan penyimpanan dokumen rekam medis pasien rawat jalan, rawat inap, dan gawat darurat di bagian filing telah sesuai dengan kebijakan tentang penyimpanan, Akan tetapi pada saat pengambilan dokumen rekam medis masih ditemukan adanya dokumen yang salah simpan (misfile).      

B.   Saran

1.    Untuk mengetahui keberadaan dokumen rekam medis yang dibutuhkan dan mempermudah pencarian dokumen rekam medis oleh petugas filing RSUD Kabupaten Karanganyar diharapkan mengaktifkan kembali tracer, buku peminjaman dan buku ekspedisi sesuai dengan fungsinya.

2.    Untuk mengurangi kejadian misfile petugas filing seharusnya melakukan penyisiran dokumen rekam medis baik saat melakukan penyimpanan dan pengambilan dokumen rekam medis. Atau dilakukan penyisiran dokumen rekam medis secara periodik dengan tujuan dokumen rekam medis mudah ditemukan saat dibutuhkan pada rak penyimpanan yang sesuai nomor rekam medisnya.

BY : BUDI RIYANTO (09.0.A.201)